Projektisuunnitelma

1. Projektin kuvaus, tavoitteet ja tiedotus

Sähköisellä tenttimisellä tarkoitetaan tietokoneiden ja verkon hyödyntämistä tenttimisessä. Käsitteeseen sisältyy kolme päänäkökulmaa: verkkotenttiminen, tenttiakvaariotoiminta sekä BYOD-tentti.

• Verkkotentillä tarkoitetaan verkkosovelluksen kautta suoritettavaa tenttiä, jonka aikana opiskelija voi olla vapaavalintaisessa paikassa, esim. kotona, joko kameravalvonnalla tai ilman.
• Tenttiakvaariolla viitataan tilaan, jossa opiskelijat voivat tenttiä kameravalvotusti tietokoneella ja verkkopohjaisella tenttijärjestelmällä vastaten opettajan samaan järjestelmään syöttämiin kysymyksiin.
• Sähköinen salitentti on perinteinen, valvottu tenttitilanne, jossa opiskelijat kirjoittavat tenttivastauksen kynän ja paperin sijaan tietokoneella, jossa on käytössä tarpeeseen erikseen toteutettu järjestelmä tai verkko-oppimisympäristö, kuten Moodle.

Valvottuihin sähköisiin tentteihin verrattuna verkkotentin selkeänä toiminnallisena erona on, että valvotussa tentissä opiskelijalla perinteisesti ei ole sallittu oheismateriaalia mukana eikä opiskelija pääse tenttikoneelta verkkoresursseihin, kun taas verkkotentissä opiskelijalla on mahdollisuus hyödyntää oheismateriaalia, jopa tehdä tentin yhdessä muiden opiskelijoiden kanssa.

Sähköisen tenttimisen projektin tavoitteena on valmistella ja ottaa käyttöön nykyistä laajamittaisempi tenttiakvaariotoiminta Helsingin yliopistossa, tuotteistaa siihen liittyvät käytännöt, seurata sähköisen tenttimisen kehitystä kansainvälisesti sekä osallistua uuden tenttiakvaariosovelluksen kansalliseen kehitystyöhön. Lisäksi projektissa lisätään opettajien tietoisuutta sähköisen osaamisen arvioinnin tarjoamista mahdollisuuksista osana opetuksen kehittämistä ja laajentaa tietämystä sähköisen tenttimisen hyödyistä yliopisto-opetuksessa ja opiskelussa.

Tavoitteiden saavuttamiseksi projekti on jaettu kolmeen osa-alueeseen: tila & tietokoneet, ohjelmistot sekä prosessit & käytännöt. Osa-alueista kullakin on projektin kuluessa omat osatavoitteensa. Lisäksi osa-alueista kukin on jaettu kahteen vaiheeseen. Tila & tietokoneet -osa-alueen ensimmäisessä vaiheessa varustetaan tila peruskäyttöä varten. Toisessa vaiheessa tilan käyttöä seurataan, minkä perusteella tiloihin ja varustukseen tehdään tarvittavia muutoksia. Ohjelmistot on osa-alueista laajin ja jaettu kahteen haaraan, sillä tarpeet ovat kahtalaiset: hankkeen kiireellisyyden vuoksi alkuvaiheessa tarkoituksena on hyödyntää olemassa olevaa sovellusta, ja pidemmällä aikavälillä tavoitteena on kehittää uusi, nykyisiä modernimpi ja monipuolisempi sovellus yhteistyössä muiden korkeakoulujen kanssa. Prosessit & käytännöt -osa-alueen ensimmäisessä vaiheessa käyttöä testataan ja mallinnetaan pilottiopettajaryhmän kanssa, ja toisessa vaiheessa käytännöt tuotteistetaan tuotantokäyttöön ja monipuolistetaan käyttötapoja.

