22.1.2024

• Titoturva-auditoinnin tarjoupyyntöjen tilanne
  • Miia kontaktoinut tikeä s-postitse ja tänään puhelimitse
  • Tarjouspyyntö lähtee kunhan kommentti tikeltä saatu
• Kuulumiset tarkastajien testaustilaisuudesta 
  • Kehityksessä huomioitavat asiat 
  • Miia tekee huomioista tikettejä
• Kuulumiset opintoasiainpäälliköiden syventävien tutkielmien työpajasta 19.1.2024
  • Työpaja käsitteli ONEn suosituksia
    • Hyväksymisprosessiin liittyviä asioita
    • Hylätyn tutkielman käsittely
    • Jättöpäivän perusteella seuraava mahdollinen 
    • Ei vain yksi ainoa arviointilomake
    • Arviointilomakkeita kaksi; toinen 2017 linjauksille ja toinen 1.8.2024 voimaan tuleville
• Flammauutinen -
  • Opiskelijan palvelupolun vaiheiden stilisointi --> Maarit Eskola (Pake) on luvannut laatia opiskelijan palvelupolusta kuvan projektin Flammasivuille.
    • Seminaari - Ohjeiden läpikäynti - Tutkielman viimeistely ja palautuksesta sopiminen - E-thesikseen löytäminen ja palautuslomakkeen täyttäminen - Tarkastettavaksi lähettäminen - Arvioinnin odottaminen - Arvioinnin tuloksten saaminen - Tutkielman julkaisu ja säilytys. 
  • Miia on päivittänyt projektin Flammasivuja ja käännökset on tehty DeepL:n avulla. Sivujen oltava kunnossa, kun uutinen tulee ulos.
  • Uutisluonnos löytyy osoitteesta E-thesis_Flamma-uutinen_Versio1.docx 
  • Uutiseen kommentit Jussi Kangasharjulta ja Anne Mäntyseltä, jotka olivat testaamassa tarkastusta tänään 22.1
• Täydennetään tiketti https://jira.it.helsinki.fi/browse/ETHESIS2-446  --> siirretään projektiryhmään
• Käydään läpi testaamisen tilanne
  • QA sarakkeella ainoastaan viestien linkkejä koskeva tiketti
  • Sovittiin, että testataan vielä sitä
• Projektiryhmän tapaamisen agenda
  • Projektin aikataulun läpikäynti
    • Pilotointi maalis-huhtikuussa
      • Projektiryhmäläisiltä ehdotuksia pilotoinnin kohteista (opiskelija-tarkastaparit)
  • Käydään kypsyysnäytteen osalta kehitetyt toiminnot
    • Täydennetään tikettiä  https://jira.it.helsinki.fi/browse/ETHESIS2-446

• Muuta ajankohtaista

15.1.2024

• Projektin wiki siirtyy xwikiin 22.1.

  • "Hallinnoimasi Wiki-tila tunnisteella "OP" siirretään uuteen XWiki-palveluun 22.1.2024. Näet siirron aikataulun myös Wiki-tilassasi julkaistussa banneri-ilmoituksessa vanhassa Wiki-palvelussa (wiki-emerita.it.helsinki.fi).
    -Saat linkin uuteen XWiki-tilaasi sähköpostitse, kun siirto on valmis (noin yhden arkipäivän kuluessa). Voit aloittaa XWiki-sisältösi muokkaamisen heti linkin saatuasi.
    - XWiki-tilasi julkaistaan automaattisesti kolmen arkipäivän kuluessa siirrosta. Julkaisun myötä XWiki-tilasi linkki päivittyy myös vanhassa Wikissä näkyvään banneri-ilmoitukseen.
    - XWikin käyttöohjeita voit lukea IT-Helpdeskin XWiki-ohjesivulta: https://helpdesk.it.helsinki.fi/help/20055 "

• Projektiryhmän tapaamiset ja muu toiminta vuonna 2024
  • Koko projektiryhmän tapaamiset muutetaan tapauskohtaisiksi
  • Pidetään ns. alasajo tapaaminen, jossa käsitellään kandidaatintutkielmien arviointiprosessia ja koulutusohjelmien kommentointia
  • Kandidaatintutkielmien tutkielmatyöryhmän työn ja tämän projektin yhteys
• Flammauutinen ja sen edistäminen
• Tietoturva-auditoinnin tarjoupyyntöjen laatiminen
  • Tarjouspyyntö - luonnos UHMAn vastaavan pohjalta 
• Testaamisen tilanne
  • 431: Samu, Sanna
  • 355: Miia, Sanna
  • 417: Sanna, Miia
  • 322: ok
  • 339: ok
  • 294: ok
  • Mikäli opiskelijalla on aikaisempi kypsyysnäytesuoritus kirjattu henkilökohtaisena suorituksena, ei E-thesis löydä tätä suoritusta. Asia ratkaistaan niin, että opiskelijan oletataan vastaavan kysymyksiin ja infokenttään lisätään tieto siitä, mistä tieto haetaan ja mitä voidaan hakea.

14.12.2023

• Keskustellaan MVP:stä jos Jukka pääsee paikalle, muutoin sovitaan tälle läpikäynnille oma palaverinsa
  • Miten rajoitetaan oikeiden käyttäjien ennenaikainen pääsy tuotantopalvelimelle sen käyttöönoton jälkeen?
    • Ehdotus: käytetään aluksi testi-Shibbolethia tuotantoversion sijaan.

7.12.2023

• Keskustellaan terminologiasta ja Jukan slackissä esittämistä huomioista
  • Käydään arvioitsijoiden seuraavassa testaustilaisuudessa läpi terminologiaa
  • Arvio → arviointi, Lopullinen arvosansa → arvosanaehdotus, arvioitsijoiden kommentit eriytetään puhekupliin, Ville tekee suunnitelman
• Katsotaan ja sovitaan testattavat
  • Testataan tikettejä, kun ovat QA:lla ja sovitaan työnjaosta teamsissä
  • Opiskelijan kirjautumisessa on bugi → 
• Unknown macro: jira. Click on this message for details.
  The [jira] macro is not in the list of registered macros. Verify the spelling or contact your administrator.
  This macro is provided by the following compatible extensions: JIRA Macro 11.0.0Katsotaan seuraavalla sprintillä kehitykseen tulevat asiat
  • Käytiin läpi jo refinementissa
• Tiedoksi projektin päivitetyt Flammasivut
  • ruotsin- ja englanninkieliset käännökset deepl:llä
  • Korjausehdotuksia otetaan vastaan
  • Sivut tulee olla päivitetty, kun uutinen projektista tammikuussa julkaistaan
  • https://flamma.helsinki.fi/s/xEfSj
• Sovitaan miten uutisjutun korjaamisen kanssa edetään (Sadun resurssi poistuu 31.12.2023)
  • E-thesis uudistuu_Uutinen ja tiedote_luonnos2 .docx
• Kuulumisen matlun koulutustoimikunnasta
  • Toiveena saada tallentaa toisaalla tehty arviointi järjestelmään → Miksi sitten hyödyntää arvioinnin apparaattia ylipäänsä?
  • Luvattu selvittää miten prosessi voisi mennä jos mahdollistetaan valmiin arvioinnin lataaminen järjestelmään pdf muodossa
• Käytiin läpi MVP:tä
  • Arvioinnin "tenniksen" tulee olla valmis, jotta MVP on valmis
  • Kaikki pieni käyttöliittymässä näkyvä stiklu pitäisi saada jonkin tiketin puitteissa tehtyä  → TIKETTI UUPUU!

