Nykytila

#

Palvelu

Tukee tavoitetta

Kuvaus

Vastuu (rooli)

Sidosryhmät

Prioriteetti (0/5 - 5/5)

kehittämistarve

Muuta

1

Saadun tilauksen merkitseminen järjestelmään

5

Hankintavirkailija varmistaa saapuneen tavaran lähetyslistan mukaiseksi ja merktisee tilauksen saaduksi kun teos on saapunut kirjastoon.

3

2,4

5

Järjestelmä voisi tunnistaa lähetyksessä olevan koodin avulla siihen liittyvät tilaukset ja tuoda ne hankintavirkailijan näytölle hyväksyttäväksi.

 

2

Elektronisen aineiston käyttöön saattaminen

 

Virkailija aktivoi aineiston käyttöön kustantajan/välittäjän alustoilla heidän kanssaan. Aineisto kuvaillaan kirjaston metatietojärjestelmiin.

 

 

 

Manuaalista työtä, kirjavat käytännöt.

 

3

Elektronisen aineiston saatavuuden ja sisällön seuranta

 

Käsin (esim. excel-taulukot, tarkistuslistat, asiakaspalaute)

 

 

 

Manuaalista työtä, kirjavat käytännöt.

 

Tavoitetila : lähetyksen oikeellisuuden tarkistus sähköisesti, järjestelmä tukee ja tehostaa aineiston käyttöön saattamista sekä saatavuuden ja sisällön seurantaa

#

Palvelu

Korvaa (osin tai kokonaan) nykyisen palvelun

Tukee tavoitetta

Kuvaus

Vastuu (rooli)

Sidosryhmät

Prioriteetti (0/5 - 5/5)

Muuta

1

Saadun tilauksen
merkitseminen
järjestelmään

 

4,5,6

Hankintajärjestelmä tunnistaa saadut tilaukset lähetyksessä olevan koodin avulla. Tarvittaessa hankintavirkailija reklamoi kirjavälittäjää järjestelmän kautta suoraan sähköisestä lähetyslistasta.

4,5,6

2,4

5

 

2

Elektronisen aineiston käyttöön saattaminen

 

 

Järjestelmä tukee elektronisen aineiston käyttöönsaattamista:

  • järjestelmään tallentuvat kaikki tarvittavat tiedot:
    • tilausten ID:t
    • kirjaston asiakastunnus ko. välittäjän järjestelmissä
  • tukee käyttäjätunnistuksen hallinnan eri menetelmiä
  • tukee aineiston aktivointia kirjaston rinnakkaisjärjestelmissä (esim. linkityspalvelimet)
  • järjestelmä mahdollistaa valmiin metatiedon hyödyntämisen

 

 

 

 

3

Elektronisen aineiston saatavuuden ja sisällön seuranta

 

 

Järjestelmä tukee elektronisen aineiston saatavuuden ja sisällön seurantaa:

  • tiedot aineistopakettien sisällön muutoksista
  • muutokset yksittäisen lehden saatavuudessa
  • reklamaatiohistoria tallentuu
  • asiakaspalautteen kerääminen toimivuusongelmista ja niiden käsittely
  • tiedot alustojen ja käyttöliittymien muutoksista

 

 

 

 

4

Painettujen kausijulkaisujen saapumisen seuranta.

 

 

Virkailija kuittaa järjestelmään vastaanotetut numerot. Järjestelmä hälyttää, jos kausijulkaisujen numerot eivät saavu odotetun toimitusajan puitteissa.

 

 

 

 

5

Virheellisen tai puutteellisen toimituksen käsittely

 

 

Saapuneen aineiston kunnon, oikeellisuuden ja kappalemäärän tarkistus. Virheellisen aineiston palauttaminen vaihdettavaksi tai lopullisesti. Vaihdettavaksi lähetetyistä ja osatoimitetuiksi jäävistä lähetyksistä tieto järjestelmään, joka seuraa korvaavan aineiston saapumista. Järjestelmä säilyttää tiedot perutuista toimituksista.