Projektilla on wikialue, joka on osittain julkinen siten, että projektisuunnitelma ja muut projektidokumentit ovat julkisesti luettavia, ja projektiin osallistuville on wikissä omat kirjautumista vaativat alisivustonsa. Projektista kiinnostuneet voivat seurata dokumenttien kehitystä tilaamalla wikisivujen päivitysilmoitukset. Ohjausryhmää tiedotetaan myös sähköpostitse, ja aiheesta kiinnostuneille perustetaan postituslista, jolle saa halutessaan liittyä. Pilottiopettajille perustetaan tiedotuspostilista ja tukipyyntöjä varten tukiosoite, johon tulevat viestit ohjautuvat yliopiston Service Desk -tikettijärjestelmään. Lisäksi projektin etenemisestä kirjoitetaan noin puolivuosittain blogimerkintä opetusteknologiakeskuksen Signaali-blogiin.

2. Osa-alueet

2.1. Tila & tietokoneet

Projektissa on tarkoituksena saada käyttöön yksi tenttiakvaariokäyttöön soveltuva tila Porthaniasta, yksi humanistisen tiedekunnan atk-luokkakäytöstä poistettu tila P224. Tilaan tulee HY:n ja muiden yliopistojen nykyisiä tenttiakvaariotiloja mukaillen tenttipaikkoja max 20 opiskelijalle; sopiva tenttipaikkamäärä määritellään projektin aikana. Tenttipisteisiin suunnitellaan sisältyvän pöydän, tuolin ja tietokoneen lisäksi mahdollisesti sermejä sekä säilytystiloja tenttijöiden ulkovaatteille ja tavaroille. Valvontaa varten tilaan kiinnitetään erikseen määriteltävä määrä kameroita, jotka kuvaavat erikseen määriteltäviä kohteita (tenttipisteet, ovi). Kameroiden kuvaama informaatio tallennetaan ja kuvaa voi katsoa vähintään nauhalta tentin jälkeen, mahdollisesti myös tentin aikana. Missä ja kuka ajantasaista kuvaa tai nauhoitusta voi katsoa määritellään projektin aikana. Tilaan on pääsy korkeintaan rakennuksen aukioloaikoina. Mahdollisen magneettiavaimen tai muun kulkuoikeuden tarve määritellään projektin aikana. Tilaan liittyvistä asioista projektin aikana on otettava kantaa seuraaviin tarpeisiin:

• Kulku
  • magneettiavain, muu pääsytapa vai ovi auki
  • aukioloajat
  • onko tarve rajoittaa, milloin ovesta voi tulla?
  • päätös: ovi auki
• Valvonta: kamerat
  • kameramäärä: 7, alustava arvio
  • kuvauskohteet: määriteltävä erikseen
  • lähetyksen tallennus ja katselu
    
    • tallennuspaikka: laitostallennin, alustavasti
    • tallenteiden säilytysaika: määriteltävä erikseen
    • katselu (suora lähetys, tallenne): selaimella käytettävä sovellus, katseluoikeudet tiedekuntien tenttiakvaarioyhdyshenkilöillä ja pääkäyttäjillä
    • tietosuojaan ja turvallisuuteen liittyvät seikat otetaan huomioon yhteistyössä lakimiehen ja turvallisuuspäällikön kanssa
  • päätös: 8 kameraa
• kalusteet
  • tuolit, pöydät ja sermit tilassa
  • säilytyslokerot tilan läheisyydessä
  • kuinka monta tenttipaikkaa (15-20); riippuu sekä kameroiden että kalusteiden sijoittelusta
  • päätös: 16 paikkaa (8+8), tilan vanhat tuolit ja pöydät, uudet seinäkkeet pöytäryhmien keskelle pitkittäin sekä pöytäryhmien väliin. Säilytystiloiksi opastetaan Porthanian 1.krs lokerikot
    
• esteettömyys
  
  • Määriteltävä, millä tavalla tila voi olla esteetön, ja rajataan tarvittaessa osittain perusvaiheesta pois
  • myös erillinen tilantarve mahdollinen, esim. riippuen erityistarpeista, kuten ääni, puhe
  • selvitettävä, voiko päärakennuksen nykyistä esteetöntä erityistilaa hyödyntää
  • päätös: tila ja tietokoneet yhdessä sinänsä vähentää esteellisyyttä, lisäksi yksi kone päärakennuksen olemassa olevaan esteettömään tenttitilaan
• tilavuokran kohdennus
  • päätös: tike

