Spacent
Asiakasohjeet
- kirjaston verkkosivuilta
Spacent-järjestelmä
Aukioloaika
Aukioloajat vaikuttavat sovelluksessa käytännössä vain siihen, miten tiloja saa kauttamme varattua, eivätkä ne näy missään koostettuna, ainoastaan aulapalvelujen aukiolo löytyy ihan tekstimuotoisena. Eli jotta tilojen varattavuuden ylläpito olisi mahdollisimman helppoa, etenkin jos tiedossa on nyt jo kaksi kohtaa, jolloin hintoja pitää muuttaa, muutataisin nuo ”milloin tilat ovat varattavissa Spacentin kautta” kellonajat rakennuksen aukioloajoiksi meidän järjestelmäämme.
Asiakas voi jakaa 2h varauksen osiin
- järjestelmään on asetettu, että käyttäjä voi tehdä maksimissaan 2h varauksia per päivä per tila
Päällekkäiset varaukset kahdessa eri kirjastossa
- esim. Terkon että Kaisan huoneet varattua samalle ajankohdalle
- ei voi toistaiseksi voi vaikuttaa
- seurataan myös näiden osalta kuinka paljon tällaisia tuplavarauksia (eli yksi käyttäjä varaa kaksi tilaa samaan aikaan) tehdään ja toteutetaan tähän sitten esto, jos tämä osoittautuu ongelmaksi).
Tuplavaraukset on oletuksena estetty, Spacent peruu ne viiveellä
- menevät hetkeksi läpi, jos ne tehdään ajallisesti lähellä toisiaan. Sitten kun Spacent ja Outlook/Exchange ehtivät synkronoitua noin viidessä minuutissa, ei Spacentista enää voi tehdä tuplavarausta
- tuplavarauksen peruutukseen menee jonkin verran aikaa Outlookin/Exchangen päässä, ja sitten Spacentin puoli tarkistaa viiden minuutin välein, että tapahtuiko tuplavarauksen peruutus vai ei.
- Spacentin on mahdollista tihentää tätä tarkistustahtia, mutta yksinkertaisuuden vuoksi ehdottaisimme, että seurataan ensin kuinka paljon näitä tekstiviestillä tiedotettavia tuplavarauksen peruutuksia normaalikäytössä tulee ja kuinka pitkä viive normaalikäytössä niiden kuittaustekstareilla on.
- Jos tilanne näyttää huonolta, parannetaan tätä systeemiä sitten siinä vaiheessa.
Rekisteröityminen
- Nimen syöttäminen on avoin ja vapaa kenttä, järjestelmä ei pysty estämään nimikirjaimilla rekisteröitymistä. Admin-varauskalenterin kautta näkyy kaikkien varausten tehneiden sähköpostiosoitteet, ja niiden on oltava muotoa helsinki.fi eli siihen kelpaa vain helsinki.fi-sähköpostiosoitteet.
Sovelluksen kieli
- oletuksena käyttäjän puhelimen kielen perusteella, jos ei ole valittu suomeksi, on sovelluksen kieli englanti.
Spacent-varaus
- kirjautuu Outlookiin ja tekee varauksen kalenteriin
- synkronointiaika 5 minuuttia
Tekstiviestit
- tekstiviestit eivät ole maksullisia käyttäjälle
- viestin sisältöä ei toistaiseksi voi muuttaa. Seurataan, kuinka moni niitä saa ja tuleeko heiltä palautetta, että ovatko viestit selkeitä vai ei, ja muutetaan sitten sen sisältöä jos on tarpeen.
