Projektisuunnitelma
TÄRKEIMMÄT TEHTÄVÄT:
- Yliopistotason ja tiedekuntien prosessien uudistaminen
- Uuden tietojärjestelmän kehttäminen tukemaan prosesseja
- Palvelun uudistaminen ja selkeyttäminen
Projektin tuotokset, tavoitteet ja hyödyt
TYÖPAJATYÖSKENTELYN TAVOITTEET:
- Tunnistetaan hukat ja pullonkaulat
- Hukkien priorisointi (esim. frekvenssimatriisi)
- Juurisyyanalyysi
- Tavoitetilaprosessin rakennus (tai ainakin joiden ratkaisujen listaus, jotta pääsemme yliopistotason tavoitetilaan)
Prosessityöpajojen osallistujat:
Tarkastajia, koulutusohjelmajohto, opintohallinto, opetusvaradekaani, opiskelija, kirjasto
Toimenpiteet | Ajankohta | Etukäteisvalmistelu=tehtävät | Kuka tekee? |
Projektin esittely Flammassa | Tammikuu | Käännökset ru & en. Enkku tilataan kielipalveluilta, ruotsi Delingualta. | Miia, Martina, Jussi, Veera |
Kyselyt - kandidaatin- ja maisterintutkielmaprosesseista. | Läpikäyty Mervin, Martinan ja Petran kanssa. Käännökset pyydetty. Kun käännökset valmiit, muokataan kyselyiksi. | Miia | |
Viikin tiedekuntien opinnäytetyöprosessien työpaja (maisteri) | 28.3.2022 klo 13.00-16.00 Biokeskus |
| Elisa, Petra, Tuula, Miia |
Käyttäjätarinat | kevät 2022 | Projektiryhmän tapaamisissa läpikäyty ja tuotettu | |
Meilahden opinnäytetyöprosessien työpaja (maisteri) | 27.4.2022 klo 14.30-17.00 zoom | Veera & Miia | |
Keskustan tiedekuntien opinnäytetyöprosessien työpaja (maisteri) | 16.5.2022 klo 13.00-16.00 zoom | Martina & Miia | |
Kumpulan opinnäytetyöprosessien työpaja (maisteri) | 8.6.2022 klo 9.30-12.00 zoom | Erica & Miia | |
Hallinnon käyttöliittymän työpaja | 30.5.2022 klo 14.00-15.30 zoom | Sisäinen fasilitaattori?? | Martina & Miia |
Prosessityöpajojen materiaalin kokoaminen + kyselyn analysointi | toukokuu - elokuu 2022 | Miten käsitellään? | Miia + Jussi + projektiryhmä |
Juurisyyanalyysi prosessista tunnistetuista hukista ja pullonkauloista | Syksy 2022 | Kampuskohtaisten työpajojen tulosten anti | lean-valmentajat + projektiryhmä |
Säilytys, päätösasiakirjat, asiakaskäyttö (julkisuus), avoin julkaisu ja viivästetty julkaisu | 12.9.2022 | Mietittävä yhteen käyttöliittymäsuunnitelmien kanssa. Metadatan laadun kannalta olennaista ovat prosessin alussa kerättävät tiedot. | |
Kysely kandidaatintutkielmaprosesseista | Marras-joulukuu 2022 | Miia & Martina | |
Yliopistotason maisterintutkielmaprosessin tavoitetilatyöpaja | 10.10.2022 klo 12-15 | Mervi & Miia | |
Opiskelijan "polku" tietojärjestelmään ja käyttäjäymmärryksen lisääminen + eThesis brändi + Heldan etusivu | Maaliskuu - huhtikuu 2023 | Palvelumuotoilu toteuttaa Gofore ja palvelumuotoilijat Jenni Anttonen ja Jenni Niemiaho + käyttöliittymäsuunnittelija Ville Takala | ja |
Kandidaatintutkielmien arviointiprosessin nykytilan ja tavoitetilan työpaja | 17.4.2023 klo 9.00-12.00 zoom | Työpajassa tarkennetaan kyselyssä epäselväksi jääneitä asioita, etsitään yhteisiä nimittäjiä ja työstetään eroavaisuuksia. Nykyisten E-thesis käyttäjien kokemukset sekä Moodle yms. käyttäjien kokemukset. Kysymykset mietittävä ennakkoon. Pohjana nykytilankuvaus sekä toiveet palvelulta. | Miia, Janne ja Aura |
Maisterintutkelmien arviointilomake - kommentit tehtyihin kuviin | 12.4-8.5.2023 | Projektin wikiin oma sivu, jossa suunnitelmat ja alla kommenttisivu. Viesti opetusvaradekaaneille ja opintoasiainpäälliköille. Tarvittaessa valutettava viestiä koulutusohjelmiin. | Miia & Ville |