30.11.2023

• Katsotaan käyttäjätarinat (vain lisätyt) ja keskustellaan MVP:stä
  • Käytiin läpi lisätyt tarinat ja lisättiin pari muuta ks. Käyttäjätarinat - blockerit=MVP
• Testattavat ja tällä hetkellä työstettävät asiat
  • Miia testaa saavutettavuustiketit. Kaikki katsovat tikettiä 174. Samu tsekkaa tiketin 396. Tulossa testattavaa ensi viikolla.
• Budjetti ja seuraava OHRY (8.12.2023)
  • Asioita agendalle:
    • Opintoasiainpäälliköiden tiedottaminen kandiprosessin muutoksesta → työresurssin vapautuminen (LTDK, KTDK, TTDK ja SOCKOM)
    • Kandiohjelmien kommenttien koonti
    • Muuta?
      • Projektin resurssit
• Helda-ryhmä ja keskustelu rajattujen tutkielmien tietopyyntöjen helpottamisesta 
  • Onko keskusteltu ja jos on niin mitä keskusteltiin?
    • Toteutetaan aluksi mahdollisuus tietopyyntöön Heldassa. Jos pyyntöjä tulee paljon, mietittävä asiaa uudelleen.

23.11.2023

• 346: Yhteenveto välilehdelle tuli tekstiä, PDF:ää ei ole katsottu, jokainen testaa vielä.
• 390: Hallinto pystyy näkemään aiemmat versiot lausuntokentästä. Jokainen kokeilee arviointia ja kirjaa havainnot Teamsiin. Miia bookkaa tarkastajatestit.
• 404: Jos valitsee tiedekunnan, niin koulutusohjelmat ei tule tiedekunnan mukaan. Kaikki testaa, kommentit Teamsiin.
• 203: CC lisenssi, ei mene Heldaan asti tieto vielä (liittyy tikettiin 396, jota ei ole vielä tehty).
• 411: Sanna tarkistaa ja siirtää ready for prod.
• 376: Miia testaa saavutettavuus tiketin.
• Testitilaisuus 24.11.
  • Jaetaan neljään ryhmään testaajat neljään ryhmään.
  • Testattavat asiat:
    • Mitä teet ensin?
    • Miten siirrät vastaanotetut arvioijille?
    • Miten päätöskokouksen materiaalit tuotetaan?
  • Ongelmatapaukset katsotaan yhdessä, esim. jos virhe tutkielmassa tai kuvailutiedoissa, tiedoston vaihto.
  • Onko tarvetta valita useampaa eri tilaa yhtä aikaa näkymään, esimerkiksi kaikki muut paitsi valmis? Mallina Excelin check box.
  • Mitkä kentät ja mikä järjestys pitäisi olla oletuksena?
  • Miten toimitaan käsittelijän asetuksen kanssa? 
• Lisätään käyttäjätarinoihin MVP:t tarinamuodossa.

16.11.2023

1. Käyttäjätarinat = sovelluksen MVP
   1. Käsittelijä - varmennetaan, että pakotetaan käsittelijän asettaminen
   2. Miia tekee tiketin käsittelyn historiasta - historia ei näytä kuka on tehnyt arvioinnit
   3. Opiskelijan lukuoikeus - palataan tähän
   4. Design tiketti opiskelijan arviointi PDF:stä
   5. Uusia rooleja: vastuuprofessori, koulutusohjelmajohtaja.
   6. Kypsyysnäyteasia toteuttamatta.
   7. Arvioijien haku ja nimen muokkaus.
   8. Oma profiili käyttöliittymään, jotta näkee millä käyttäjätunnuksella on kirjautunut. 
   9. Onko tarvetta nähdä millä tunnuksella/roolilla on kirjautunut?
2. Testausasiat
   1. Testataan että arviointi valmis viesti lähtee vain yhdelle käsittelijälle kaikilla testitunnuksilla
   2. Testataan että viesti lähtee kaikille kampuksen käsittelijöille luomalla yhdelle kampukselle 2. käsittelijä
   3. Julkaisusopimuksen sisältö ja CC lisenssin sisältö - lähetetty lakimiehille tarkistettavaksi 
3. Lähitestitilaisuus:
   1. Tunnuksille yksi tutkielma per tunnus - nimetään 20.11. testitilaisuus II
   2. Kysytään testaajilta, että onko tarvetta nähdä millä tunnuksella/roolilla on kirjautunut?

9.11.2023

1. Testausasiat
   1. Opiskelijoiden testaustilaisuus 10.11.2023 klo 13-14.30
      1. Jaetaan kielen mukaan eri huoneisiin.
      2. Opiskelijat tekevät tallennukset student -tunnuksilla.
      3. Kokeillaan viedä prosessi läpi ilman, että opiskelijoiden tarvitsee testata hallinnon ja tarkastajien rooleja (Me teemme tuon työn testitilaisuudessa - vai mitä mieltä olette?)
      4. Täytyy sopia kuka vie kenenkin tutkielman prosessissa eteenpäin. 
      5. Opiskelijoille kuitenkin pääsy Mailpittiin, jotta näkevät viestit ja voivat omalta osaltaan kommentoida niitä
      6. Mukaan myös Satu Salmelin-Tikkala (pake), koska työn alla 12.12 ilmestyvät juttu E-thesiksen kehittämisestä ja tilanteesta (Uutinen tulossa myös Opiskelu-palveluun). Jutun nosto 15.1.2024.
   2. Tarkastajien testaustilaisuudet
      1. Voidaan aloittaa kun sprintissä olevat tiketit on tehty. Arvio noin 3 viikon päähän.
   3. Hallinnon testaustilaisuudet
      1. Työjonon näkymän ja massatoiminnon testaus.
      2. Virkailijoiden hyvä oppia koko polku, että he voi neuvoa opiskelijoille. Seuraavassa testitilaisuudessa näytetään opiskelijan polku, mutta keskitytään työjonon ja massatoiminnon testaukseen.
      3. Jannella vastuu testitilaisuudesta - testaustilaisuudet 2 viikon päähän.
2. Uuden version tuotantoympäristön pilotointi ja käyttöönotto - aikataululuonnos Flamman projektisivulle laitettavaksi. Keskustellaan hahmotelmasta ja mietitään mitä vaatii.
   1. Tuotantoympäristön pystyttäminen 2/2024
   2. Tuotantoympäristön pilotointia 2-5/2024
      1. BY & MM: yksittäiset opiskelijat, tarkastajat ja virkailijat pilotoimaan
      2. Jyväskylän kanssa tapaaminen?
   3. Käyttöönottoja maisterintutkielman arviointiprosessin osalta 4-9/2024
   4. Käyttöönottoja kandidaatintutkielman arviointiprosessin osalta 8-12/2024
3. Täytetään palveluiden julkaisusuunnitelman excel, joka käsitellään ma 13.11.2023 YPAn digitalisoituvien palveluiden kehittämisohjelmassa ja sen jälkeen YPA joryssä
4. Tikettien läpikäynti:
   1. 394- Miia kysyy Jukalta miten voi testata
   2. 380- Tarkastetaan onko joku ottanut jo työn alle?
   3. 367- Tilasiirtymät: Miia, Samu, Sanna testaa
   4. Tutkielma vastaanotettu viestit lähtee kaikille käsittelijöille, Miia tekee uuden tiketin.
   5. 349 - Sähköposti arvioinnin valmistumisesta vain yhdelle käsittelijälle.
   6. 366 - Samu testaa Heldan lähetyksen epäonnistumisesta johtuvan bugin sähköpostin lähetyksessä
   7. 309 - Miia kysyy Jukalta voiko testata varattua sähköpostia mitenkään.
   8. 350 - Työjonon suodattimet: Miia, Samu, Sanna testaa.

31.10.2023

Paikalla teamsissa: Sanna, Samu, Janne ja Miia

• Keskusteltiin ensi viikon testaustilaisuuksista* Virkailijoiden testaustilaisuudessa huomioitavat asiat:

  • • Omat läppärit mukaan
    • vpn päälle
    • Kukin testaa prosessin alusta loppuun
    • Käyttöön student ja hallinto_test tunnukset sen mukaan minkä kampuksen käsittelijä
    • Oikiksen osalta keskusteluun voi nousta oikeudenalojen näkyminen (eivät ole opintosuuntia). Jos nousee, voisi pyytää miettimään vaihtoehtoja erillisen datan ylläpitoon, koska käsityksemme mukaan oikeudenaloja tarvitaan vain suorituksen kirjaamiseen? 
    • Eläinlääketieteen osalta keskustelussa voi esiintyä osastotietojen puute (eivät ole opintosuuntia)
    • Translationaalisen lääketieteen osalta puutteena tutkimusalojen puute
    • Matlun käsittelijät ensi kertaa tekemisissä arviointiprosessin kanssa. Tehtävä hyvä ensi vaikutelma. Käsittelijöitä hyödynnetään matlussa uuden E-thesiksen version markkinoinnissa. Heiltä saatava mielipiteitä ja ajatuksia prosessiohjeiksi. Opetusvaradekaani on myymässä asiaa sinnepäin.
    • Virkailijoilta voisi selvittää tarvetta arviointiin lähetyksen massatoiminnalle sekä sitä kokeilevatko vaihtaa yksittäisen tutkielman tilaa massatoimintojen avulla

  • Opiskelijoiden testitilaisuus* Miia laittoi viestin opiskelijapaneelille

    • Ilmoittautuneita nyt kolme henkilöä, joista kaksi englanninkielistä

    • Maksetaan palkkio*

      Viestiluonnos: "Maksamme 50 euron palkkion osallistumisestasi E-thesiksen uuden version testaamiseen.1.

      Ohessa liitteenä palkkiolomake, jonka toivon, että täytät ja skannaat allekirjoitettuna minulle. Toimitan sen sitten esihenkilöni kautta henkilöstöpalveluihin.

      1. Verokortin voit toimittaa henkilöstöpalveluihin sähköpostin liitteenä skannattuna palkka@helsinki.fi . Viestin otsikkokenttään tulee laittaa teksti verokortti 2023 ja lisäksi opiskelijaedustus/OPA/OPTU-projekti. Sähköpostitse lähetettäessä kannattaa käyttää luottamuksellista sähköpostia.

         Toinen vaihtoehto on, että toimitat palkkiolomakkeen verokortin kera postitse työpisteeseeni PL 59 (Unioninkatu 38) 00014 Helsingin yliopisto."

    • Kutsu laitettu myös HYYn toiminton kahdelle henkilölle ja HYY:n hallituksen jäsenelle, jolle varmaan olisi maksettava palkkio??
    • Jaetaan testaajat kielen mukaan eri huoneisiin (Miia voi hoastata enkunkielisiä ellei toisin sovita)
    • vpn päälle
    • käyttöön student tunnukset
    • Kokeillaan viedä prosessi läpi ilman, että opiskelijoiden tarvitsee testata hallinnon ja tarkastajien rooleja (Me teemme tuon työn testitilaisuudessa.)
    • Täytyy sopia kuka vie kenenkin tutkielman prosessissa eteenpäin. 
    • Opiskelijoille kuitenkin pääsy Mailpittiin, jotta näkevät viestit ja voivat omalta osaltaan kommentoida niitä
• Testattiin kirjautumista eri testitunnuksilla
  • Tunnukset student7, student8 ja student9 eivät toimi.
  • Käännökset hajoavat.
  • Jotta pääsee kirjautumaan toisella tunnuksella, tulee selain käynnistää uudelleen.
  • Kirjasimme havainnot slackkiin tätä varten perustettuun viestiketjuun
• Testattiin tikettiä Unknown macro: jira. Click on this message for details.
  The [jira] macro is not in the list of registered macros. Verify the spelling or contact your administrator.
  This macro is provided by the following compatible extensions: JIRA Macro 11.0.0
  • Kirjattiin havainnot tiketille
    • Työjononäkymässä työn tilana näkyi 'arviointi valmis'. Itse työn tiedoissa tilana oli kuitenkin 'arvioinnissa' ja arvioinnin tietoja ei näkynyt. Kun pakotin selaimen välimuistin päivityksen, oikeat tiedot tulivat näkyviin. Sama tapahtuu tilassa 'vastaanotettu'.
    • Arvioijan näkymässä näkyy kaikki arvioijalle koskaan lähetyt työt ja valmiita arviointeja on mahdollista muokata tätä kautta. Arviointeja, jotka ovat tilassa 'arviointi valmis' (tai myöhempi) ei pitäisi pystyä enää muokkaamaan. valmiit arviot voisivat näkyä sivulla omana listanaan. https://ethesis2-qa.it.helsinki.fi/review
• Katsotaan projektin tai tuotteen MVP asioita parin viikon kuluttua ydinryhmän tapaamisessa
  • Käydään läpi ainakin käyttäjätarinat
  • Profiilisivu
  • Käyttäjähallintasivu
• Katsotaan projektin ja nimenomaan sovelluskehityksen taloutta parin viikon kuluttua
  • Miia valmistelee OHRYn seuraavaan kokoukseen budjettikatsauksen
  • Katsottiin tämän vuoden kuluja sovelluskehityksen osalta
• Pari seuraavaa viikkoa pyhitetään testaamiselle