Tilaan hankittaviin tietokoneisiin asennetaan oma profiili/image, jolla ei pääse verkkoon eikä voi avata mitään muuta sovellusta kuin tenttiakvaariojärjestelmä ja palautelomake. Tietokonetta voi käyttää näppäimistöllä ja hiirellä. Projektin aikana määritellään myös, minkälaisia erityistarpeita tilaan varusteltavat koneet tai osa niistä tukevat. Lisäksi prosessit koneiden perusylläpitoa ja vikatilanteita varten määritellään. Huomattavaa prosessissa on, että opiskelija valitsee ilmoittautumisjärjestelmästä tasan yhden koneen, jolle ilmoittautuu, jolloin ongelma voi koskea tuota yhtä konetta

• koneiden määrä: 15-20, arvio; riippuu kalusteiden sijoittelusta
• keskusyksikkö, näyttö, hiiri ja näppäimistö
• jatkovaiheessa osaan koneista lisävarustusta, esim. piirtoalusta
• yksi esteetön kone?
• image, ei (ilmeisesti?) etäylläpidossa
• ylläpito
• tuki ongelmatilanteissa.

2.2. Ohjelmistot

Ohjelmistojen osa-alue jakautuu kahteen rinnakkaiseen haaraan: nykyisen ohjelmiston käyttö ja uuden ohjelmiston kehitystyö. Nykyiselle ohjelmistolle on kaksi vaihtoehtoa, joissa kummassakin on selkeät puutteensa. Uuden ohjelmiston kehitystyö on tavoitteena saada käyntiin mahdollisimman pian CSC:n koordinoimana mutta kuitenkin siten, että ohjelmiston käyttöönotto ei tule sisältymään tähän projektiaikatauluun.

2.2.1. Haara 1: Toistaiseksi käytettävä järjestelmä

Toistaiseksi käytettävälle järjestelmälle on kaksi vaihtoehtoa:

• Jatkaa nykyisen Tenttiakvaario-sovelluksen käyttöä
• Ottaa käyttöön Tampereen yliopiston kehittämä Tenttis-järjestelmä CSC:n ylläpitämänä.
• päätös: jatketaan nykyisen Tenttiakvaario-sovelluksen käyttöä ja teetetään siihen pieniä muutostöitä

Kumpikin järjestelmä on teknisesti menossa kohti elinkaarensa päätä, joten erinomaista vaihtoehtoa ei tässä tilanteessa ole. Alla olevassa taulukossa sovellusten käyttöä on verrattu yleisellä tasolla.

Kolmantena vaihtoehtona lienee mahdollista selvittää nykyisen Moodlen hyödyntämistä tenttiakvaariotoiminnassa, jolloin siihen tarvittaisiin selkeitä lisäelementtejä ja erilaisen käytön konseptointia.

Projektin ohjelmistohaaran 1 aluksi tenttiakvaariotoiminnan tarpeet ja sovelluksen vaatimukset on määriteltävä. Vaatimukset jaetaan prioriteetiltaan ensisijaisesti tarvittaviin/korjattaviin tarpeisiin ja jatkokehitystarpeisiin, joita myöhemmin tullaan esittämään yhteisjärjestelmän vaatimusmäärittelyvaiheessa. Kahden tarjolla olevan sovellusvaihtoehdon ominaisuudet kuvataan ja niitä verrataan keskenään ja määriteltyihin tarpeisiin. Vertailun perusteella keskustakampuksen tenttitilan käyttöön valitaan toinen sovelluksista siksi aikaa, että kehitteillä olevaan järjestelmään on mahdollista siirtyä. Vertailussa huomioidaan olemassa olevien ominaisuuksien lisäksi mahdollisuus korjata tai täydentää sovellusta tarvekartoituksen perusteella, käyttöönoton edellyttämät toimenpiteet, arvioitu tukitarve pilotti- ja tuotantokäytössä, valinnasta seuraavat kustannukset sekä sovelluksen elinkaaren arvioitu pituus.

