Tuuli - Työkalu tutkimusdatan  hallinnan suunniteluun

Osana ATT-hankkeen palvelunkehitystä avoimen tieteen ja tutkimuksen tarpeisiin

Sisällysluettelo

Yhteenveto

Yliopistojen tutkimusdatan tuottamisen, käytön ja säilyttämisen tulisi olla suunnitelmallista, jotta tutkimuksen taso ja tehokkuus voidaan varmistaa. Tiedon kulun tulisi olla helppoa ja vaivatonta eri toimijoiden ja tukipalveluiden osalta.

Tavoitteena on:

1. kehittää Suomen tutkimusorganisaatioille yhteinen työkalu datanhallintasuunnitelmien laadintaa ja sitä kautta datapolitiikkaa tukemaan.
2. perustaa kehitys avoimen lähdekoodin ratkaisuun.
3. toimia käyttäjälähtöisesti

Ehdotamme tutkimusdatan hallintasuunnitelmatyökalun toteutusta korkeakoulujen käyttöön ATT-hankkeen rahoituksella.

Projektin tavoitteet

Tutkimusdatan hallintakäytänteisiin ei nykyisin aina ole kiinnitetty riittävästi huomiota. Tästä syystä tutkimuksessa joudutaan tekemään ylimääräisiä toistoja, päällekkäistä työtä sekä käyttämään runsaasti aikaa datan paikantamiseen. Huonon dokumentoinnin vuoksi suuri osa tutkimuksen tuottamasta datasta voi olla tutkimuksen valmistumisen jälkeen käyttökelvotonta, vaikka uudelleen käytön potentiaalia sillä olisikin. Näistä syistä mm. monet merkittävät tutkimusrahoittajat vaativat rahoituksen hakijoilta tutkimusdatan hallintasuunnitelmaa (DMP) osana aineistonhallintasuunnitelmaa, kuten esimerkiksi EU-komissio Horizon 2020-hauissaan.

Tutkimusdatanhallinnan hyvät käytännöt ovat usein tutkijoille vieraita, ja siksi he tarvitsevat työkalun, joka auttaa tutkimusdatansuunnitelman tekemisessä. Tuuli-projektin tarkoituksena on selvittää

• millainen on hyvä tutkimusdatan hallintasuunnitelmatyökalu (konseptin määrittely)
• mitä toiminnallisuuksia olemassa olevat työkalut tarjoavat
• mitä ohjeita ja oppaita tutkimusdatan hallintasuunnitelmien tuottamiseen on jo olemassa

Ensisijaisena tavoitteena on tukea tutkimusorganisaatioita datanhallintasuunnitelmien tukipalveluissa. Projektissa valitaan olemassa olevista työkaluista paras mahdollinen Suomen tutkijayhteisön käyttöön.

Olemassa olevat DMP-työkalut eivät sisällä ohjeita korkeakoulujen tutkimusdatanhallinnan tuesta tai politiikasta. Ne eivät myöskään sisällä tarvittavia toiminnallisuuksia kotimaisten tai pohjoismaisten rahoittajien osalta.

Tuuli-projektissa tuotetaan valittuun työkaluun

• kotimaassa yleisimmin tarvittavat tutkimusdatan hallintasuunnitelmapohjat (peruspohja tutkimusprojekteille ja yleisimpien rahoittajien vaatimusten mukaiset pohjat)
• tarvittavat ohjeet, linkitykset ja yhteistiedot olemassa oleviin tukipalveluihin (yhteistietojen osalta mallina toimivat ensimmäisen vaiheen osallistujat, mm. Helsingin ylipisto)

Mikäli päädytään oman työkalun tekemiseen, lähtökohtana tullaan käyttämään olemassa olevaa Open Source -työkalua DMPonline tai DMP Tool. Tuuli-projektissa kuvataan tarvittavat toiminnallisuudet ja työkulut (=konseptisuunnitelma) sekä tehdään tarvittava räätälöinti. Jos tähän vaihtoehtoon päädytään, teknisestä toteutuksesta tehdään tarkempi projektisuunnitelma Tuuli-projektin esiselvitysvaiheen jälkeen (5/2015).