25.10.2023

• käyttöoikeudet
  • Sanna; Jira, pyydä käyttöoikeus Antero Aunesluomalta
• Tikettien katselmoinnit
  • 191, 356 Samu
  • 296 Miia
  • 349 Janne
  • 367 yhdessä
• Opiskelijoiden testaustilaisuus
  • Pe 10.11.2023 kello 13-14:30 Zoomissa
  • Kutsut opiskelijoille opiskelijapaneelin kautta, Miia lähettää
• E-thesis virkailijoiden testaustilaisuus
  • 6.11. alkavalla viikolla?
• Testitunnusten ja käyttäjäryhmien dokumentointi
  • luodaan sivu wikiin

11.9.2023

• Budjettikatsauksen läpikäynti
• OHRYn asialistan läpikäynti
• Projektiryhmän agenda
• Kandiohjelmille lähtevä viesti - tulisiko sen sisältää myös lyhyt prosessikuvaus? (Viesti ei ole vielä lähtenyt.)
• Puhutaan testauksesta ja sen laajentamisen strategiasta

Käyttöönottoa varten seuraavat asiat tulee olla tehtyinä:

• järjestelmän etusivu (sovelluskehitys)
• hallinnon ohjeet Flamman työryhmäalueelle (projektiryhmä)
• tarkastajien ohjeet opetustyön ohjeisiin (projektiryhmä)
• opiskelijoiden ohjeet opiskelijan ohjeisiin (projektiryhmä)
• kielikäännökset tehtyinä 
• suorituskykytestaus
• tutkielmien näkyvyys Heldassa (kirjaston sovelluskehitys)
• kirjastokioskinäkyvyys (kirjaston sovelluskehitys)
• opiskelijan mahdollista "seurata" tutkielman käsittelyn edistymistä
• arviointilomakkeen lisäspeksit
• muutosviestinnän suunnittelu ja toteutus
• neuvottelu kunkin tiedekunnan kanssa
• käyttäjätestaus kaikkien roolien osalta

5.6.2023

• Seuraavan projektiryhmän tapaaminen
• Seuraavan ohjausryhmän valmistelu

jos oletetaan että

• kaikki käyttäjätarinat ovat yhtä suuria ja
• kehityksessä olevat tarinat ovat 50% valmiita ja
• suunnittelussa olevat tarinat ovat 25% valmiita ja
• "status puuttuu" tarkoittaa samaa kuin "ei aloitettu"

saadaan kokonaisvalmiusasteeksi (30 + 15 * 0,5 + 1 * 0,25) / 59 = 37.75 / 59 = 64 %

4.5.2023

Yhteenveto blockereiden tilanteesta, tiedot on laskettu sivun Käyttäjätarinat - blockerit=MVP taulokosta, katso liitetiedostoEthesis2-blockerien-status.xlsx

jos oletetaan että

• kaikki käyttäjätarinat ovat yhtä suuria ja
• kehityksessä olevat tarinat ovat 50% valmiita ja
• suunnittelussa olevat tarinat ovat 25% valmiita ja
• "status puuttuu" tarkoittaa samaa kuin "ei aloitettu"

saadaan kokonaisvalmiusasteeksi (23 + 17 * 0,5 + 6 * 0,25) / 59 = 33 / 59 = 56 %

19.4.2023

1. Projektin tavoitteet, hyödyt ja tuotokset
2. Tietojärjestelmän MVP

30.3.2023

1. Projektin budjetti ja toteuma
   1. Koko projektin budjetti 550 000 e, kustannukset vuonna 2022 210 000 e

   2. Sprinttitaulukon mukaan Ethesis2:n kehittämiseen käytettiin 124 sp vuonna 2022, ei 112 sp kuten taulukossa lukee.

      tertiili										ukkoja	sp
      T1	2,00		0,50	1,00	1,00		0,50	1,00		6,00	24
      T2	1,50	1,50	1,00	1,00	2,00	2,00	2,00	0,50		11,50	46
      T3	1,00	1,00	1,50	2,00	2,00	2,00	1,00	2,00	1,00	13,50	54
      										31,00	124

       

   3. Storypointin keskimääräinen hinta = 210 000 e / 124 sp = 1 694 e/sp
   4. Koko projektin storypointit = 550 000 e / 1 694 e/sp = 325 sp
   5. Käytetyt storypointit = 124 + 24 = 148 (45,5 %)
   6. Jäljellä olevat storypointit 325 - 148 = 177 (54.5 %)

17.3.2023

1. Vaihtoehtoisia nimiehdotuksia E-thesikselle:
   1. TUPA=Tutkielman palautus 
   2. TURPA=Tutkielman arviointi ja palautus
   3. Tutkielmajärjestelmä
   4. HELTU=Helsingin yliopiston tutkielmajärjestelmä
   5. eThesis
   6. OPPA=Opinnäytteen palautus ja arviointi
   7. TUTA=Tutkielman tarkastus
   8. TAJU=Tutkielman arviointi ja julkaisu
   9. VALMIS=tutkielma valmis, valmistuminen lähellä
   10. VALMISTU=tutkielma valmis, valmistuminen lähellä
   11. ARVO=arviointi, opinnäytteen itseisarvo, arvokasta
   12. TUJU=Tutkielman julkaisu
   13. PAJU=Tutkielman palautus ja julkaisu
   14. TURVA=Tutkielman arviointi ja valmistuminen
   15. KAMA=Kandidaatin- ja maisterintutkielmien arviointi
   16. HELKAMA=Helsingin yliopiston kandidaatin- ja maisterintutkielmien arviointi

3.3.2023

1. Tutkielmien arviointilomake
   1. Kerätään tarkastajakäyttäjien palaute tutkielman arviointilomakkeen suunnitelmiin etätapaamisessa. Tämän perusteella muodostetaan ajatus lomakkeen toiminnasta, joka tiedotetaan tiedekuntien opetusvaradekaaneille.
   2. Tutkielman arviointilomakkeen tekniset speksit tiketöidään sprinttikaistalle tämän ymmärryksen pohjalta.
2. Muutosjohtaminen ja muutoksen hallinta
   1. Käyttöönoton lähestyessä; käyttäjäkoulutukset, ohjeet, viestintä (uusi versio, ei uusi järjestelmä)
   2. Miten käyttöönotto toteutetaan?
      1. kaikki muut tiedekunnat paitsi matlu sekä nykyiset kandikäyttäjät (sockom, ktdk, ltdk, ttdk) siirtyvät uuteen versioon joulukuussa 2023
      2. muut kandikäyttäjät yksitellen sekä matlu jossain vaiheessa
3. Ohjausryhmään vietävät resurssiasiat
   1. Kypsyysnäyteprosessin asiantuntijatyö
   2. Sisu-integraatio arvosanan viennin osalta

9.2.2023

Työstetään tutkielman tiloja.

