Ulkoisen asiantuntijan käyttäjätunnus

Ohjeessa kuvataan, miten rekrytoija luo ulkoiselle asiantuntijalle käyttäjätunnuksen.

Ulkoinen asiantuntija tarvitsee käyttäjätunnuksen ja ulkoisen asiantuntijan roolin, jotta hän voi arvioida hakijaa rekrytointijärjestelmässä. Ulkoinen asiantuntija voi olla esimerkiksi ulkoinen valmisteluryhmän jäsen, hakupyynnölle asettetava ulkoinen asiantuntija, hakemukselle asetettava hakijakohtainen asiantuntija tai opetustaitotoimikunnan opiskelijajäsen, jolla ei ole aktiivista sopimusta SAP HR:ssä.

Prosessikuvaus

1. Rekrytoija tarkistaa, että löytyykö ulkoinen asiantuntija jo järjestelmästä. Tarvittaessa aktivoi ja asettaa oikean käyttöoikeuden (henkilöstöalaryhmä käyttäjäprofiilissa) tai luo ulkoiselle asiantuntijalle käyttäjätunnuksen.
2. Rekrytoija toimittaa asiantuntijakohtaiset ohjeet, ks. Ulkoisten asiantuntijoiden ohjeet, joissa ohjeistetaan salasanan resetoimisesta ja rekrytointijärjestelmään kirjautumisesta sekä sen käytöstä.
3. Ulkoinen asiantuntija resetoi salasanansa kirjautumissivulla, kirjautuu järjestelmään ja seuraa asiantuntijakohtaisia ohjeita.
4. Rekrytoija merkitsee ulkoisen asiantuntijan ei-aktiiviseksi Suffelin Pääkäyttäjäkeskuksessa sen jälkeen, kun tämän osuus rekrytointiprosessissa on ohi. (Aktiiviset käyttäjät varaavat yliopiston maksullisia lisenssejä.)

Sisällysluettelo

1. Asiantuntijan tarkistaminen
2. Ulkoisen asiantuntijan käyttäjätunnuksen luominen
3. Ulkoisen asiantuntijan ohjeistaminen ja sähköpostiviestipohja
4. Käyttäjän merkitseminen ei-aktiiviseksi (Ohje ladattavaksi)
5. Raportti ulkoisista asiantuntijoista

1. Asiantuntijan tarkistaminen

Ennen asiantuntija luomista tarkista, että löytyykö hän järjestelmästä ei-aktiiviisena käyttäjänä ja oikeasta henkilöstöalaryhmästä Suffelin Pääkäyttäjäkeskuksessa:

Suffeli: Pääkäyttäjäkeskus -> Käyttäjien hallinta (kirjoita käyttäjien hallinta Etsi toimintoja tai ihmisiä –kohtaan)

1. Pois valitse Näytä vain aktiiviset käyttäjät
2. Hae käyttäjää kirjoittamalla nimi Etsi käyttäjä -kenttään. Jos henkilöä ei löydy, jatka kohdasta 1.2.
3. Valitse oikea henkilö klikkaamalla nimeä.
4. Valitse käyttäjän profiilista Aktiivinen: Kyllä
5. Tarkista onko hänelle merkitty henkilöstöalaryhmäksi EXTASSESSOR. Jos ei, lisää se.
6. Muista tallentaa muutokset.

2. Ulkoisen asiantuntijan käyttäjätunnuksen luominen

Mikäli asiantuntijaa ei löydy valmiiksi järjestelmästä, rekrytoija luo uudelle ulkoiselle asiantuntijalle käyttäjätunnuksen.

Suffeli: Pääkäyttäjäkeskus -> Päivitä käyttäjätiedot -> Käyttäjien hallinta (Kirjoita käyttäjien hallinta Etsi toimintoja tai ihmisiä –kohtaan)

Käyttäjätunnus luodaan Suffelissa. Navigoi toimintoon joko yllä olevan polun kautta tai kirjoittamalla etusivulla olevaan hakukenttään ”Käyttäjien hallinta”.

1. Valitse Lisää uusi käyttäjä -> Yksityiskohtaisesti lisätyt käyttäjät
2. Täytä seuraavat tiedot:
   1. Kutsumanimi (etunimi)
   2. Sukunimi
   3. Kirjautumismenetelmä: PWD
   4. Käyttäjätunnus: etunimisukunimi (HUOM ei saa olla Helsingin yliopiston AD-tunnus)
   5. Sähköposti: (HUOM ei kannata olla helsinki.fi sähköposti, koska SSO kirjautuminen haittaa helposti kirjautumista)
   6. Oletuskieli:
      1. Suomi (Finnish)
      2. English UK
      3. Svenska (Swedish)
3. Henkilöstöalaryhmä: EXTASSESSOR
4. Tallenna tiedot.

HUOMIOITAVAA!

Ulkoisen asiantuntijan luomisen jälkeen hän tallentuu järjestelmään seuraavalla tasa- tai puolitunnilla.

• Esimerkki 1: Teet käyttäjätunnuksen klo 10.31, ulkoinen asiantuntija löytyy IAS-palvelimelta klo 11.00. Hän voi resetoida salasanansa vasta klo 11.00 jälkeen.
• Esimerkki 2: Teet käyttäjätunnuksen klo 10.15, ulkoinen asiantuntija löytyy IAS-palvelimelta klo 10.30. Hän voi resetoida salasanansa klo 10.30 jälkeen.

