Skip to end of metadata
Go to start of metadata

TIETOSUOJASELOSTE (Henkilötietolaki 523/99 10 ja 24§)

Laatimispvm: 13.4.2010, päivitetty 14.4.2016,

Muutokset edelliseen versioon:

5. Rekisterin tietosisältö: Selvennetty pakollisia tietoja, mikä on rekisterin pakollinen sisältö ja mikä tieto on pakollista, kun järjestelmään tallennetaan lisää tietoja. Lisätty tiedot täydentävän tutkimusrahoituksen myönnöistä sekä ulkopuolisten organisaatioiden ja henkilöiden tietojen tallennus julkaisujen ja myöntötietojen tiedonsiirrossa.

7. tietojen säännönmukaiset luovutukset: Lisätty  tieto RSS-syötteiden käytöstä yliopiston ulkoisten verkkosivustojen julkaisuvälineessä sekä Viikin kampuksen tutkimusprojektin siirto Hankehaavi.fi -palveluun

 

1. Rekisterinpitäjä

Nimi (y-tunnus)

Helsingin yliopisto (0313471-7)

Osoite

PL 33 (Yliopistonkatu 4), 00014 Helsingin yliopisto

Muut yhteystiedot

tuhat-info@helsinki.fi, puhelin 09 191 22000

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi

Aija Kaitera

Osoite

PL 33 (Yliopistonkatu 4), 00014 Helsingin yliopisto

Muut yhteystiedot

Tuhat-info@helsinki.fi, puhelin 09 191 22000

3. Rekisterin nimi

Tuhat-tutkimustietojärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn

tarkoitus

Tutkimus on yliopiston perustoimintoja. Tuhat-tutkimustietojärjestelmässä yliopisto ylläpitää tietoja tutkimustoiminnastaan. Henkilötietojen käsittelyllä luodaan ajantasainen rekisteri yliopiston perustoimintaan liittyvistä henkilöistä tieteentekijöinä ja asiantuntijoina. Järjestelmän tietoja käyttävät yliopisto, tutkijat sekä tiedekunnat, laitokset, tutkimusryhmät ja muut yksiköt tiedontuotannossa ja viestinnässä. