Toiminta-arkkitehtuuri ohjaa arkkitehtuurin muiden osa-alueiden kuvaamista. Toiminta-arkkitehtuuri kuvaa (tai listaa/linkittää) kirjastojärjestelmän osa-alueeseen vaikuttavat strategiat, tavoitteet, palvelut ja prosessit.

Kartoitetaan ja kuvataan:

  1. kirjastojen toimintaan vaikuttavia strategioita ja kerätään niistä oleellisia linjauksia
  2. lijauksista vedetään päämääriä (ryhmän 6 alueella), joita saavuttamaan järjestelmässä on toimintoja
  3. osa-alueen toiminnot
  4. toiminnon suorittamiseen tarjottavien palveluiden nykytila
  5. toiminnon suorittamiseen tarjottavien palveluiden tavoitetila
  6. toiminnan kannalta oleelliset sidosryhmät
  7. toimijoiden roolit

Mitkä strategiat ohjaavat kirjastojen toimintaa ja tavoitteita? Miten strategiat näkyvät kyseisellä kirjastojärjestelmän osa-alueella? Mihin työryhmiin osa-alueella on rajapintoja?

Toiminnot

Tähän kerätään toimintoja kunkin osa-alueen osalta.

#

Toiminnon kuvaus

Työryhmät joihin rajapintoja

Prioriteetti (0/5 - 5/5)

Päämäärä

Odotettavat hyödyt

Hyödyn saaja

Toiminnon mittari

Muuta

1

Hankintaehdotus

2,4,5

5

2,3,4,5,7,8,9, 25

tekninen helppous
valmiin datan hyödyntäminen
tehokas resurssien käyttö

virkailija
asiakas

työn tehostuminen
asiakastyytyväisyys

Ulla

9

Tilausten uusinnan valmistelu

 

 

 

 

 

 

 

10

Ehdolla olevien aineistojen arviointi

 

 

 

 

 

 

 

2

Hankintapäätös ja hankintaehdotuksen täydentäminen tilaukseksi

1, 2, 5


4

5

asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen ja ennakointi(8)
kustannustehokkuus(2)


palveluiden räätälöitävyys (6)

tehokas resurssien käyttö
tyytyväinen asiakas

asiakas
kehysorganisaatio

asiakastyytyväisyys

Johanna

3

Tilaaminen


1,2, 4, 5
1,5




5


kustannustehokkuus(2)
Kestävä kehitys (4)
Palveluiden laadunvarmistus (9)

Hyödynnetään jo kertaalleen järjestelmään tallennettuja tietoja. 

virkailija, asiakas

hankintoihin käytetty aika pienenee

Isabel

4

Tilauksenseuranta

1, 2, 4, 5

 

2 (kustannustehokkuus), 9 (laadunvarmennus)

työn tehostuminen: manuaalisesti tehtävän työn väheneminen (reklamaatiolistojen koonti, lähetys, vastausten käsittely) vähenee/jää pois, jos järjestelmät yhteensopivia.
resurssien tehokkaampi käyttö: reaaliaikainen kuva hankinnassa olevasta aineistosta ja sen kustannuksista; tieto nopeasti aineiston saatavuudesta (erityisesti peruutuksista): määrärahaa ei turhaan sidota aineistoon, jota ei saatavilla.
Pitäisikö pyrkiäkin siihen, ettei erillisiä reklamaatioita tarvita, vaan tieto yksittäisistä tilauksista saadaan online järjestelmään?

asiakas, virkailija, kehysorganisaatio, taloushallinto

työn tehostuminen, asiakastyytyväisyys, aineistorahan käyttö

Kaisa

5

Vastaanotto ja käyttöönsaattaminen sekä saatavuuden seuranta

1,2,4,5

5

2 (kustannustehokkuus)
4 (kestävä kehitys)
9 (palveluiden laadunvarmistus)

tieto tilatun aineiston tilasta
varmistus aineiston oikeellisuudesta
(kohtaan 4,5 tai 6 vai kaikkiin?)

asiakas
virkailija
taloushallinto

asiakastyytyväisyys
laskutuksen sujuvuus
laskutuksen oikeellisuus 

Jari

6

Määrärahojen seuranta ja laskujen käsittely

4,5



5
5
4
4
5

2 (kustannustehokkuus)
4 (kestävä kehitys)
9 (palveluiden laadunvarmistus)

Työn tehostuminen
Määrärahojen tehokas käyttö
Ajantasainen määrärahojen seuranta

virkailija
taloushallinto
aineiston toimittaja

laskujen käsittelyyn käytettävä työaika
määrärahojen seurannan ajantasaisuus

Mervi

7

Raportointi

2,5

5

1,2,3,5,6,7,8,9

 

 

 

Petteri

8

Poisto ja (tai) pitkäaikaskäyttö

 

 

 

 

 

 

 

Palvelut

Tavoitteiden saavuttamiseen tarjottavat palvelut.

Linkitetty tavoitteista

Sidosryhmät

Toiminta-arkkitehtuurin kuvaamisen yhtenä osatehtävänä kuvataan sidosryhmät. Kuvaukseen otetaan sekä ulkoiset että sisäiset sidosryhmät. Myös palveluja käyttävät ja niitä tuottavat sidosryhmät kuvataan. Sidosryhmistä laaditaan luettelo, jossa mainitaan sidosryhmän nimi sekä se, miten kyseinen ryhmä liittyy arkkitehtuuriin ja siinä kuvattaviin järjestelmiin. 

#

Sidosryhmä

Kuvaus

Muuta

1

Asiakkaat

 

 

2

Aineistovälittäjät

 

 

3

Kustantajat

 

 

4

Taloushallinto

 

 

5

 

 

 

Roolit

Sidosryhmien roolit järjestelmässä.

#

Rooli

Tehtävät ja vastuut

Muuta

1

Aineistovalinnasta päättävä

Päättäminen tilattavasta aineistosta

 

2

Tilauksen tekijä

Tilaa hankittavan aineiston

 

3

Tilatun aineiston vastaanottaja

Käsittelee saapuneen aineiston

 

4

Laskun tilijöijä

 

 

5

Laskun asiatarkastaja

 

 

6

Laskun hyväksyjä

 

 

7

Asiakaspavelija

 

 

8

Itsepalveluasiakas