Luonnos (Opiskelijalla työnalla) – näkyy vain opiskelijan käyttöliittymässä

Seuraavien tilojen tulisi näkyä myös opiskelijan käyttöliittymässä.

Vastaanotettu =  Opiskelija jättänyt tutkielman eThesikseen à virkailijalle viesti tarkastukseen jätetystä tutkielmasta (viestin sisältöön myös tila)

Arvioinnissa = Tarkastajilla työnalla à viesti tarkastajille (Tutkielma on arvioinnissa niin kauan kunnes kaikki tarkastajat ovat luoneet ja hyväksyneet arvioinnin.)

Arviointi valmis = Arviointi on valmis, kun molemmat tarkastajat ovat vahvistaneet arvioinnin tai ilmaisseet erimielisyytensä. Mikäli tarkastajat ovat erimielisiä tulisi eri mieltä olevan olla mahdollista laatia oma lausunto (lopullinen arvosana & perustelut) . Virkailijalle viesti siitä, että arviointi on valmis ja tarkastajille viesti, jonka liitteenä tehty lausunto/lausunnot. 

Voisiko osa-alueiden arviointi olla oma työvaiheensa, jossa tarkastaja tallentaa tekemänsä osa-aluearvioinnin? Tarkastajille lähtisi muokatusta arvioinnin osa-aluenäkymästä viesti ja kun tämä vaihe on tallennettu, siirryttäisiin arviointi -näkymään? Miten signaloidaan toiselle, että perusteluja on muutettu?

Olen samaa mieltä arvioinnista kyllä / ei , jos ei, niin sitten mahdollisuus laatia oma erillinen arviointi eli aukeaisi oma arviointi -näkymä.

Arvioinnin aloittaneen pitää aina hyväksyä toistamiseen jo tehty arviointi.

Odottaa päätöskokousta - valmistelussa = menossa seuraavaan tdk neuvostoon/koulutusohjelman johtoryhmään à Opiskelijalle viesti, jossa lausunto liitteenä

Valmis = Arvosana kirjattu Sisuun (Opiskelijalle viesti arviointipäätöksestä), Arkistoitu (tiedosto siirretty Siiloon pysyväisarkistointiin), Julkaisu (Opiskelijalle viesti julkaisuluvasta ja mainosta avoimen julkaisun mahdollisuuksista sekä tietoa kioskinäkyvyydestä)

Opiskelijan käyttöliittymässä pitää näkyä, mikäli tutkielmalle on annettu julkaisulupa tai jos ei ole annettu (rajattu käyttöoikeus) eli luettavissa vain kirjastokioskeilla Helsingin yliopiston kirjaston tiloissa.

Julkaistu = opiskelija on antanut julkaisuluvan = mahdollisuus muuttaa tätä tietoa ja tiedonsiirto toimimaan tältäkin osin.

Errata liuska = mietittävä prosessi; onko projektin ydintä? Mietittävä tuleeko tuki järjestelmään.

28.11.2022

Miia, Martina ja Jussi

Kaikki mikä halutaan käsitellä joulukuun päätöskokouksessa, jätetään vanhaan E-thesikseen. Tammikuun päätöskokouksessa käsiteltävät jätetään uuteen E-thesikseen.

8.12.2023 jälkeen jätettävät ohjataan uuteen E-thesiksen versioon, 15.12. 2023 tarkastajien viimeinen mahdollisuus tehdä tarkastusta vanhassa E-thesiksessä

Viesti opintoasiainpäälliköille koskien uuden version käyttöönottoa ja tiedekuntaneuvostojen kokousaikoja. Miia laittaa.

• Analyysi maisterintutkielmien hyväksymispäivistä E-thesiksessä 2021-2022
• Tiedekuntien/koulutusohjelmien (matlu) jättöpäivät

21.11.2022

Martina, Jussi, Samu ja Miia

1. Projektisuunnitelma
   1. Kuultu tarkastajia arviointilomakkeen käyttöliittymäkuvien osalta. Jatkossa asiasta demo, kun testissä on tavaraa. Voisi olla myös kevään YPAn demossa, mutta viimeistään syksyllä kun järjestelmän uutta versiota ollaan lanseeraamassa.
2. ONEn esityksen valmistelu
   1. Miia laittanut kutsun Merville, Martinalle ja Laurille. Sovittiin, että Miia ja Martina valmistelevat vielä tuota tapaamista aikaisemmin. Miia laittaa kutsun.
3. Kyselyn vastausten tilanne
   1. 9 koulutusohjelmaa vastannut. Vastausaikaa 9.12 saakka. Yksi koulutusohjelma pyytänyt lisäaikaa ja saanut sitä seuraavalle viikolle. Miia kokoaa kyselyn tulokset viikolla 51. Tuodaan projektiryhmään alkuvuodesta 2023.
4. Kirjaston johtokunta 7.12
   1. Miia valmistelee esityksen, jota ydinryhmä kommentoi. Esille nostettavia asioita:
      1. kandidaatintutkielmat ja niiden tarjoaminen asiakaskäyttöön rajatusti ja avoimesti
      2. kandidaatin- ja maisterintutkielmien saavutettavuus; opan keinot ohjeistaa ja kirjaston keinot palvelupyynnön ilmaantuessa
5. Seuraavassa projektiryhmässä jatkamme tavoitetilan työstämistä
   1. Miia tuo Mirosta kysymykset projektin ratkaistavat kysymykset -osioon.

7.11.2022

Martina, Jussi, Samu ja Miia

1. Käytiin läpi kandiohjelmille lähtevän kyselyn saatetekstiä. Korjattiin sisältöä.
2. Miia laittaa viestin kandiohjelmien johtajille tänään.

3. Keskusteltiin maisterintutkielmien tavoitetilasta ja sen käsittelystä ONEssa sekä ylipäänsä ONEn kokouksen valmistelusta. Projektin esityksen tulee olla yhden sliden pituinen ja kysymykset mitä esitetään sellaisia, johon voidaan vastata tyyliin kyllä ja ei.1.

   Mikä on E-thesiksen tehtävä ja mitä se tekee?

   1. Millainen lausunnon tulisi olla, että se palvelee mahdollisimman hyvin?

   2. Miten kypsyysnäytteen tarkastamista tuetaan paremmin? Tuodaan esille työryhmämme ehdotus.

   3. Missä on tekstin alkuperäisyyden tarkastaminen?

4. E-thesivirkailijoiden tapaamisen yhtenä agendana voisi olla tarkastajien nimeämisen käytännöt. Näiden pohjalta Miia tekee sitten tarkemmat haastattelut ja tuodaan asia ensi vuoden puolella projektiryhmään.

