1. Tapahtuman suunnittelu ja rakenne

Miten etäkonferenssi kannattaa rytmittää?

Etäkonferenssin ohjelmaa kannattaa miettiä omana kokonaisuutena, eikä kopioida suoraan aikaisemman lähikonferenssin ohjelmaa!

• Ei pitkiä päiviä vaan lyhyempiä aikoja ja useampana päivänä
  → harva pystyy tai edes haluaa varata kokonaista päivää etäkonferenssiin osallistumiseen, koska on mahdollisesti työpaikalla ja "normityöt" vievät oman aikansa

Miten huomioida aikaerot kansainvälisissä konferensseissa?

• ota huomioon aikaerot: jos suurin osa etäkonferenssiin osallistujista on Pohjois-Amerikasta, niin ajoita konferenssi mahdollisuuksien mukaan heidän aikatauluun sopivaksi
  • joitakin esityksiä voi tallentaa tai toistaa, jotta mahdollisimman moni voi osallistua
• pidä sessiot riittävän lyhyinä ja jätä aikaa tauoille
  • lounastauko 45 min

Kokonaan etänä vai hybriditoteutus?

Konferenssi toteutettuna hybridinä, eli niin, että mahdollistetaan osallistuminen niin paikan päällä kuin verkossa, on kaikista työläin vaihtoehto järjestää konferenssi.  Järjestäjän / puhujan tulee  hallita salin av-tekniikka, Zoom-ohjelman käyttö, huolehtia salissa ja etänä olevien osallistujien tasapuolisesta osallistumisesta, ym. Jos kuitenkin haluat järjestää hybriditapahtuman, niin mieti ainakin seuraavia asioita:

• tuoko hybridiratkaisu olennaista lisäarvoa tapahtumaan?
• miten huomioida sekä paikalla olevat että etänä osallistuvat niin, että he saavat edes jossain määrin tasa-arvoisen osallistumiskokemuksen?
• mikäli etäosallistuminen tarkoittaa vain striimin seuraamismahdollisuutta eikä varsinaisia osallistumismahdollisuuksia ole, kiinnitä huomiota selkeään viestintään asiasta
• jos sekä paikalla olevilla että etäosallistujilla on oikeus esittää kysymyksiä, tulee huolehtia, että paikalla olevien kysymykset kuuluvat etäosallistujillekin ja päinvastoin
  • paras vaihtoehto olisi, jos kaikki kommentoisivat tai esittäisivät kysymyksiä yhteisellä alustalla (esim. Flinga tai Presemo)
• hybridiratkaisuja on toki monenlaisia: jos tapahtuman puheenvuoroista osa striimataan myös verkkoon, mutta muutoin tapahtuma on ns. perinteinen konferenssi, ei se ehkä työllistä vielä kovin paljon enemmän. Jos kuitenkin koko konferenssi järjestetään hybridinä, niin silloin on tehtävä todella paljon työtä sen eteen, ettei osallistujista muodostu A - ja B-luokan osallistujia sen mukaan, ovatko he paikalla vai etänä!

Kuinka paljon osallistujia?

Zoomin peruskokoukseen mahtuu maksimissaan 300 osallistujaa. Jos osallistujia arvellaan olevan suurempi joukko, kannattaa tapahtumaan varata Zoomin erikoislisenssejä, joissa maksimiosallistujamäärä yliopiston lisensseissä on 500 - 1000 osallistujaa. Ota yhteyttä konferenssi- ja tapahtumapalveluihin (helsinkiuniconferences@helsinki.fi) tiedustellaksesi näistä lisää. Löydät erikoislisensseistä (Webinaari ja Large meeting) tarkempaa tietoa myös mm. Helpdeskin ohjeiden Zoomin erikoislisenssit -sivulta.

Miten paljon rinnakkaissessioita etäkonferenssissa?

• Kaksi - kolme rinnakkaissessiota on hyvä määrä ja ehdottomasti korkeintaan viisi  → kannattaa mieluummin pidentää konferenssia useampipäiväiseksi kuin järjestää runsaasti rinnakkaissessioita. 

Miten mahdollistetaan kohtaamiset ja epämuodolliset keskustelut etäkonferenssissa?

• Virtuaaliaula tai -infotiski? Yksi zoom-huone voi toimia virtuaaliaulana, jossa joku järjestäjien edustajista päivystää koko ajan. Ko. huoneessa voi tavata toisia henkilöitä tai kysyä neuvoa.
• korkeintaan muutama sosiaalinen tapahtuma: mahdollisuus lounastaa "seurassa"? Musiikki- tai muu esitys kahvitauon taustaksi?
• rentouttavaa "tekemistä" taolle: Hyvän mielen metsäkävelyt
• Videoita Suomesta ja Helsingistä esim:  visitfinland.com ja http://materialbank.myhelsinki.fi

Posterit etäkonferenssissa?

Lähtökohtaisesti perinteiset posterit eivät toimi kovin hyvin etätapahtumassa. Jos tarvitaan esim. nuoremmille tutkijoille mahdollisuus esiintyä konferenssissa, niin postereiden sijaan voisi suunnitella vaikkapa pitchaus (pitch talk) -session, jossa tutkijat kertovat omasta tutkimuksestaan enintään 5 minuutin ajan.

Yliopistolla etäkonferenssien työkaluna Zoom

Zoom on videoviestintäpalvelu, jonka avulla voit luoda tapaamisia ja osallistua reaaliaikaisesti kokouksiin, seminaareihin ja konferensseihin. Zoom mahdollistaa pienryhmätyöskentelyn sekä kyselyjen teon kokouksen aikana. Yhdessä Zoom-tapaamisessa voi olla kerrallaan korkeintaan 300 osallistujaa. Yliopistolla on myös muutamia lisenssejä, jotka mahdollistavat 500 - 1000 osallistujan tapahtuman. Mikäli tarvitset yli 300 hengen mahdollistavan zoom-lisenssin, otathan yhteyttä hyvissä ajoin konferenssi- ja tapahtumatiimiin (helsinkiuniconferences@helsinki.fi).