Ohjelmistohaaran 1 vaiheet:

• tenttiakvaariotoiminnan vaatimusmäärittely
• toistaiseksi käytettävän järjestelmän toiminnallisuuskriteeristön määrittely ja jako ensisijaisiin ja jatkokehitystarpeisiin
• kriteeristön ja kustannusten (raha ja työmäärä) pohjalta ohjelmiston valinta ja tästä seuraavat toimenpiteet
• asennus ja testaus
• pilottikäyttäjien valinta (max n) ja koulutus
• pilottikäyttö, tiedekuntakohtaiset kehittämishankkeet
• käyttöönotto, käyttäjäkoulutus

2.2.2. Haara 2: Uuden järjestelmän ohjelmistokehitys yhteistyössä muiden korkeakoulujen & CSC:n kanssa

Ohjelmistohaara 2 alkaa, jos konsensus yhteisesti kehitettävästä järjestelmästä saadaan. CSC:n osuus projektista on olla koordinaattori, jonka kautta tarvittaessa järjestyy kilpailutettu toteutusresurssi. Kehittämisprojektin aloitustapaaminen ollut elokuussa 2013. HY:n osalta projektiin sisältyy

• Aktiivinen hankkeen edistäminen; osallistuminen CSC:n koordinoimaan SITNET-hankkeeseen
  
  • Vaatimusmäärittely HY:n osalta (vrt Ohjelmistohaara 1) ja yhteiseen vaatimusmäärittelyyn osallistuminen
  • Suunnitteluun osallistuminen (projektiryhmä)
  • Toteutuksen seuranta ja testaus (ohjausryhmä)
  • Onko mahdollista osallistua toteutukseen rahallisesti tai työpanoksella?
• Pilotti-/testikäyttö (todennäköisesti ei sisälly tähän projektiin)
• Käyttöönotto (ei sisälly tähän projektiin)

2.3. Prosessit & käytännöt

Loppukäyttäjien eli opettajien ja opiskelijoiden prosessien ja käytäntöjen lisäksi on suunniteltava ja sovittava käytännöt tukiprosesseille. Opettajat tarvitsevat ohjeita ja neuvontaa. Opiskelijoille on tärkeä tietää&tiedottaa, mitä vikatilanteissa tehdään; kenelle ilmoitetaan, mistä voi saada apua. Lisäksi on sovittava, mikä on korjaamisten kiireellisyys. Osana käytäntöjen kehittämistä projektissa havainnoidaan kansallisella tasolla muiden yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen suunnitelmia ja käytäntöjä.

Pilottivaihe

• Pilottikäytön suunnittelu, tavoitteena monipuoliset käyttötavat
• Pilottiopettajien valinta joko kustakin tiedekunnasta tai vain osasta, yhteistyössä tiedekuntien yhdyshenkilöiden kanssa
• Pilottiopettajien koulutus; erityisesti jos halutaan osa-osaprojektina tenttikysymysten kehittämiskoulutusta esim. pilottiin osallistuvien opettajien ja Liisa M:n kanssa
• Tenttikysymysten tekeminen
• Tenttien toteutus
• Kokemusten keruu

Tuotantokäyttö

• Pilottikokemusten analyysi ja sen perusteella käyttö- ja tukiprosessien sekä tilan säätö tarpeiden mukaan
• Markkinointi
• Opettajien koulutus