Käyttäjäkeskeinen suunnittelu

Vaikka Tuuli-projektissa ollaan ensisijaisesti ottamassa käyttöön valmista työkalua, aiotaan projekti toteuttaa käyttäjäkeskeisen tietojärjestelmäsuunnittelun periaatteiden mukaisesti. Käyttäjät, tässä tapauksessa tutkijat, otetaan mukaan suunnitteluun heti projektin alkuvaiheessa ja käyttäjien tarpeet kartoitetaan. Kartoituksen pohjalta tehdään tavoitetilan kuvaus. Olemassa olevat työkalut eivät todennäköisesti vastaa täysin tavoitetilaa, mutta tavoitetilan kuvaus antaa kuitenkin hyvän pohjan työkalun pitkäjänteiselle kehittämiselle. Käyttäjäkeskeisen työtavan toivotaan myös helpottavan tarvittavan tuen ennakointia sekä ohjemateriaalien tuottamista työkalun käyttöönottovaiheessa.

Terminologiaa

Aineistonhallintasuunnitelma

Aineistonhallintasuunnitelmassa kuvataan suunnitelmat koko tutkimusaineistoon liittyen. Digitaalisen datan lisäksi tutkimusaineistoa ovat mm. näytteet. Aineistonhallintasuunnitelma-käsitettä käyttää esimerkiksi Suomen Akatemia.

Tutkimusdatan hallintasuunnitelma

(Englanniksi data management plan, DMP)

Tutkimusdatan hallintasuunnitelma tai datanhallintasuunnitelma on osa aineistonhallintasuunnitelmaa. Se sisältää suunnitelmat tutkimuksessa käytettävään tai tuotettavaan tutkimusdatan hallintaan liittyen.  

• pysyy turvassa, eheänä ja ymmärrettävänä.
• on käyttökelpoista itselle ja yhteistyökumppaneille tutkimusprosessin aikana.
• on löydettävissä uudelleenkäyttöä varten myös tutkimuksen jälkeen.

Tutkimusdatan hallintasuunnitelmassa kuvataan miten tutkimusprojektissa on aikomus ratkaista tekijyys- ja omistajuuskysymykset; datan lisensointi; tietosuojakysymykset ja tutkimusetiikka. Tutkimusdatan hallintasuunnitelmassa esitellään usein myös arvio datan yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta ja kerätyn datan arvosta.

Tutkimusdata

Tutkimusdatan määritelmä riippuu vahvasti kontekstista. Tuuli-projektissa tutkimusdatalla tarkoitetaan tutkimuksessa käytettävää primääridataa ja siihen liittyvää metadataa. Projektissa kuitenkin keskitytään lähinnä digitaalisessa muodossa olevan datan erityiskysymyksiin. Projektissa ei puututa näytehallinnan tai arkistotoimen kysymyksiin, jos näitä pystytään välttämään.

Tutkimusdatan yleisestä määritelmästä löytyy lisätietoa: ANDS Guide, What is research data?, http://ands.org.au/guides/what-is-research-data.pdf.

Projektin vaiheet

Projekti jaetaan kahteen päävaiheeseen sekä toiminnallisuuksien toteuttamisen että projektissa mukana olevien organisaatioiden osalta. Näitä vaiheita seuraa ylläpitovaihe, josta tehdään suunnitelma Tuuli-projektin lopuksi (10/2016).

Liitteessä 1 on kuvattu Helsingin yliopiston kirjastossa esiselvitysvaiheessa tehty konseptisuunnitelma. Tässä suunnitelmassa näkyvät vaiheet 1 ja 2 työkaluun suunniteltujen toiminnallisuuksien osalta.

Ensimmäisessä vaiheessa toteutetaan järjestelmä minimivaatimuksin. Tietosisältöjen osalta tieteenalakohtaisia räätälöintejä tehdään niukasti. Järjestelmä integroidaan käyttäjähallintaan (HAKA-tunnukset).

Toisessa vaiheessa toteutetaan vaativampia toiminnallisuuksia. Tietosisältöjä laajennetaan ottamaan huomioon tieteenalakohtaisia eroavuuksia. Järjestelmään luodaan integrointirajapinta, jonka avulla se voidaan kytkeä esimerkiksi tutkimusrahoittajien tai tutkimusorganisaatioiden hallinnon järjestelmiin.

