4. Opiskelija-avustajat ja avustajakoulutus

Kuten lähikonferensseissa, kannattaa myös etäkonferenssien järjestelyissä hyödyntää opiskelijoita. Opiskelija-avustajien rekrytointi on konferenssijärjestäjän vastuulla, mutta konferenssitiimi voi järjestää avustajille reilun tunnin koulutuksen. Koulutuksessa käydään läpi zoomiin liittyviä asioita nimenomaan konferenssin näkökulmasta. Koulutuksen jälkeen avustajilla on entistä parempi käsitys zoomin toiminnoista sekä vinkkejä etäkonferenssien mahdollisesti kohtaamien ongelmien ratkaisuun.

Avustajakoulutus kannattaa järjestää aikaisintaan noin pari viikkoa ennen tapahtumaa. Toivomme myös, että ainakin osa järjestäjistä pääsee koulutukseen mukaan, koska opiskelijoilla on usein konferenssispesifejä kysymyksiä.

Yleisimmin konferenssiavustajien tärkeimpänä tehtävänä on luoda konferenssin tarvitsemat zoom-kokoukset (linkit), joten avustajilla tulee olla helsinki.fi - sähköpostiosoite. Avustajat toimivat konferenssin aikana kokouksien (sessioiden) teknisinä hosteina.

Konferenssi onnistui loistavasti, suureksi osaksi sen vuoksi, että valmistelimme sen hyvin. Virtuaalisen konffan järjestämiseen tosiaan menee vähintään yhtä paljon aikaa kuin "livekonffan" järjestämiseen. Parhaita keksintöjä oli palkata opiskelijoita teknisiksi avustajiksi pyörittämään Zoom-sessioita. Opiskelijat olivat jo valmiiksi käyttäneet paljon Zoomia ja olivat hommassa ihan ammattilaisia. 

Nordic Conference on Violent Extremism - maaliskuu 2021

Hyvä olla kommunikaatiokanavat järjestelytiimille (meillä oli Teams ja soittelimme tiukoissa paikoissa). Yllättävän hyvin kaikki sujui tekninsesti vaikka järjestimme ensimmäistä kertaa näin ison virtuaalitapahtuman.

Aleksanteri-foorumi - toukokuu 2021