Spacent ylläpito-ohjeet
Kirjaston sulkuajat
selkeintä olisi, kun tilat piilotettaisiin myös Spacentissa, jotta käyttäjäkokemus olisi mahdollisimman selkeä. Varausten tekemisen voi estää tiloihin hallinnointityökalun kautta seuraamalla näitä ohjeita:
- Kirjaudu sisään Spacent Management Tooliin osoitteessa https://app.spacent.com/admin/
- Valitse ne tilat Spaces / Tilat välilehden listasta, joihin haluat estää varausten tekemisen
- Rullaa listan alareunaan, ja klikkaa sinistä Block reservations / Estä varaukset -nappia
- Valitse avautuvasta kalenterista piilotuksen aloitusajankohta, kesto ja syy
- Mikäli et halua estää varauksia kokonaisilta päiviltä, vaan ainoastaan rajoittaa niiden tekemisen tiettyihin kellonaikoihin, voit käyttää Rajoita aukioloaikaa -toimintoa, jolloin sinulle avautuu kellonaikavalitsin. Aseta tähän se aikaväli, jolloin tila saa olla valitsemanasi päivänä varattavissa. Huomioithan, että tällä voit vain lyhentää tilalle asetettuja aukioloaikoja, et pidentää niitä.
- Tallenna tiedot klikkaamalla sinistä Piilota / Hide -nappia
HUOM! Jos tilaan on piilotusajankohdalle jo varauksia, työkalu herjaa niistä ja kehottaa ensin perumaan varaukset.
Tilan tiedoissa piilotusajankohta tulee Visibility / Näkyvyys -kohdan alle näkyville. Sovelluksessa tila näkyy käyttäjälle tilalistassa normaalisti myös eston aikana, mutta sitä ei pysty varaamaan. Varausten estämisen kirjattu syy ei näy käyttäjälle suoraan, eli olisi hienoa ainakin pidempien varausten estojen yhteydessä, jos sen voisi lisätä vielä erikseen tilan kuvaukseen, jotta käyttäjät näkevät mistä on kyse ja milloin tilaan pääsee jälleen normaalisti.
Outlook-integraatio
TIKE / Tuomo Saarela
Spacent ohjeen 4.1. mukaan
Spacentin Petteri Susi, kalentereiden lisääminen heidän Exchange-käyttäjälle
Tehdyt muutokset
- integraation asetuksia muutettu ja nyt varaajan puhelinnumeron ei pitäisi siirtyä varauksen tietoihin Outlookin / Exchangen kalenterivarauksiin (kirjasto ei halunnut, että asiakkaan puhelinnumerot näkyy ovenpielitableteilla ja Outlookissa) 3.4.2025
- Outlook integraatio tehty Kumpula, Kaisa ja Terkko kirjastojen ryhmätyöhuoneille 3.4.2025
- Rakennuksen aukioloajat vastaamaan huoneiden varausaikaa / Spacent muuttaa 10.4.2025
- Kaisa-talon tilat ”käytä lokaation aukioloa”, eli nyt kun muutoksia tehdään, täytyy ne tehdä vain sinne lokaation eli rakennuksen tietoihin ja se päivittyy kaikkiin tiloihin
Avoimia kysymyksiä
- opiskelijoiden tilavaraus vain Spacentissa?
- Kumpulan tilojen testaus huone Q 10.4 alkaen MikkoL -> käyttöönotto huhti-toukokuu
- voiko asiakkaan sähköposti tulla näkyviin varaukseen?
- asiakas voi rekisteröityä nimimerkillä /nimikirjaimella?
- miten asiakkaan tiedot saadaan jos on hajoittanut jotain ryhmätyöhuoneessa?
Historia
2025:
Spacent-sovellusta halutaan testata uudelleen kirjastossa, koska halutaan tarjota asiakkaille helpompi varausjärjestelmä ryhmätyöhuoneisiin (asiakaskysely). Tarkoitus on testata, toimiiko sovellus yhdessä Outlookin kanssa ja ottaa käyttöön kaikkiin ryhmätyöhuoneisiin, myös Aleksandrian.