Alla on listattu näihin kahteen vaiheeseen kuuluvat työpaketit sekä alustava aikataulu.

Vaihe 1: Työpaketit

        I.            Projektin organisointi (4/2015)

1. 1. ensimmäisen vaiheen pilottiorganisaatioiden rekrytointi
   2. tarvittavien työryhmien ja ohjausryhmän muodostaminen
   3. projektisuunnitelman täsmentäminen
   4. projektin viestintäsuunnitelma ja viestintäkanavien avaaminen (Facebook-sivut, Wiki)

      II.            Konseptin määrittely ja tavoitetilan kuvaus (5-10/2015)

1. 1. Tutkijahaastattelut ja työpajat
   2. Organisaatiohaastattelut ja alustava arkkitehtuurityö ATT-hankkeen kanssa
   3. Kehittäjäyhteisön työpajat

    III.            Markkinakartoitus ja työkalun valinta (5-12/2015)

    IV.            Tarvittavien tietosisältöjen tuottaminen englanninkielellä (10/2015-3/2016)

      V.            Räätälöinti (10/2015-3/2016)

1. 1. Suunnitelmapohjien tuottaminen
   2. Työkulkujen määrittäminen ja tuottaminen työkaluun
   3. Integrointi käyttäjähallintaan (HAKA) ja integrointiohjeistuksen tuottaminen

    VI.            Ensimmäisen vaiheen pilotointi (1-3/2016)

  VII.            Ensimmäisen vaiheen käyttöönotto (3-4/2016)

1. 1. Markkinointi ja koulutus (1-4/2016)
      1. Markkinointi ja koulutus pilottiorganisaatioissa
      2. Toisen vaiheen organisaatioiden rekrytointi

    IX.            Väliraportti (1/2016)

Vaihe 2: Työpaketit

      X.            Toisen vaiheen organisointi (4/2016)

1. 1. Työryhmien ja ohjausryhmän täydentäminen
   2. Projektin viestintäsuunnitelman täydentäminen
   3. Kehittäjäyhteisön työpajat

    XI.            Tieteenalakohtaisten tietosisältöjen tuottaminen englanninkielellä (4-8/2016)

  XII.            Räätälöinti (8-11/2016)

1. 1. Suunnitelmapohjien täydentäminen
   2. Työkulkujen täydentäminen
   3. Integrointirajapinnan lisääminen ja ohjeistuksen tuottaminen
   4. Toisen vaiheen pilotointi (8-11/2016)
   5. Toisen vaiheen käyttöönotto (12/2016)
      1. Markkinointi ja koulutus

  XV.            Raportointi (1-3/2017)

1. 1. Ohjeet työkalun käyttöönottoa varten
   2. Ylläpitovaiheen suunnitelma
   3. Projektin loppuraportti

Työkalun budjetti tarkentuu markkinakartoituksen lopussa. Markkinakartoituksen raportissa työkaluille arvioidaan asennus-, ylläpito- ja tukipalvelukustannukset. Tämän jälkeen aloitetaan valmistelu tarvittavan ansaintamallin osalta. Ansaintamalli ja siihen liittyvät toimijat ja näiden vastuut raportoidaan projektin lopussa.

Projektin viestinnässä käytetty kieli on suomi, mutta Tuuliin ohjemateriaali tehdään englanniksi.

Projektiorganisaatio

Projektiorganisaatio muodostetaan projektin aluksi, ja siihen toivotaan laaja korkeakoulujen sekä ATT-hankkeen edustus.

Projektin päätoimijat

Kotimainen kehittäjäyhteisö

Kotimainen kehittäjäyhteisö muodostetaan ensimmäisen vaiheen pilottiorganisaatioiden sekä kotimaisten tutkimusdatan hallinnan asiantuntijaorganisaatioiden ja -hankkeiden (mm. FSD, Kansalliskirjasto, ATT) asiantuntijoista.

