Mikäli osa lomakkeen valinnoista näkyy harmaalla, eikä lomakkeen kysymyksiä tai sivutus-asetuksia voi muokata, on lomake tällöin käytössä (julkinen tai ylläpidon käytössä). Julkiseen lomakkeeseen ei voi esimerkiksi enää lisätä kysymyksiä, eikä monivalintojen vaihtoehtoja. Lomakkeen kaikkia asetuksia voi muokata ja säätää vain silloin, kun lomake on pois käytöstä eli tilassa "ei käytössä". Lomakkeesta pitää ensin poistaa kaikki tallennukset (vastaukset), jotta sen voi ottaa kokonaan pois käytöstä. Jos lomakkeelle tulleet vastaukset halutaan säilyttää, ne kannattaa tallentaa Exceliin ennen poistamista. Kerran E-lomakkeesta poistettua vastausta ei voi sinne enää palauttaa. Kannattaa siksi aina testata lomaketta ENNEN julkaisua.
Kun lomake on "käytössä" se on ylläpitäjille edelleen näkyvissä ja siinä voi olla tallennuksia, mutta kaikki muokkausmahdollisuudet eivät ole silloinkaan käytössä. E-lomakkeen perusperiaate siis on, että kertaalleen käyttöön otettua lomaketta ei enää muokata (ennen kuin tallennukset poistetaan). Käytössä tai julkisessa käytössä olevaa lomaketta voi kyllä kopioida (monistaa).
Mikäli et voi ottaa lomaketta pois julkisesta käytöstä tai ylläpitäjien käytöstä, sinun kannattaa ottaa lomakkeesta kopio ja tehdä muokkaukset siihen. Korjatun kopiolomakkeen voit sitten julkaista ja lähettää vastaajille (huom. osoite muuttuu). Kahden lomakkeen vastausaineistojen yhdistäminen onnistuu jälkikäteen Excel- tai SPSS-ohjelmistoissa.
Jos lomake ei ole julkinen, tarkista, ettet ole ottanut käyttöön "Näytä vain tämä kenttäryhmä" -toimintoa.