Testaus alkoi Viikin kampuskirjaston huoneista x.x.2025, koska ne olivat valmiina jo Spacentissa. Viikissä varausmäärä Spacentin osalta oli pientä, joten tiloja otettiin lisää Terkosta (2 huonetta), Kaisa-talon ryhmätyöhuoneet (18 huonetta) 7.4.2025
Asiakasviestintä 4.4.2025, kirjaston sidosryhmä, Hulib henkilökunta ja opiskelijapalvelu
Kumpulan tilat huhti-toukokuun vaihteessa. Testaus ennen avaamista, koska on pari muutakin järjestelmää tekemässä varauksia 2.krs huoneisiin. Kaikki kirjoittaa tiedot Outlookiin.
Testaus 22.4
- Spacent on niin hidas, että sekä varausnäytöillä että outlookilla on miltei parin minuutin etuasema.
- Jos spacentin kautta tekee varauksen, sen käsittelyssä kestää hetki, ja jos joku tämän hetken aikana varaa, niin saa varastettua sen spacenttilaiselta.
- Spacent näyttää ~5 minuuttia huonetta varattuna, jonka jälkeen puh.nroon tulee tekstiviesti varauksen peruuntumisesta. Saattaa tulla väärinymmärryksiä jos kahdella ihmisellä on samaan huoneeseen eri paikoissa hyväksytty varaus, vaikkakin vain hetken
- Järjestys on siis Tabletti > Outlook > Spacent. Tabletti myös päihittää Outlookin, koska se tekee heti ja suoraan anonyymin tapahtuman, kun taas Outlook jää odottamaan vahvistusta huoneelta.
- Sovellus näyttää myös vähän vaihtelevasti huoneen saatavuutta. Saattaa jäädä muistelemaan vanhaa poistettua varausta, eikä anna varata huonetta sille, jo vapaalle ajalle.
2022:
Yliopiston tilapalvelut on aloittanut Viikin kampuksella Spacent- sovelluksen kokeilun, johon Viikin kampuskirjasto osallistuu. Spacent on tilavarauksiin tarkoitettu mobiilisovellus, jonka käyttöönotosta Helsingin yliopisto on tehnyt sopimuksen. Lisätietoa käyttöönotosta Flammasta. Viikin kampuskirjaston ryhmätyötilat löytyvät Spacent-sovelluksesta pääsiäisen jälkeen, ja opiskelijat pääsevät kokeilemaan varaamista sitä kautta. Lisätietoa kirjaston osallistumisesta kokeiluun löytyy ASPA-wikistä.(linkki ei vie mihinkään)
Aloimme huhtikuussa 2022 testaamaan yliopistolle hankittua Spacent- sovellusta Viikin ryhmätyötilojen varaamisessa. Spacent on vuoden mittaan tullut yliopistolla käyttöön jo useissa kohteissa, ja se oli varsin lupaavan kuuloinen työkalu myös kirjaston tarpeisiin. Sovellus osoittautuikin oikein käteväksi, ja se toimii hienosti kun varattavia kohteita hallinnoidaan Spacentissa. Kirjaston ryhmätyötiloja varattaessa Spacentin pitää kuitenkin keskustella Office365-kalentereiden kanssa, ja melko pian ilmeni, että tästä seuraa ongelmia. Varaustiedot päivittyivät järjestelmien välillä epäluotettavasti, ja Spacentin käyttäjälle saattoi virheellisesti näkyä sovelluksessa onnistunut varaus.
Sovelluksen kehittäjä ja TIKEn asiantuntijat yrittivät ratkaista havaittuja ongelmia useaan otteeseen, ja kirjaston työryhmä (Heli Kauhanen ja Marja-Leena Luoto Viikistä sekä Anni Träff, Toivo Närhi ja Kati Tuunanen) testasi tehtyjä korjauksia. Testikierroksia ehti tulla vuoden mittaan useampia, mutta valitettavasti ongelmat eivät poistuneet. Päädyimme lopulta siihen, että Spacentia ei tässä vaiheessa oteta käyttöön kirjaston ryhmätyötilojen varaamisessa. Mielellämme toki arvioimme tilanteen uudelleen, jos alkaa näyttää siltä, että ratkaisut ongelmiin löytyvät.