Kehittäjäyhteisön päätehtävänä on osallistua tarkennetun projektisuunnitelman, konseptin, tietosisältöjen sekä toiminnallisuuksien kommentointiin. Käyttäjäyhteisön jäsenet voivat halutessaan myös osallistua järjestelmän konseptointiin, toteuttamiseen, pilotointiin sekä palautteen keräämiseen. Osa teknisestä kehittämisestä oletetaan tapahtuvan kehittäjäyhteisön piirissä.

Kehittäjäyhteisölle järjestetään 4 työpajaa projektin aikana, sekä mahdollisuus seurata projektin etenemistä wikissä. Projektin lopuksi kehittäjäyhteisö yhdessä laatii suunnitelman työkalun jatkuvasta ylläpidosta.

Kehittäjäyhteisö muodostuu 4 työryhmästä:

• Ohjeryhmä
• Käyttäjäryhmä
• Välineryhmä
• Vertaistukiryhmä

Näiden lisäksi muodostetaan projektin koordinoinnista vastaava ryhmä, johon kuuluu projektipäällikkö Mari Elisa Kuusniemi, projektikoordinaattori Minna Ahokas ja projektisihteeri Jari Friman. Tämä ryhmä on nimeltään Tuulitoimisto.

Projektissa mukana olevat tai sitä seuraavat organisaatiot myös nimeävät Tuuli-yhteyshenkilön.

Tuuli-yhteishenkilöt löytyvät täältä.

Projektiryhmä

Projektiryhmän muodostavat yllämainittujen työryhmien puheenjohtajat sekä Tuulitoimiston henkilöt. Projektiryhmän tehtävänä on valmistella työkalulle ansaintamalli.

Ohjausryhmä

Ohjausryhmä muodostetaan kehittäjäyhteisön jäsenistä. Esittelijänä toimii projektipäällikkö ja hän toimii myös ohjausryhmän sihteerinä.

Ohjausryhmä kokoontuu 5 kertaa projektin aikana:

1. Esitellään tarkennettu projektisuunnitelma sekä konseptisuunnitelma.
2. Valitaan työkalu projektiryhmän esityksestä.
3. Päätetään ensimmäisen vaiheen käyttöönotosta sekä hyväksytään projektin väliraportti.
4. Päätetään toisen vaiheen käyttöönotosta.
5. Hyväksytään suunnitelma työkalun jatkuvasta ylläpidosta sekä hyväksytään projektin loppuraportti.

Helsingin yliopisto

Helsingin yliopisto toimii projektissa aktiivisesti sekä suunnittelun että toteuttamisen osalta. Yliopisto toimii yhtenä ensimmäisen vaiheen pilottiorganisaationa. Helsingin yliopisto myös tarjoaa työkalulle teknisen palvelinalustan.

Projektipäällikkö

Projektipäällikkö vastaa projektin organisoinnista, aikataulusta, sisällöstä, raportoinnista sekä budjetista. Projektipäällikkö vastaa projektikoordinaattorin perehdyttämisestä sekä työn ohjaamisesta.

Projektikoordinaattori

Projektikoordinaattorin vastuulla on korkeakoulujen yhteisten kehittämistarpeiden tunnistaminen ja tähän liittyvä arkkitehtuurityö. Hänen vastuullaan ovat tutkijahaastattelut, kehittäjäyhteisölle suunnatut työpajat sekä näiden tulosten raportointi. Hän osallistuu keskeisesti tietosisällön tuottamiseen sekä toiminnallisuuksien suunnitteluun. Projektikoordinaattori vastaa yleisen ohje- ja markkinointimateriaalin tuottamisesta ja projektin viestinnästä ja markkinoinnista osana ATT-tiedotusta. Hän myös osallistuu väli- ja loppuraportin tekemiseen. Projektikoordinaattori osallistuu kansainvälisen kehittäjäyhteisön toimintaan.

Kansainvälinen kehittäjäyhteisö

Olemassa olevia tutkimusdatan hallintasuunnitelmatyökaluja kehitetään tällä hetkellä kansainvälisen kehittäjäyhteisön toimesta. Esimerkiksi OpenAIRE on tekemässä Horizon 2020 -hankkeessa edellytettävälle datanhallinsuunnitelmalle sopivaa pohjaa yhdessä DCC:n ja JISC:n kanssa DMPonline-työkaluun. Tuuli-projektissa osallistutaan aktiivisesti valitun työkalun kansainvälisen kehittäjäyhteisön toimintaan.