Kandidaatintutkielmien arviointi ja sen prosessi - kommentit prosessiluonnokseen ja arviointilomakkeen kuviin | 24.11.2023 mennessä 29.9.2023-24.11.2023 | Viesti koulutusohjelmien johtajille syyskuun puolivälissä ja kommentointiaikaa n. kuukausi. | Miia & Ville & Satu |
Käyttäjätestaukset testiympäristössä - opiskelija, hallinto, tarkastaja | Syys-lokakuu-marraskuu | Hallinnolle mahdollisuus testata marraskuun alussa. | Miia & Janne |
Arvioitsijoiden testaustilaisuuksia x2 | tammikuu-helmikuu | Arvioitsijoille mahdollisuus testata ns. "arviointitennistä" | Miia |
Kielipalveluiden testaustilaisuus | tammikuu | ||
Pilotointia | maaliskuun loppu-huhtikuu | ||
Kielipalveluiden käännöstyö | Sanna | ||
Tutkielmaohjeiden (opiskelijan ohjeet ja opetustyön ohjeet) koordinointi (sisällöntuotto, käännös, päivitys) | |||
Käyttöohjeet - opintohallinto (Flamma), tarkastaja (opetustyön ohjeet), opiskelija (opiskelijan ohjeet) | Helmikuu 2024 → | ||
Käyttökoulutukset | Toukokuu 2024 → | ||
Käyttööottoa (maisterintutkielmien arviointiprosessi) | Toukokuu 2024 → | ||
Sovelluskehityksen roadmap vuodelle 2022
Hyötytavoite | Lähtötila | Tavoitetila | Tila | Toteutunut | Jälkitoimenpiteet |
|---|---|---|---|---|---|
Päivitetään käyttäjätarpeet | Vanhaa materiaalia olemassa | Ajantasainen kuva käyttäjätarpeista koskien erityisesti opinnäytteiden arviointia ja kypsyysnäytteiden/kielen tarkastamista | Suunnittelussa | ||
Opiskelija pystyy seuraamaan arviointiprosessin kulkua | Tällä hetkellä opiskelija ei pysty seuraamaan prosessia | ||||
Poistetaan hukkia ja esteitä tiedekuntien kandidaatintutkielmien ja maisterintutkielmien arviointiprosesseista erityisenä fokuksena tarkastamisen tarpeet, arvioinnin hyväksyntä, kielentarkastus ja kypsyysnäyte sekä säilytys | Vanhaa ja päivittämätöntä materiaalia on joiltain osin olemassa | Paremmin "virtaavat" prosessit. Piirretään tavoitetilaprosessit kunkin tiedekunnan näkökulmasta. Kuvataan tiedekuntien prosessien eroavaisuudet ja tunnistetaan sieltä hukat/päällekkäisyydet sekä paremmin palveleva tavoitetilaprosessi, jonka "virtaus" parempi. | Suunnittelussa | ||
Toimiva ja helposti saavutettava opinnäytteiden arvioinnin tuki yliopisto- ja kirjastopalveluissa (esim. Efecten tukiryhmät) | Keskitetyn palvelun tarjoaja on muista arvioinnin tukipalveluiden toimijoista irrallinen. Lähipalveluissa tuen tarjoajat osana lähipalveluiden tiimejä. | Päätetään mihin opinnäytteiden arvioinnin tuki opetus- ja opiskelijapalveluiden organisaatiossa sijoitetaan sekä miten ja millä työnjaolla tuki tulevaisuudessa hoidetaan | Suunnittelussa | ||
Yliopistolla on toimiva järjestelmä tukemaan opinnäytteiden arviointiprosesseja, jolla on skaalautuva ja muokattavissa oleva tekninen arkkitehtuuri | Vanha järjestelmä on teknisesti elinkaarensa päässä, uusittava mahdollisimman pian | on käytössä | Suunnittelussa | ||
Tarkastaja saa tarvitsemansa tuen arvioinnin tekemiseen | Tällä hetkellä järjestelmä ei tue kaikkia arvioinnin tarpeita | järjestelmä taipuu eri tarpeisiin | Suunnittelussa | ||
Helppokäyttöinen ja avoimeen julkaisemiseen kannustava prosessi ja palvelu | |||||
Asiakkailla on sujuva pääsy valmiisiin opinnäytteisiin (haku useilla eri kriteereillä) | |||||
Parannetaan opinnäyteprosessin ja valmiiden opinnäytteiden saavutettavuutta | |||||
Varmistetaan opinnäytteiden säilyminen säädösten vaatimalla tavalla | |||||
Palvelut ja työnjako on selkiytetty | Tällä hetkellä mm. ohjeiden sijainti ja palveluosoitteet epäselvät (-student@helsinki.fi, digitutkielmat@helsinki.fi, e-thesis@helsinki.fi) | Tiedetään mistä palvelusta puhutaan. Palveluosoitteet ovat selkeät ja mietityt. | |||