7.10.2022

Martina, Jussi, Samu ja Miia

1. Miia toi esille ohjausryhmässä keskusteltua mm. viestintään, kandidaatintutkielmien prosessien kartoittamiseen ja käyttöönoton siirtymiseen liittyen.
2. Keskusteltiin sovelluskehityksen tilanteesta ja kehittäjien vaihtumisesta (Omar ja Otto siirtyvät muihin töihin). Uudet kehittäjät aloittavat lokakuun aikana. Tutkielmien arviointilomakeasioihin päästään realistisesti vasta ensi vuoden puolella. Nyt kehityksessä opintohallinnon näkymä.
3. Miia toi esille kypsyysnäytetyöryhmässä esiin tulleen toiveen päätöskokousten päivämäärien syöttämisestä uuteen versioon. Tästä tietokentästä sitten suorituspäivä siirtyisi rajapinnan kautta Sisuun. Tästä on tehty hallintohenkilökunnan roolille käyttäjätarina, jota ei ole vielä priorisoitu.
4. Keskusteltiin projektin seuraavista stepeistä eli tavoitetilatyöpajasta ja kandidaatintutkielmien tarkastusprosessia kartoittavasta kyselystä. Kyselyn aukkojen ja selvennystä kaipaavien seikkojen osalta pidetään sitten työpaja, jossa työstettäisiin paitsi epäselvyyksiä myös eroavaisuuksia.
5. Miia kertoili terveisiä Opintoasiainpäiviltä Tampereelta, jossa tapasi kollegoita Turun ja Jyväskylän yliopistoista. Ilmeisesti Vasaran pilotointi on alkamassa Jyväskylässä (maisterintutkielmat + väitöskirjat) ja Turussa mietittään kandiprosessin yhtenäistämistä.
6. Siirrettiin seuraava ydinryhmän tapaaminen marraskuun alkuun. 
7. Käytiin läpi ensi viikon projektiryhmän tapaamisen sisältöä. 

14.9.2022

Martina, Jussi, Samu ja Miia

1. Käytiin läpi maanantain työpajan satoa.

29.8.2022

Martina, Jussi, Samu ja Miia

1. Palvelumuotoilua tarjottavan palvelun osalta (Työpaja tälle?)
   • Ohjeet opettajille ja opiskelijoille tarjottavasta palvelusta
   • Selkeät kontaktitahot kussakin asiassa (esim. arvioinnin tekeminen, tilastotarpeet)
     • Keskusteltiin asiasta. Linkittyy Opettajien luukut-kehitysprojektiin, jota Sisun käyttöönottoporukat vetävät. Mukaan tuohon työhön myös kirjasto.
2. Projektin syksy
   • Tutkielman arviointilomakkeen työpajan ajankohta
     • Siirtyy myöhemmälle syksyyn sillä QA:lla ei ole lokakuussa lomaketta jota demota työpajassa.
     • Voisiko ajatella, että käyttöliittymäkuvista pyydettäisiin kommentteja prosessityöpajoissa olleilta sekä tutkielman arviointityöryhmältä?
   • Uutinen - ennen tavoitetilatyöpajaa rekrymielessä?
     • Liian suuren yleisömäärän tavoittelu ei ole tavoiteltavaa. Työpajassa olisi hyväö huomioida eri käyttäjäryhmien prosessin osat ja miettiä miten pääsemme tavoitetilaan/-tiloihin niin, että emme "junnaa" keväällä käydyissä keskusteluissa. 
     • Mietittävä myös se keiden työtä prosessissa meidän on mahdollista ohjata ja kuka päättää mistäkin?
3. Tuotekehityksen tilanne
   1. Vincitin kärkitiimi olikin myyty toiseen projektiin eli käytännössä lisää kehittäjiä tulossa vasta marraskuussa minikilpailutuksen jälkeen. Tämä tarkoittaa sitä, että Ethesiksen uuden version käyttöönotto tullee tapahtumaan vasta vuoden vaihteessa 2023/2024.
4. Ohjausryhmän tapaaminen
   1. Miten varmistamme OPTU-projektissa, että metadata-asiat on nyt mietitty huolella ja sitten tiedonsiirron suunnittelussa ei tule yllätyksiä?
      1. Päätettiin pitää erillinen demo projektin ulkopuolisille metadatasta kiinnostuneille syys-lokakuun vaihteessa. Kutsutaan tilaisuuteen Heldan versiopäivityksen projekti, ohjausryhmä, metadata-asiantuntija. Miia laittaa kutsun.

12.8.2022

Paikalla: Martina, Jussi ja Miia

• Käytiin läpi käyttäjätarinoita, joita on tullut prosessityöpajojen materiaalista paljon lisää.
• Pääsimme tarkastajan roolin melkein loppuun.
• Ohjaajan rooliin kuuluvat asiat sivuutimme tässä vaiheessa.
• Tapaamme uudestaan, jotta saamme käytyä läpi koko listauksen.
• Miia laittaa kutsun.

20.6.2022

Läsnä: Irma Hallberg-Rautalin, Martina, Samu, Jussi ja Miia

ASIALISTA:

1. Kielipalveluiden termi- ja käännöstyö
   1. lyhyt johdanto projektiin (Miia)
   2. Sovittiin, että Miia laittaa kokouskutsun syyskuulle
   3. Käännöstyö alkaa lokakuussa ja sitä jatkuu kesän korvalle 2023
   4. Käymme seuraavassa tapaamisessa läpi termistölistausta ja sovimme sen käytöstä sekä uuden E-thesiksen testiversion hyödyntämisestä
   5. Ruotsinkielen osalta Martina tekee käännöstä ja kielipalvelut huoltavat sen, myös muiden kielten osalta tarvittaessa kielenhuoltoa ja virheellisyyksien poistot
2. Tekstin alkuperäisyyden tarkastaminen (Martina)
   1. Martina vieraillut tutkielmatyöryhmässä
   2. Keskusteltu siitä, että tekstin alkuperäisyys olisi hyvä pitää edelleen osana tarkastusprosessia.
   3. Tekstin alkuperäisyyden tarkastaminen halutaan tehtävän myös kandidaatintutkielmia tarkastettaessa.
   4. Opiskelijalle prosessin tulee olla yksinkertainen. Jos Turnitinia ei saada osaksi uutta E-thesiksen versiota, tulee asia tehdä integraatioiden avulla opiskelijalle mahdollisimman huomaamattomaksi. Tässä voisi käyttää Moodia, joka veisi tiedon Moodleen ja toisi E-thesikseen.

23.5.2022

LÄSNÄ: Martina, Jussi, Samu ja Miia

ASIALISTA:

Prosessityöpaja-asiat

• Kumpulan työpaja siirtyy 6.6. → 8.6.2022 klo 9.15-12.00
• Miia koonnut tähän asti pidettyjen prosessityöpajojen annin  excel tiedostoon. Kumpulan työpajan jälkeen tämän taulukon informaatio tulee järjestellä ja koostaa sekä priorisoida.