Työryhmien tehtävät

Ohjeryhmä

1. Työnkulkujen suunnittelu ja toteutus
   1. suunnittelee ja tuottaa Tuuli-työkalun työnkulut siten, että työkalu auttaa tutkijaa tuottamaan sisällöltään parhaan mahdollisen aineistonhallintasuunnitelman mahdollisimman helposti ja tehokkaasti.
   2. antaa työnkulut Tuuli-projektin Käyttäjäryhmälle käytettävyyden varmistamiseksi.
2. Ohjeiden kartoitus, puuttuvan ohjeistuksen tuottaminen ja laadun varmistus
   1. huolehtii siitä, että laadukkaan aineistonhallintasuunnitelman tuottamiseen tarvittava ohjeistus linkitetään osaksi Tuuli-työkalua.
   2. varmistaa Tuuli-työkaluun linkitettävän ohjemateriaalin sisällöllisen laadun.
   3. antaa valitsemansa ohjeet Tuulin Käyttäjäryhmälle käytettävyyden varmistamiseksi.

Käyttäjäryhmä

1. Tarvekartoitus
   1. kartoittaa tutkijoiden, tutkimusorganisaatioiden sekä rahoittajien tarpeet aineistonhallintasuunnitelmien tekemistä ja käsittelyä tukevalle työkalulle.
2. Käytettävyyden testaus
   1. testaa työkalun teknistä käytettävyyttä, työnkulkuja sekä työkaluun liittyviä yhteisiä ohjeita.
3. Kerää palautetta
   
   1. kerää ja raportoi työkalun käyttäjien palautetta.
   2. kerää ja raportoi Tuuli-projektin osallistuvilta organisaatioilta palautetta.

Välineryhmä

1. Tilannekartoitus ja valinta
   1. kartoittaa olemassa olevat aineistonhallintasuunnitelmien tuottamiseen tarkoitetut työkalut.
   2. kuvaa työkalujen tärkeimmät toiminnot ja välineiden kehitysnäkymät.
   3. antaa työkalun tai työkalut käyttäjäryhmä testattavaksi.
   4. valmistelee ehdotuksen työkalun valinnasta.
2. Tietorakenne ja integrointi
   1. suunnittelee ja kuvaa tavan, jolla Tuuli-työkalu on mahdollista integroida muihin järjestelmiin.
   2. hioo tietorakennetta tukemaan tarvittavia integrointeja.

Vertaistukiryhmä

1. Auttaa käynnistämään Tuuli-projektissa mukana olevien organisaatioiden aineistonhallintasuunnitelmien tuottamiseen tarvittavien organisaatiokohtaisten ohjeiden ja tukipalveluiden kehittämistä.
   1. järjestää käynnistymistä tukevia työpajoja muutamilla eri paikkakunnilla.
   2. suunnittelee ja toteuttaa vertaistukiverkoston organisaatioiden kehitystyön tueksi

Työryhmien jäsenet

Työryhmien jäsenet on listattu tänne.

Alustava budjetti

Kulut koostuvat pääasiassa henkilötyöstä.

Tuulitoimistossa työskentelee:

• Projektikoordinaattori (2 htv),  ATT rahoittaa
• Projektipäällikkö (95 henkilötyöpäivää), Helsingin yliopiston kirjasto rahoittaa
• Projektisihteeri (80 henkilötyöpäivää), Helsingin yliopiston kirjasto rahoittaa
  (Helsingin yliopiston kirjasto rahoittaa Tuuli-toimistoa yhteensä n. 9 htkk)

Työryhmien puheenjohtajien ja sihteerien työpanos tulee olemaan projektille merkittävä ja se jakaantuu seuraaville organisaatioille:

• Aalto-yliopisto, 3hlö (käyttäjäryhmän siht, välineryhmän pj, vertaistukiryhmän siht)
• Helsingin yliopiston kirjasto, 2hlöä (välineryhmän siht, vertaistukiryhmän pj)
• Tampereen yliopiston kirjasto, 2 hlöä (ohjeryhmän siht, käyttäjäryhmän pj)
• Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto, 1 hlö (ohjeryhmän pj)

Muut organisaatiot (15 kpl) osallistuvat työpanoksellaan kehitystyöhön.