Tenttiakvaariotoiminta kansainvälisesti

• Toteutusvaihtoehtojen seuranta

2.3.1. Dokumentoitavat prosessit

• Tietokoneiden ylläpito ja vikatilanteet
  • miten huomataan, kenelle soitetaan, mitä tehdään, millä aikataululla
• kamerajärjestelmän ylläpito, huolto ja vikatilanteet
  • miten huomataan, mitä tehdään, millä aikataululla
• Tenttiakvaario-ohjelmiston ylläpito
  • tilatietojen muokkaus /ylläpito
  • opettajien ohjeistus ja neuvonta
  • järjestelmän ylläpitosopimus
• Opettaja
  • Tentin valmistaminen opiskelijalle
    • tarpeita erilaisiin tentteihin; perustapaus ja kypsyysnäyte-tyyppinen prosessi eli henkilökohtainen kysymys
    • tentin ajantarpeen määrittely
  • Tentin vastausten arviointi
    • tarpeita on sekä yhden että useamman opettajan tenteille eli korjaajia saattaa olla useampia kuin yksi
  • Arvosanan kirjaaminen
    • loppuarvosanojen tekeminen yhden tai usean opettajan tentissä
    • tenttitulosten julkaisu opiskelijoille
    • arvosanan vienti oodiin - huom ei siirry automaattisesti
  • Palautteen antaminen
• Opiskelija
  • Ilmoittautuminen tenttiin
  • Tenttiminen eli varsinainen tenttiakvaariokäynti
  • Tenttituloksen ja palautteen saaminen
    • oodista, opettajalta vai järjestelmästä?
• Tuki keskitetysti ja tiedekunnissa
  • tehtäväjako
  • tiedekunnan nimeämä vastuuhenkilö ja työnkuva
  • koulutus

3. Osallistujat

Projektiorganisaation muodostavat projektipäällikkö, ohjausryhmä ja sidosryhmät tikessä, tilassa, HYY:ssä ja CSC:llä. Ohjausryhmä kokoontuu projektin alussa sovittavin väliajoin säännöllisesti.

Projektipäällikkö

• Anni Rytkönen / Opetusteknologiakeskus, @helsinki.fi, puh 050 4155 301

Ohjausryhmä

• Tike: Teo Kirkinen
• Tila: Eija Vuori
• Kirjasto: Päivi Helminen
• Keskustatiedekuntien edustajat
  
  • Hum: Päivi Heino
  • Teol: Timo Valtonen
  • Valt: Liisa Myyry
  • Käytt: Johanna Puustinen (Kaisa Atosuo)
  • Oik: Kristiina Airosmaa
• HYY: Pirre Seppänen (2013) / Esa Tiusanen (2014), Anne Rautanen
• Tukihenkilö: Outi Valkama
• OK: Sari Koski-Kotiranta

CSC:n yhteyshenkilöt

• Tenttis: Soile Pylsy (2013), Kristiina Uolia (2014) @csc.fi, puh 050 3818 605
• SITNET: Kristiina Uolia @csc,fi, puh 050 5769 524

4. Aikataulu

Aikataulu päivittyy omalle sivulleen. Alla oleva on alkuperäinen suunnitelma.

• Projektin aloitustapaaminen: 10.6.2013
• Eteneminen osa-alueittain:
  • Tila & tietokoneet, vaihe 1: syksy 2013
    
    • tilan varmistuminen: elokuu 2013
    • kalusteiden hankinta ja asennus: elo-syyskuu 2013
    • koneiden hankinta: syyskuu 2013
    • koneiden asennus: syyskuu-lokakuu 2013
    • kameroiden hankinta ja asennus: syys-lokakuu 2013
    • tilan testaus (koneet, ohjelmisto, kamerat, nauhoitteet): marraskuu 2013
    • tila perusmuodossaan valmis: 29.11.2013
  • Tila & tietokoneet, vaihe 2: 2014
    • tilan kehitystarpeiden seuranta pilotti- ja tuotantokäytön aikana, sis. palautteen keruu
    • muokkaus perusteltujen tarpeiden mukaan
    • täydennykset; esim. esteettömyyden huomiointi
  • Ohjelmistot, haara 1: kesä-syksy 2013
    
    • ohjelmistovertailu: elokuu 2013
    • päätös asennettavasta ohjelmasta: elokuu-syyskuu 2013
    • ohjelmiston ylläpito ja asennusmalli päätös: syyskuu 2013
    • ohjelmiston kehitystarpeiden korjaus: syyskuu-marraskuu 2013
    • ohjelmiston testaus ja asennus: lokakuu-marraskuu 2013
    • ohjelmisto käytettävissä: 29.11.2013
  • Ohjelmistot, haara 2: syksy 2013-syksy 2014
    
