Nykytila
# |
Palvelu |
Tukee tavoitetta |
Kuvaus |
Vastuu (rooli) |
Sidosryhmät |
Prioriteetti (0/5 - 5/5) |
kehittämistarve |
Muuta |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 |
Hankintaehdotuksen vieminen järjestelmään |
1 |
Hankintavirkailija syöttää ehdotuksen järjestelmään. Ehdotus voi tulla asiakkaalta tai kirjaston henkilökunnalta. |
2 |
1 |
5 |
Kirjastonhenkilökunnan tekemät ehdotukset voisivat tulla kaikilta lustoilta suoraan kirjastojärjestelmään. |
|
2 |
Hankintaehdotus ei johda tilaukseen. |
|
Tietoa hylätyistä hankintaehdotuksista ei säilytetä. Ehdotuksen tekijälle lähetetään tieto hylkäämisestä. |
2 |
1 |
5 |
Hylättyjen hankintaehdotusten tiedot säilyvät järjestelmässä. Järjestelmä lähettää ehdotuksen tekijälle ilmoituksen ehdotuksen hylkäämisestä perusteluineen. |
|
3 |
Valintalistan käyttö |
1 |
Tilauksen tekijä valitsee tilattavan aineiston toimittajan valintalistalta. Valintajakson päättyessä tilausten tiedot siirtyvät suoraan toimittajan järjestelmään ja kirjaston järjestelmään siirtyvät ennakkotietueet tilattavasta aineistosta. Aineiston saapuessa kirjastoon saadaan täydelliset tietueet. |
2 |
2 |
5 |
Palvelu halutaan pitää nykyisellään myös tulevaisuudessa. |
|
Tavoitetila : tieto hankittavasta aineistosta järjestelmään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa
# |
Palvelu |
Korvaa (osin tai kokonaan) nykyisen palvelun |
Tukee tavoitetta |
Kuvaus |
Vastuu (rooli) |
Sidosryhmät |
Prioriteetti (0/5 - 5/5) |
Muuta |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 |
Hankintaehdotuksen syöttäminen järjestelmään |
1 , 2 |
1, 2 |
Kaikki hankintaehdotukset suoraan järjestelmään kaikilta alustoilta - näkyviin kirjaston määrittelemille käyttäjäryhmille. Käyttäjille mahdollisuus kommentoida/kannattaa ehdotuksia, tulokset esim. käyttäjäroolien mukaan. |
2 |
1,2 |
5 |
|
2 |
Välittäjien tilausjärjestelmien hyödyntäminen |
1 |
|
Virkailija poimii tiettyjen (kilpailutettujen) välittäjien tilausjärjestelmistä hankintaehdotuksia suoraan hankintajärjestelmään. |
2 |
1,2 |
5 |
|
3 |
Tietämyskantojen hyödyntäminen |
1 |
|
Virkailija tekee hakuja tietämuskantoihin esim. verkkokirjakauppoihin ja poimii sieltä metatietoja (MARC, DC, .ONYX, ..) suoraan hankintajärjestelmään |
2 |
1,2 |
5 |
|
4 |
Kehysorganisaation tietojärjestelmien hyödyntäminen. Esim. kurssikirjojen tai projektikirjallisuuden siirto yliopiston/AMK:n järjestelmistä. |
1 |
|
Tieto tarvittavasta aineistosta suoraan hankintajärjestelmään. Jos tarvittavaa aineistoa ei löydy kirjaston kokoelmista, tekee järjestelmä hankintaehdotuksen. Kirjastojärjestelmän metatiedoista yhteys opintovaatimuksiin ja opintovaatimuksista yhteys kirjastojärjestelmän metatietoihin. |
2 |
1,2 |
4 |
|
5 |
Hankittavan aineiston metatietojen tallennus itse. |
1 |
|
Jos hankittavan aineiston metatietoja ei hankintahetkellä ole saatavina muista järjestelmistä, virkailija syöttää ne itse. Syötössä käytetään apuna järjestelmään määriteltyjä tallennuspohjia. Tiedot voidaan myöhemmin päivittää muista järjestelmistä saaduilla tiedoilla. |
|
|
|
|
6 |
Valintalistan käyttö |
3 |
2 |
Tilauksen tekijä valitsee tilattavan aineiston toimittajan valintalistalta. Valintajakson päättyessä tilausten tiedot siirtyvät suoraan toimittajan järjestelmään ja kirjaston järjestelmään siirtyvät ennakkotietueet tilattavasta aineistosta. Aineiston saapuessa kirjastoon saadaan täydelliset tietueet suoraan järjestelmään. |
2 |
2 |
5 |
|
7 |
Hankintaehdotusten tallentuminen |
|
|
Kaikki hankintaehdotukset ja niiden käsittely tallentuvat hankintajärjestelmään riippumatta siitä, johtaako hankintaehdotus tilaukseen. |
|
|
|
|
8 |
Lisäkappaleiden tilaaminen |
|
|
Järjestelmä osaa ehdottaa lisäkappaleiden tilaamista, kun määrätyt ehdot täyttyvät, jolloin virkailijan tarvitsee vain hyväksyä tilaus. PDA= Patron driven acquisition |
|
|
|
|