Tuotekehitysasiat

• Hallinnon käyttöliittymä"työpajan" 30.5.2022 klo 14.00-15.30 valmistelu
  • Mennään keskustellen kuvien pohjalta.
• Martinalla tapaaminen keskiviikkona liittyen Ouriginaliin ja Turnitiin.
• Tiedekuntakohtaiset virkailijat vaiko opatason virkailijat?
• Sovittiin, että pidetään pidempi sessio käyttäjätarinoiden läpikäyntiin ja niiden priorosointiin liittyen. Miia laittaa kutsun.

Viestintä

• OPAn uutiskirje
  • Miia tarkastaa milloin ilmestyy ja mietitään millä kulmalla juttu kirjoitetaan...

Muut juoksevat asiat

• E-thesisvirkailijoiden tapaaminen 15.6.2022; miten jatkossa kuullaan? 
  • Mietitään projektiryhmässä mitä tuodaan virkailijatapaamiseen projektista.
• Flammaan linkki avoimeen palautelomakkeeseen projektin ajaksi? Miltä kuulostaa?
  • Ei tehdä avointa palautelomaketta, mutta esimerkiksi joidenkin kuvien kommentointi voisi toimia.
• Projektin tehtävien listaus - Planneriin? Toimisiko.
  • Laitetaan planneriin sellaisia tehtäviä, jotka eivät ole sovelluskehitystä. Kaikki sovelluskehitykseen liittyvät tehtävät laitetaan Jiraan.

9.5.2022

ASIALISTA: Jussi, Samu, Martina ja Miia

1. Ajankohtaiskatsaus
   1. Keskustakampuksen työpajaan (16.52022) vielä osallistujia teologisesta, oikiksesta ja valtsikasta → Miia laittaa viestiä opetusvaradekaaneille ja koulutusohjelmajohtajille
   2. Kumpulan työpajasta uusi viesti opetusvaradekaanille ja pyyntö välittää tietoa asianosaisille → Miia laittaa viestiä. Erica siirtyy vuodeksi digitaalisen viestinnän tuottajaksi eikä siten enää ole projektiryhmässä.
   3. Hallinnon käyttöliittymäkuvien "työpaja"/keskustelutilaisuus pidetään 30.5.2022 klo 14.00-15.30. Tilaisuuteen kutsuttu kaikki E-thesisvirkailijat. 
   4. Tarkastajien palvelupolku olisi hyvä ottaa käsittelyyn tutkielmien arviointilomakkeita koskevassa työpajassa syksun alussa. Kutsut työpajaan lomien jälkeen.
   5. Opiskelu-palvelun työpajassa viime viikolla oli kysytty opiskelijoilta, että mitä palveluja tulee opiskelu-palvelusta löytyä. Vastauksista ehkä nousee myös tutkielmat. Katsotaan.
   6. Säilytystä, päätösasiakirjoja, asiakaskäyttöä (julkisuus), avointa ja viivästettyä julkaisua käsittelevä työpaja ajoitetaan syyskuun alkuun. Miia laittaa kokouskutsun. Paikalle kutsutaan projektiryhmä,  Pia Hattunen (asiakirjahallinto), joku palvelukoordinaattori, lisäksi Laura Karppinen?
2. Tarkempi tiekartta 
   1. Keskusteltiin siitä, miten saisimme projektille eli prosessikehitykselle ja tuotekehitykselle tarkemman tiekartan.
   2. Martina ehdotti, että kutsuisimme koolle eri osa-alueita koskien pienempiä työryhmiä. Osa-alueita olisivat: kypsyynäyte, alkuperäisyyden tarkastaminen, julkaisu. Martina kutsuu koolle työryhmän pohtimaan alkuperäisyyden tarkastamista. Miia kutsuu kypsyysnäytettä käsittelevän työryhmän. 
3. Seuraavan projektiryhmän tapaamisen sisältö
   1. Martina ei pääse tapaamiseen. Tarkoituksena jatkaa kyselyn läpikäyntiä.
   2. Kesäkuun tapaaminen livenä Viikissä.

11.4.2022

Läsnä: Martina, Jussi, Miia

Keskusteltiin seuraavista asioista:

1. Kypsyysnäyte: Pitää selvittää miten kypsyysnäytetieto halutaan jatkossa kerätä?
   1. Rasti ruutuun? Riittääkö?
   2. Oma näkymä; mitä siinä tulisi olla?
   3. Mietitään E-thesiksen ulkopuolisena omana prosessinaan
   4. Jotain muuta?
      1. → Miia kysyy asiasta ajatuksia Anulta ja kokoaa jonkinlaisen työpajan/tapaamisen asian selvittämiseksi. Tapaamisia tarvittaneen useampia, joten ratkaisu tulisi olla tehtynä elokuun loppuun mennessä. Ensimmäinen tapaaminen jo ennen kesälomia. Tapaamisen pohjana käytetään kyselyn tuottamaa informaatiota.
2. Väitöstietolomake
   1. Keskusteltiin väitöskirjan julkaisemiseen käytettävästä väitöstietolomakkeesta. Lomake on teknisesti irti tutkielmien arvioinnin järjestelmästä. Sisääntulo on tällä hetkellä ethesis.helsinki.fi sivustolla, joka tulee poistumaan, joten tältä osin tulee miettiä mistä lomakkeelle jatkossa mennään ja mistä se löydetään.
   2. Asiaa tulisi tarkastella myös palvelunäkökulmasta.
   3. Väitöskirjan arvioinnin osalta tulisi olla näkymä siitä, mihin sähköinen arviointi/esitarkastus halutaan tulevaisuudessa rakentaa. Tämä asia on kuitenkin tämän projektin ulkopuolella.
   4. Pidetään asiasta lyhyt palaveri tutton kanssa. Asiasta keskusteltu jo useaan kertaan mm. Korpiahon kanssa. Mukaan kutsutaan tuttosta ainakin seuraavat: Erkki Raulo, Minttu Uunila, Kirsi Korpiaho, Anniina Sjöblom, Marjukka Laakso. Palaveri jonnekin kesän korvalle.
   5. Väitöstietolomakkeelta on yhteys yliopiston tapahtumakalenteriin, josta ei tunnu VYSin puolella olevan kukaan vastuussa. Tämä aiheuttanut joskus ongelmia kirjaston päässä. 
   6. Jussi toimittaa Martinalle materiaalia väistöstietolomakkeeseen liittyen.
3. Viestintäsuunnitelma
   1. Syksyllä tulisi tiedottaa järjestelmän versiovaihtoo liittyvistä asioista
   2. Tulisi tiedottaa projektin etenemisestä sekä siitä miten asioita on työstetty
   3. Flammaan uutinen loppusyksystä
   4. OPA:n uutiskirjeeseen ajankohtaisjuttu asiasta
4. Versiovaihdos
   1. Heldan versiovaihdos toimii perälautana
   2. Ouriginalin käyttö kun Turnitin osti Ouriginalin. 
      1. Mikäli Ouriginalin käytölle ei saada jatkosopimusta 31.12.2022 jälkeen, olemme a) ilman alkuperäisyyden tunnistamista tietyn ajan TAI b) kytkemme Turnitinin E-thesikseen (ei tietoa onko mahdollista, Turnitinissa ei analyysiosoitteita vaan tehtäviä) 
      2. Saamme Ouriginalin käyttöön jatkon puoleksi vuodeksi
   3. Miten toimimme vanhojen pro gradujen ja kandidaatintutkielmien kanssa? Pro gradu-tutkielmia 40op arvioidaan vielä seuraavissa pääaineissa:  
      1. Käytetään vanhaa E-thesistä näiden tutkielmien arvioinnissa. Ei siirrytä kerralla uuteen järjestelmään vaan kohde/tiedekunta kerrallaan?
5. Heldan versiopäivitys
   1. Miia laittaa projektin ydinryhmälle ja Heldan versiopäivityksen valmistelijalle kokouskutsun toukokuun loppuun
   2. Tsekataan tilanne molemmissa projekteissa