    • kehityshankkeen aloitustapaaminen: elokuu 2013/CSC?
    • vaatimusmäärittely HY:n osalta: synkronoidaanko pilottikäyttöön vai voidaanko tehdä jo aiemmin?
    • toteutuksen seuranta/ siihen osallistuminen: 2014
    • ohjelmisto valmis: ei liity tähän projektiin
  • Prosessit: kesä 2013-syksy 2014
    
    • Muiden toimijoiden suunnitelmat ja käytännöt: kesä 2013 - 2014
    • Tilan valvontaan ja ylläpitoon liittyvät prosessit: elo-lokakuu 2013
    • Opettajien ja opiskelijoiden ohjeistus: loka-marraskuu 2013
    • Pilotointi: marras-joulukuu 2013
    • Mainostus ja tuotantokäyttö: 2014
    • Prosessien seuranta ja kehitys: 2014
    • Prosessit dokumentoitu ja käytössä: 31.12.2014
  • Seuranta: syksy 2013- syksy 2014
    • Pilotin palautteen keruu: marras-joulukuu 2013
    • Tuotantokäytön palautteen keruu: 2014
• Projekti päättyy 31.12.2014

5. Resursointi & budjetti

Projektin perustamiskustannukset menevät yliopiston keskitetyistä varoista alla eritellyn mukaan. Käyttökustannusten kohdennus on vielä auki.

5.1. Henkilöstöresurssit

• projektipäällikkö: Opetusteknologiakeskus
• ohjausryhmä: tiedekunnat, tike ja tila
• tietokoneiden hankinta, asennus, ylläpito ja vikapäivystys: tike
• tilan valvonta/ongelma- tai hätätilanteet: tilakeskus/vaksit vai kuka?

5.2. Perustamiskustannukset

5.2.1. Budjetointi 2013

• kamerat + muu tarvittava laitteisto: tike
  • kamerat á 300e + lisenssit á 70e, asennus 2800e; 7 kameralle hinta-arvio yhteensä 5400e
  • käytetty: 8 kameralle (opetusteknologiakeskus 2013)
• tallennin: tike
  • 1500e, jos tarvitaan oma - mahdollista myös, että tike hankki yleisen laitostallentimen, jolloin sen hankinnasta ei tule kustannuksia projektille
  • käytetty: (tike 2013)
• kalustus: Tila
  • käytetty: seinäkkeet pöytärivien väliin ja lattiaseinäkkeet pöytäryhmien väliin (tila 2013)
• magneettiavainten lukulaite oveen: tila?
  • magneettiavaimina käytetään niitä, jotka opiskelijoilla jo on
  • ei kuluja 2013
• tietokoneet: tike
  • 8.000e /uudet keskusyksiköt --> päivitys: 11.000e / all-in-one
  • käytetty: 11.000e (16 konetta, tike 2013)
  • käytetty: x e (1 kone, opetusteknologiakeskus 2013)
• ohjelmistokehitys (Tenttiakvaario) TAI asennuksen hankinta (Tenttis): 5000e/ OK
  • käytetty: (opetusteknologiakeskus 2013)
• palvelin (Tenttiakvaario): tike?

5.2.2. Budjetointi 2014

• asennuksen ylläpito (Tenttis/Tenttiakvaario): 5000e/ OK
• toistaiseksi käytettävän järjestelmän kehittämis- ja ylläpitotarpeet: 5000e/OK
• osallistuminen uuden järjestelmän kehittämistoimintaan: 10000e/ OK

5.3. Säännölliset käyttökustannukset

• Tilavuokra
  • alkamisajankohta?
  • maksaja: tike
• Laitteiston (koneet, kamerat, tallennin) huolto/vaihto
• Ohjelmiston ylläpito
• Ohjelmistokehitys

6. Riskianalyysi

Riskit on kerätty alla olevaan taulukkoon. Käytetyt asteikot:

• toteutumistodennäköisyys: pieni, kohtuullinen, suuri
• Toteutumisen aiheuttama haitta: pieni, kohtuullinen, suuri, estää toiminnan