Välinetyöryhmä tekee suunnitelman työkalun ylläpidosta ja sen kustannuksista. Tässä vaiheessa budjetti on siltä osin vielä avoin. Välineen valinnasta riippuen kustannukset vaihtelevat. Markkinoiden johtavat työkalut ovat maksuttomia Open Souce-työkaluja, mutta niiden paikalliset asennukset ja ylläpito vaativat henkilötyötä, jos tällaiseen ratkaisuun päädytään. Työkalun voi ottaa käyttöön myös pilvipalveluna, jolloin ylläpidosta ei muodostu kustannuksia tai ylläpidon voi ostaa räätälöitynä ratkaisuna, jolloin palvelun hinnasta tulee neuvotella kehittäjän kanssa.

Helsingin yliopiston kirjasto on varautunut 1 htkk verran teknistä tukea projektin ajalle. Muut organisaatiot osallistuvat työpanoksellaan myös tähän työhön.

Työkalun osalta budjetti täsmentyy vuoden 2015 lopulla ja lopullinen budjetti saadaan vuoden 2016 lopussa.

Lisäksi juoksevia kuluja muodostuu yhteensä n. 27 000€:

• Työpajojen järjestäminen (matkat, materiaali, tarjoilut, vierailevien asiantuntijoiden kulut): 15 000€
  • Kaikille työryhmille yhteisiä työpajoja järjestetään projektin alussa (HY kustansi), kartoitusvaiheen lopuksi, pilotointivaiheen lopuksi ja projektin lopussa. (= 4 työpaja)
  • Työryhmät järjestävät oman työn käynnistämiseksi työpajat projektin alussa ja toisen vaiheen alussa. (= 8 työpajaa)
    • Esim. välinetyöryhmä kutsuu olemassa olevien työkalun kehittäjiä esittelemään työkaluja.
  • Vertaistukiryhmä järjestää organisaatiokohtaisten ohjeiden ja tukipalveluiden käynnistämistä tukevia työpajoja projektin alussa ja uusien organisaatioiden mukaan tulessa uudestaan projektin keskivaiheella (~ 4-6 työpajaa). 
  • Käyttäjäryhmä järjestää 2 isompaa työpajaa työkalun esittelemiseksi (yhden tutkijoille, yhden tutkimushallinnolle). Ja useita pieniä organisaatiokohtaisia työpajoja (organisaatiot kustantavat ne itse).
    Yhteensä 18-20 työpajaa
• Markkinointimateriaali: taitto ja painatuskulut 2000€
• Kielentarkastus ja käännöstyöt (englanti, ruotsi): 5000€
• Kansainvälinen kehittäjäyhteisön toimintaan osallistuminen (matkat, päivärahat): 5000€

Työryhmät täsmentävät budjettia omalta osaltaan heti työryhmän perustamisen jälkeen.

Riskianalyysi

Olemassa olevat tutkimusdatan hallintasuunnitelmatyökalut ovat Open Source -ohjelmistoja, joten työkalun hankintaan ei sisälly oleellisia taloudellisia riskejä. Markkinoilla olevat työkalut ovat vakiinnuttaneet paikkansa viime vuosien aikana, mutta ovat kuitenkin suhteellisen nuoria, joten on vaikea ennustaa, kuinka vakaalla pohjalla niiden kehitystyö on. Ohjelmiston kehitys voi siis yllättäen loppua ja välinettä joudutaan tämän takia vaihtamaan. Työkalun valinta ei ole kuitenkaan erityisen kriittinen tekijä tässä projektissa. Vaikka välinettä jouduttaisiin myöhemmin vaihtamaan, sen kulut eivät ole suuret suhteessa muuhun työmäärään. Esimerkiksi tarpeiden kartoitusta ja ohjeita voidaan hyödyntää, vaikka välineen valinta epäonnistuisi.