3. Ulkoisen asiantuntijan ohjeistaminen ja sähköpostiviestipohja

Rekrytoija lähettää asiantuntijalle roolimukaisen ohjeen, lausunto-ohjeen/pohjan sähköpostitse, kun uusi asiantuntija on tallentunut järjestelmään tai hänen käyttäjätunnuksensa on aktioitu ja varmistettu oikeaan henkilöstöalaryhmään liittäminen.

Sähköpostiviestissä tulee olla käyttäjätunnus ja linkki rekrytointijärjestelmän kirjatumissivulle, jota kautta voi myös resetoida salasanan Forgot password -toiminnolla.

Myös käyttöohjeet voi lähettää viestin liitteenä.

Tähän löytyy prosessikohtaiset asiantuntijaohjeet: https://wiki.helsinki.fi/xwiki/bin/view/RSS/Rekrytointij%C3%A4rjestelm%C3%A4%20%28SAP%20SuccessFactors%29%20Home/Asiantuntijan%20ohjeet/

Käyttäjätunnus: [käyttäjän sähköposti, joka merkitty profiiliin]

Linkki järjestelmään, jossa myös linkki salasanan resetointiviestin tilaamiseen:

https://tinyurl.com/573re8nx  

Huomioitavaa, että rekrytointijärjestelmän kirjautumissivun pitkä linkki ei toimi hyperlinkkinä aina kunnolla (https://akrfedfa4.accounts.ondemand.com/saml2/idp/sso?sp=https://www.successfactors.eu/helsinginy&idp=https://akrfedfa4.accounts.ondemand.com), joten on hyvä käyttää tuota lyhyttä linkkiä. 

Sähköpostiviestin pohja:

Dear Professor NN,

Referring to our earlier discussions, thank you for your kind agreement to act as an assessor for the Professorship / Associate professorship / Assistant professorship in [FIELD] at University of Helsinki.

Overall, we received [XX] applications for the position. The Appointment Committee has chosen the following candidates to the shortlist:

• NN
• NN

We kindly request you to submit a compact written report especially on the scientific competence and relative strengths and weaknesses of the applicants. Please find attached the call for applications as well as further instructions and template for the assessment.

The top candidates have provided for the assessment following documents:

• CV/Academic portfolio
• XX
• XX

These documents are available for you in our recruitment system. Please find attached instructions for resetting your password and using our recruitment system for reviewing application documents.

Password: your email address

Resetting password with Forgot password -function: https://akrfedfa4.accounts.ondemand.com/saml2/idp/sso?sp=https://www.successfactors.eu/helsinginy&idp=https://akrfedfa4.accounts.ondemand.com 

Login to the recruitment system:

Login with your email and the password you have set here: https://akrfedfa4.accounts.ondemand.com/saml2/idp/sso?sp=https://www.successfactors.eu/helsinginy&idp=https://akrfedfa4.accounts.ondemand.com 

We look forward to receiving your report by [DD.MM.YYYY].

The University will pay an honorarium of EUR [amount] for your statement. For the payment we kindly ask you to fill and return the attached fee form.

If you have questions, please do not hesitate to contact me. We wish you an interesting and fruitful assessment process!

With kind regards

[XX]

University of Helsinki

4. Käyttäjän merkitseminen ei-aktiiviseksi

Suffeli: Pääkäyttäjäkeskus -> Päivitä käyttäjätiedot -> Käyttäjien hallinta (kirjoita Käyttäjien hallinta Etsi toiminta tai ihmisiä -hakukohtaan)

Navigoi toimintoon joko yllä olevan polun kautta tai kirjoittamalla etusivulla olevaan hakukenttään ”Käyttäjien hallinta”.

Kun ulkoinen asiantuntija ei enää tarvitse käyttäjätunnusta, käyttäjä tulee merkitä ei-aktiiviseksi. Tämä on erittäin tärkeää tehdä säännöllisesti, koska aktiiviset käyttäjät syövät Helsingin yliopiston lisenssimäärää.

1. Kirjoita asiantuntijan etu- ja sukunimi hakukenttään.
2. Valitse oikea henkilö.
3. Muokkaa käyttäjän tietoja
4. Aktiivinen: Ei. Jos saat ilmoituksen, poistetaanko asiakirjat, poista merkit kaikista kohdista ja valitse OK.
5. Tallenna tiedot.

1.6      Raportti ulkoisista asiantuntijoista

Suffeli: Raportointi

Navigoi toimintoon joko yllä olevan polun kautta tai kirjoittamalla etusivulla olevaan hakukenttään ”Siirry raportointikeskukseen”.

Raportin nimi: Ulkoiset asiantuntijat (rekrytointi)

Käynnistä raportti napsauttamalla raportin nimeä.

Valitse, missä muodossa haluat avata raportin:

• Suorita yhteystilassa – raportti avautuu näytölle
• Suorita offline – raportti avautuu offline-tilassa
• Lataa (CSV) – voit ladata tiedot CSV-muodossa koneellesi
• Vie – voit valita, lataatko tiedot PDF-, Excel- vai PowerPoint-muodossa

Luo raportti.