Käyttäjä (ylläpitäjä) voi itse ottaa omista lomakkeistaan kopioita Lomakkeet-välilehdellä. Niitä voi hyödyntää varmuuskopion tyyppisesti, jos haluaa säilyttää lomakkeen rakenteen, asetukset ja kentät eli kysymykset myöhempää käyttöä varten. Lomakkeita sinällään ei voi tallentaa esimerkiksi talteen omalle koneelle.
Sen sijaan vastausaineistot (raportti) kannattaa ylläpitäjän toimesta tallentaa omalle koneelle säännöllisesti talteen (esimerkiksi Excel-muodossa) erityisesti suurten vastaajamäärien kyselyissä ja, jos ylläpitäjiä on useita. Vastuu aineiston säilyttämisestä on ensisijaisesti aina lomakkeen ylläpitäjillä. Vastausaineisto ei voi hävitä itsestään E-lomakejärjestelmästä, jollei niitä raporttinäkymästä erikseen poisteta. Vastausaineiston tallennus toimii ainoastaan E-lomakkeesta Exceliin päin. Excelistä ei siis voi ladata vastausaineistoa takaisin E-lomakkeelle omalta koneelta (vaikka omalla koneella olisikin tallessa vastausaineiston kopio).
Mikäli erittäin tärkeä ja laaja vastausaineisto kuitenkin tuhoutuu (joku lomakkeen ylläpitäjistä poistaa epähuomiossa kaikki lomakkeen vastaukset), niin silloin kannattaa ottaa E-lomakkeen ylläpitoon yhteyttä. E-lomakkeen palvelimesta otetaan varmuuskopio joka yö, mutta käyttäjien täytyy huomioida, että aineistojen palauttaminen on työlästä ja onnistuu vain 3-4 päivän ajan varmuuskopion ottamisen jälkeen! Palvelimelta palautettu aineisto on myös aina edellisen yön mukainen tilanne, jolloin osa aineistosta voi jäädä pysyvästi kadoksiin, koska yhden päivänkin aikana voi tulla satoja vastauksia julkisena oleviin kyselyihin.
Jaettaessa oikeuksia muille henkilöille, kannattaakin aina ohjeistaa kaikkia ylläpitäjiä oikeuksien mukana tulevista haasteista ja ylläpitäjän vastuusta.