Henkilötietoja ovat kaikki henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi, kuten esimerkiksi nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, opiskelutiedot, siviilisääty jne.
Arkaluonteisia henkilötietoja ovat esimerkiksi rotua ja etnistä alkuperää, yhteiskunnallista toimintaa, poliittista tai uskonnollista vakaumusta, rikollista tekoa, terveydentilaa, seksuaalista suuntautumista ja sosiaalihuollon tarvetta koskevat tiedot. Arkaluonteisten tietojen käsittelyyn tarvitaan lainsäädännöstä peruste. Näitä tietoja ei lainkaan saa kerätä e-lomakkeella!
Huomaathan, että myös julkisuuslaki ja salassapitovelvoitteet voivat asettaa vaatimuksia tietojen keräämiselle ja käsittelylle. Esimerkiksi tutkimussuunnitelmat ja opiskelijoiden opintosuoritukset (opinnäytetöitä lukuunottamatta) ovat salassapidettäviä tietoja, eikä niihin tulisi olla pääsyä henkilöillä, joilla ei ole työhön liittyvää perustetta niiden käsittelyyn.
Poista E-lomakkeella kerätyt ja käsitellyt tiedot heti, kun et enää tarvitse niitä. Muista poistaa tiedot myös omalta koneeltasi ja verkkolevyltä tai muusta säilytyspaikasta silloin kun niitä ei enää tarvita, esim. vaikkapa kun tilaisuus tai tietojen arkistointivelvoite on päättynyt. Eli vaikka tiedot siirretäänkin pois e-lomakkeelta, säilyy silti velvollisuus poistaa tiedot kun niiden käsittelylle ei ole enää perustetta (yksilön oikeus tulla unohdetuksi).