14.3.2022

Jussi, Martina, Veera, Miia

ASIALISTA:

• Keskusteltiin sovelluskehityksestä ja sen etenemisestä. Martina esitteli karkeaa suunnitelmaa. Projektissa tärkeää odotusten hallinta. Heti ei voi olla kaikki toiveet täyttävää järjestelmää. Tämä tulee muistaa työpajoissa artikuloida hyvin. Ensimmäinen käyttöönotettava versio ei ole lopulllinen. Tämä kuitenkin huomioitava ohjetyössä niin yhteisesti kuin lähipalveluissa. Martina laatinut tarkempaa tavoitelistaa sovelluskehityksen. Antaa sen ydinryhmälle kommenteille, kun valmis. Viedään projektiryhmälle tiedoksi. Keskusteltiin uuden version näkymistä eri käyttäjien näkökulmasta sekä mm. viesteistä. 
• Kyselyyn vastannut 30 koulutusohjelmaa. Miia laittaa tänään vielä toisen muistutusviestin kyselystä.
• Keskustakampuksen työpajan osalta Miia lähestyy muutamaa koulutusohjelmajohtajaa ja kyselee hyvää ajankohtaa työpajalle. Sen pohjalta sopii päivän, jonka sitten viestittää keskustakampuksen koulutuohjelmajohtajille, jotta saadaa rekrytoitua tarkastajia ja ko.johtajia työpajaan. Työpaja etänä.
• Keskusteltiin myös ohjeista ja niiden vaatimasta työstä sekä sen huolellisesta aikatauluttamisesta projektissa. Miialla pohdinnassa harjoittelijan palkkaaminen ohjeiden sisältötyön koordinointiin ja sisällön "perkaamiseen". Täytyisi vain olla perillä milloin on paras ajankohta harjoittelijalle...?
• Keskusteltiin myös projektin eri sisältöjen/osa-alueiden listaamisesta taulukkomuotoon ja vastuiden määrittelystä. Oltiin sitä mieltä, että ajatus on hyvä ja Miia edistää asiaa edelleen ja tuo sitten jonkinlaisen version seuraavaan ydinryhmän tapaamiseen.

18.2.2022

ASIALISTA:

• Katsotaan prosessityön A3
• Kirjaston johtoryhmän kuulumiset
• Keskustellaan vielä teknisen pocin johtopäätöksestä 

10.2.2022

ASIALISTA:

• Kyselyt
  • Päätettiin lähettää kandidaatintutkielmien koskeva kysely vasta myöhemmin, koska sen äärelle päästään vasta loppuvuodesta
  • Maisterintutkielmien kysely on nyt kolmikielinen. Se lähtee OPAn uutiskirjeen jälkeen arvioilta alkuviikosta 7. Vastausaika 10.3.2022 saakka.
• Työpajojen konsepti / luonnos
  • Valmistuu viikolla 8
  • Viikin työpajan toteutus lähinä, Meikku etänä. ks. lisää työpajojen suunnittelupalaverit
• Toimintatavat
  • Kielipalvelut puhuttu mukaan projektiin. Ovat innoissaan. Kerrankin järjestelmäkehityksessä ajoissa mukana.
    • Mietittävä miten kehitykseen ja suunnitteluun menevät asiat käytetään hyvissä ajoin kielipalveluilla käännettävänä, jotta tulevaisuuden järjestelmä on terminologialtaan johdonmukainen toisin kuin nykyinen.
  • Sovelluskehityksen integroiminen paremmin osaksi projektia
    • Teknisen pocin johtopäätöksenä on, että tutkielmien säilytys tehdään toisessa järjestelmässä esim. Helda. Tämä vaikuttaa projektiin, johon siis syntyy tavallaan toinen alaprojekti tarkastus- ja arviointi -sovelluksen kehitystyön lisäksi. Tälle projektille tarvitaan myös selkeä johto ja se tulee aikatauluttaa koko projektin ja sen osien kanssa. Mietitään miten tämä toteutuisi parhaiten nykytietämyksen valossa.
  • Tiedonkulku
    • Kun projekti lähtee kunnolla käyntiin, pidetään huolta tiedonkulusta. Mahdollisimman paljon keskustelua ylös. 
    • Sovelluskehityksen wikialue suljetaan vain projektiryhmäläisten ja sovelluskehittäjien nähtäville.

12.1.2022

Kokoonpano: Veera, Samu, Martina, Jussi ja Miia

Käsiteltiin seuraavia asioita:

• Opan uutiskirjeen sisältö
  • Miia jakaa tekstiaihion ydinryhmäläisille kommentteja ja muokkausta varten. Deadline iltapäivä 13.1.2022.
• Flammasivun sisältö
  • Miia jakaa tekstiaihion ydinryhmäläisille kommentteja ja muokkausta varten. Deadline aamupäivä 17.1.2022.
• Ydinryhmän tehtävät 
  • Valmistella ehdotuksia/asioita projektiryhmälle
• Tiedoksi
  • Tulossa palvelua ja palvelumuotoilua koskeva työpaja helmikuun loppupuolelle. Martina kutsuu koolle ja Gofore vetää. Keskusteltiin työpajan osallistujajoukosta, joka tulisi pitää melko pienenä. Mukaan ydinryhmä plus Sisutiimistä joku, Flamman opettajan sivun omistaja, Thessa?
  • Tutkielmien arviointia pohtivan työryhmän yksi jäsen kutsutaan projektin ohjausryhmään
• Projektiryhmän tapaamisen sisältö
  • Aikataulun tarkennus kevään osalta