5. Tapahtuman aikana

Kokouksen alussa

• Varmista että ääni kuuluu sekä videokuva ja esitys näkyvät.
• Ohjeista osallistujia kysymysten osalta: käytetäänkö kysymyksiin ensisijaisesti mikkiä vai chattiä, ja vastataanko kysymyksiin kokouksen aikana vai vasta kokouksen lopussa. Ohjeista myös lyhyesti kokouspainikkeet (mikki, video, chat, mahdolliset äänestykset).
• Laita kokouksen aikataulurunko osallistujille näkyville.
• Jos tallennat tilaisuuden, muistuta vielä siitä.

Kokouksen aikana

• Chatin seuraaminen; jos kysymyksiä käsitellään vasta esityksen lopuksi ja keskustelu on vilkasta, voi chatin seuraajalle olla helpointa poimia kysymyksiä talteen sitä mukaa kun niitä tulee.
• Juonnot, ohjeistukset tarvittaessa.
• Huolehdi aikataulusta.

Huom: zoom-kokouksen chatin saa tarvittaessa talteen!

Esimerkki ohjeistuksesta osallistujille:

At the end of a session, before the break, we would invite all the participants to unmute themselves (the chair would say it, while the technical host was in charge of actually pressing the button) and give a round of (physical) applause to all the speakers in the session. People liked that idea a lot, because it gave more of a feeling of a real conference.

AiML conference - elokuu 2020

Konferenssi onnistui loistavasti, suureksi osaksi sen vuoksi, että valmistelimme sen hyvin. Virtuaalisen konffan järjestämiseen tosiaan menee vähintään yhtä paljon aikaa kuin "livekonffan" järjestämiseen. .....  Toinen sujuvuutta selvästi parantanut asia oli se, että lähetimme konferenssiaamuna kaikille osallistujille sähköpostissa sen päivän yhteenvedon, jossa oli ohjelma Zoom-linkkeineen. Siitä tuli paljon kiitosta osallistujilta.

Nordic Conference on Violent Extremism - maaliskuu 2021