Aika: 27.4.2018 klo 9:30-11:00
Paikka: https://connect.funet.fi/tuuli/
Kutsuttu: Mari Elisa Kuusniemi, Sari Räisänen, Susanna Nykyri, Minna Ahokas, Arja Halkoaho, Kenneth Kahri, Miki Kallio, Marja Kokko, Turkka Näppilä
Paikalla: MEK, Arja, Marja, Miki, Sari, Turkka, Susanna + Tuija Korhonen
- Kuulumiskierros
Susanna - motivointiosuus ja kontekstualisointi erittäin tärkeät, Sarilla ja Marilla sama kokemus, viestinnällinen haaste, kyseessä paradigman muutos, tutkijoillakin vastuu perehtyä
- tarve teknisen infrastruktuurin huolelliselle laadinnalle
- yliopistojen tietoturva-ohjeistukset tärkeät ja niiden noudattaminen
- Sari kertoi kiitoksia Datan elinkaari -seminaarista (19.4.). Erityisesti Henkilötietoja sisältävän aineiston käsittely ja jatkokäyttö -osuudelle toivottiin jatkoa.
- Arja: 16.5. tulossa oleva seminaari hyvä lähitulevaisuuden jatko - Tietosuoja tutkijan arjessa 16.5.2018 . Tietosuojavastaavien rooli merkittävä
- Miki: Oulussa panostetaan erityisasiantuntijuutta kaipaavien tehtävien toimenkuviin, hänelläkin jatkossa enemmän aikaa avoimen tieteen asioille
- Marja: mm. tulevassa seminaarissa (16.5.) tarvitaan kertausta, että henkilötietolaissa ollut jo näitä asioita, ei vallan uusia vaatimuksia
- MEK: Kennethiltä - dokumentaatiolle aiempaa suuremmat vaativukset, prosesseissa suostumukseen liittyvät asiat. Jos tekninen puoli ollut aiemmin kunnossa, ei muutostarveita
- Työnjakoa 16.5. -semmaan - Sari ja MEK palsuavat
- kansalliset yleisohjeet eilen päivitetty, uudet ohjeet DMPTuulissa - testausta meneillään
2. Ohjeen nykytilanne (https://wiki.helsinki.fi/x/-yA6Dw) ja jatkosta
- Maria Rehnbinder täydentänyt ohjetta, arkaluontoisuuden ja ohjeen fokuksen tarkempi määrittely tarpeen. Ehdotti vielä tarkempaa rajausta - datanhallinnan suunnitelman kirjoittamisen ohje tutkimukselle, jotka käsittelevät arkaluonteista henkilötietoa. - Näin tehdään.
- terminologia yhtenäistettävä lainsäädännössä käytetyn kanssa
- syksyllä tarpeen ohjeiden päivityskierros - kerätään palautetta
- ohjetta tulisi täydentää riskienhallinnan ja vaikutuksen kuvauksella
- eettisten ohjeiden yhteyteen tietosuojavastaavien roolista - Arja ja Sari täydentävät
- lakimieheltä tarkistettu - omistajuuteen liittyvät eivät eroa muista
- MEK katsoo täydennysten jälkeen kokonaisuuden ensi viikon aikana - jäisi aikaa vielä käännöstyölle - kansallisten ohjeiden kielinä suomi, ruotsi, englanti
- Rehbinderin teksti otetaan talteen - hyödyllinen kansallisen ohjeen seuraavassa päivityskierroksessa vuoden pasta ja sitä ennen jo organisaatiokohtaisissa ohjeissa
- rekisterinpitäjän ja käsittelijän roolit selkeämmin myös riskienarvioinnissa
- pilvipalveluiden myötä käyttöehdot tarkistettava, että miten omistajuus ja muut oikeudet voivat muuttua - vaikuttaa minkälaista dataa missäkin voi tallentaa. Esim. UEF:in organisaatiokohtaisissa ohjeissa pilvipalvelut kielletty arkaluontoisen datan säilytykselle. - ohjeissa sopimus-kohtaan muistuttelua.
- 7.5. työryhmällä ohjeet pikaisella tarkistus- ja kommentointikierroksella
- eri kieliversiot laitetaan saataville myös Zenodoon
syksylle työpaja Tampereelle 3.10. päivitystarpeista + suunnitellaan tuleva roadshow (Susanna organisoi): 2018-10-03 Kokous
16.5. -semmaan yht. 348 ilmoittautunut, paikan päälle 101