Kaikille järjestelmän osa-alueille yhteisiä toimintoja

Tarvitseeko kaikille järjestelmän osa-alueille yhteisiä toimintoja kuvailla?

Käyttäjähallinta

Käyttöliittymä(t)

Järjestelmän ylläpidon toiminnot

Hakutoiminnot

Seuraavassa muutamia mietintöjä hakutoiminnoista:

• käyttäjä voi tehdä monipuolisia hakuja kaikista (näkyvyysrajausten sallimista) tiedoista järjestelmässä
• tehdyt haut voidaan tallentaa, nimetä, kuvata ja jakaa muille käyttäjille
• tallennetuissa hauissa voidaan käyttää 'vakiomuuttujia' kuten 'tämä käyttäjä', 'tänä vuonna ja viime vuonna' jne.
• haussa voi käyttää erikseen syötettäviä ja tallennettavia paremetrilistoja (esim. nimilista, tms.)
• myös hakutulokset voi tallentaa, nimetä, kuvata ja jakaa muille käyttäjille
• hakutuloksia voi käyttää uusien hakujen kohteena/parametreina
• hakutuloksia voidaan esittää eritavoin (listat, raportit, graafit)
• käyttäjälle on tarjolla valmiita hakuja eri tarkoituksiin
• soveltuvat hakutulokset voidaan jatkokäsitellä suoraan hakutulosnäytöstä halutulla tavalla (lähettää jollekin automaattiskriptille käsiteltäväksi, nimetä kokoelmaksi jne.)

Automaattiprosessit/skriptit

Automaattiprosesseista heiteltyä:

• järjestelmän toiminnot ovat modulaarisia, ja käyttäjä voi (käyttörajausten sallimista) toiminnoista rakentaa automaattisia skriptejä
• automatisoitujen toimintojen tulokset voi halutessaan käydä läpi hyväksymistyökalulla, joka näyttää ehdotetut muutokset (joko kaikki tulokset tai halutulla tavalla pistokokeina)
• skriptejä voi tallentaa, nimetä, kuvata ja jakaa muille käyttäjille
• järjestelmä tarjoaa valmiita skriptejä eri tarkoituksiin

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Työkaluja kokoelmien hallinnalle UKJ:ssa

UKJ:n valmisteluryhmissä on kaksikin ryhmää erilaisten aineistojen hankinnalle, mutta muut kokoelmien hoitoon ja hallintaan liittyvät prosessit ovat jääneet huomiotta, pääasiassa siksi, että valmiita työkaluja/moduleja näihin toimintoihin ei kai nykyisissä kirjastojärjestelmissä juurikaan ole.

Kokoelmien hoitoon liittyvät toiminnot liittyvät luonnollisesti myös aineiston kuvailuun ja sen käyttöön.

Joitakin kokoelmien hoitoon liittyviä toimintoja

Hankinta (3,4)

• hankintaryhmien osa-alueella 
• huonokuntoisen/kadonneen teoksen poistosta ilmoitus hankintaan?
• aineistopyynnöt, lainausten, varausten ja kaukolainapyyntöjen kertyminen tietyille aineistoille
• kertakäyttöhankinta (esim. laitoskäyttöön, kun katsotaan, ettei ko. teosta tarvita kirjaston kokoelmaan, mutta sen hankkiminen tulee halvemmaksi kuin kaukolaina - älä palauta/palauta suoraan poistoosastolle/varastokirjastoon kun et enää tarvitse?)
• kustantajien ennakkotietoja suoraan nähtäville

Kokoelmien inventaariot (3,4,5)

• tällä hetkellä Voyagerissa erilaisilla sql/access -hauilla
• mitä aineistoja ja mitä niteitä löytyy mistäkin
• niteiden kuntotiedot
• käyttöhistoria
• saatavuudet muista kokoelmista/kirjastoista/kaupallisesti/elektronisena

 ks. myös Kokoelmakartta Doriassa https://www.doria.fi/handle/10024/20 

Kokoelmien käyttöoikeuksien ja käyttöehtojen hallinta (1,2,5)

• osittain aineiston käytön, lainauksen ja kaukopalvelun asia
• Voyagerissa hoidetaan SysAdminissa
• laina-ajat, uusintamahdollisuudet jne.
• dynaamiset käyttöoikeudet? (esim. annetaan kaukolainaan, jos teoskappaleita on useampia/jos teoskappaleita on enemmän kuin x saatavilla jne., kurssikirja uusittavissa vain kun siihen liittyvää opetusta ei ole aktiivisena (vaatisi yhteydet opetustietojärjestelmään))
• näiden käyttö- ja näkyvyysehdot (esim. kuka saa määritellä laina-ajat laitoskokoelmalle, kenelle näkyy että teos X on virkakäytössä/työhuonekokoelmassa ja kenelle se, että se löytyy professori Y:n kirjahyllystä)
• ryhmä 7 on jo selvittämässä väestörekisteritietojen hyödyntämistä kirjastojärjestelmän asiakastiedoissa

Poistot

• mitä poistetaan ja milloin? mitä toimintoja ja työkaluja poistoprosessissa tällä hetkellä?
• erilaisten poistoehtojen määrittely (esim. aineisto, jota ei ole käytetty x vuoteen, kunnoltaan liian huono aineisto, aineisto jota on saatavilla lähikirjastoista/kaupallisesti/sähköisenä)
• poistoehdotusten teko inventaariotulosten perusteella
• poistolistojen teko
• nidepoistot vs. nimekepoistot
• mihin poistettavat teokset siirtyvät (esim. sisäinen kokoelmasiirto, siirrot toisiin kirjastoihin (toivelistoja?), siirrot varastokirjastoon, myynti, hävittäminen)
• poistojen syiden kirjaus, historiatiedot