Aineiston jakaminen ja pitkäaikaissäilytys (Copy)
Onko teillä pitkäaikaissäilytettävää aineistoa?
- Oman tuhoutumisvaarassa olevan aineiston jonkinlainen säilyminen olisi kiinnostava varmistaa! Esim. kuvia
- Toisella henkilöllä on mm. haastatteluaineistoa, jolla voisi olla arvoa. Näitä on viety Zenodoon.
- MEK täsmensi, ettei Zenodo ole pitkäaikaissäilytykseen sertifioitu palvelu!
- Sertifioituja palveluita on 3. Esim. käytössämme oleva FSD on tällainen!
- Digitaalisen aineiston arkistoverkko on vasta rakentumassa.
Datan pitkäaikaissäilytys on varsin kallista. Eräs mahdollinen toimintatapa olisi säilyttää materiaalia alle 15 vuotta esim. Zenodossa, ja ratkaista asia 15 vuoden jälkeen. Lyhyemmän aikavälin arkistot voivat toimia porttina pitkäaikaissäilytykseen. Tässäkin on luonnollisesti riskinsä. Suunnitelmavaiheessa olisi tärkeää kiinnittää kunnolla huomiota tähän kysymykseen!
Hyvin kuvailtu ja järjestetty aineisto on myös automaattisesti käytettävyytensä tähden arvokkaampaa. Eri alojen tutkimuksella saattaa olla eri paikoissa eritasoista kansallista kiinnostavuutta.
Jo tiedon tallennusvaiheessa kannattaa kiinnittää huomio yhteensopivuusasioihin, ja tallentaa tieto mahdollisimman yhteensopivassa ja yksinkertaisessa muodossa. Tällöinkin vastaan voi tulla sudenkuoppia: esimerkiksi Excel-tiedostoja .csv-tiedostoiksi tallennettaessa tietoa saattaa hukkua tai hajota käyttöjärjestelmäversioiden merkistöeroihin.
Erilaisia, erityyppisiä aineistoja (kuvat, haastettelut, jne.) ei välttämättä pysty koskaan pitkäaikaistallentamaan yhteen ja samaan palveluun!
5.3 Miten pitkäaikaissäilykseen ja jakamisen kustannukset otetaan huomioon
- Tallennukseen liittyvät kustannukset varmuuskopiointiin liittyvät kustannukset
- Arkistoon tallentaminen vaatii lisää kuvailutyötä - ja on erityisesti jälkeenpäin vaikeaa
- Säilytettävän aineiston valinta
- Otettava huomioon projektin kestossa
- Mahdollinen assistentin palkkaaminen
- Arkistotyöntekijän palkkaaminen aineistonkuvaamiseen
- Aineiston digitointiin liittyvät kulut
- Projektiryhmän pitäisi sopia alkuvaiheessa, miten aineistoa käsitellään yhdessä.
- Historiaa tehdään usein yksin, joten best practices tyyppisiä malleja tai vakiintuneita käytänteitä ei ole. Pitäisi osata ohjeistaa tutkijoita yhteistyöhön.