Projektissa ollaan ottamassa käyttöön olemassa olevaa työkalua, eikä varauduta tekemään omaa työkalua.  On erittäin epätodennäköistä, että löytyy työkalu, joka vastaisi kaikkiin Tuuli-projektissa tunnistettaviin käyttäjien tarpeisiin. Tämän lähestymistavan onnistumisen ratkaiseekin se, kuinka hyvin olemassa olevien työkalujen kehittäjät tulevat ottamaan huomioon tulevat kehittämisehdotukset. Esimerkiksi DMPonline-työkalun kehittäjäyhteisön (DCC ja JISC) niukan rahoituksen vuoksi, kehittäjiä on kehoitettu kohdentamaan kehitystyö erityisesti UK:n markkinoiden tarpeisiin. Tämän vuoksi hyvät suhteet kehittäjäyhteisöön on tärkeää. Tässä voidaan hyödyntää olemassa olevia verkostoja, esimerkiksi kirjastoilla on jo hyvät yhteydet UK:n yliopistokirjastoihin, joiden kautta kehitysehdotuksia voidaan todennäköisesti viedä eteenpäin. Toisaalta olemassa olevat työkalut ovat perusrakenteeltaan erittäin joustavia ja mukautuvat siten monenlaisiin tarpeisiin. Ylläpitopuolen työkalut antavat monipuoliset mahdollisuudet työkalun räätälöintiin ilman ohjelmistotason muutoksia.

Työkalun ylläpitokustannuksia ei ole laskettu projektin tässä vaiheessa, koska niiden ei ole katsottu muodostavan suurta osuutta kokonaisbudjetista. Olemassa olevan työkalun ylläpito voi kuitenkin käydä raskaaksi, jos siihen teknisesti integroidaan useita muita tietojärjestelmiä. Koska näin kevyen työkalun ylläpitoon ei kannata sitoa liikaa resursseja, tullaan tässä projektissa kuvaamaan rajapinta, jolla muut järjestelmät voivat integroitua tähän työkaluun. Tällöin integrointikustannukset siirtyvät muiden työkalujen ylläpidolle. Tämä edellyttää kuitenkin hyvää ohjeistusta, jonka tekemiseen tuleekin panostaa riittävästi.

Projektin riskit liittyvät erityisesti osaavan henkilöstön saatavuuteen. Tällä hetkellä tähän projektiin tarvittava osaaminen on Suomessa vähäistä ja vain muutamien avainhenkilöiden varassa. Riskin realisoituessa näiden henkilöiden menettäminen viivästyttäisi projektia merkittävästi. Korvaavien henkilöiden löytyminen ei ole todennäköistä nopealla aikataululla.  Projektin edetessä tämä riski pienenee, koska projekti itsessään kasvattaa siinä toimivien henkilöiden osaamista ja korvaavia henkilöitä on helpompi löytää.

Projektin vaikuttavuus tutkimusdatan hallinnan hyvien käytäntöjen levittämiseen jää vähäiseksi, jos työkalun ottaa Suomessa käyttöön vain muutama tutkimusorganisaatio. Tämän vuoksi projektin viestintään ja markkinointiin sekä verkostoitumiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota.

Projektin jälkeen työkalun jatkosta vastaa kotimainen kehittäjäyhteisö, joka perustetaan projektin aikana. Projektin aikana valmistellaan ja päätetään myös kustannustenjakomallista (ansaintamalli) ylläpitokustannusten kattamiseksi. Työkalun jatkuvan ylläpidon kannalta nämä ovat oleellisia kysymyksiä, joihin olisi hyvä saada riittävän laaja kannatus projektin aikana. Jos tässä epäonnistutaan, voidaan työkalua silti käyttää, koska työkalut ovat jo nyt kaikkien saavutettavissa. Tämä kuitenkin johtaisi mm. päällekkäisen työn tekemiseen jatkossa. Siksi onkin tärkeää, että työkalulle löytyy ylläpitotaho, joka on riittävän hyvin resursoitu ylläpitämään työkalua sekä koordinoimaan sen jatkuvasti päivittyvien sisältöjen kansallista kehittäjäyhteisöä.

Liitteet

1.  Alustava konseptisuunnitelma

2.  Tuuli organisointi ja aikataulua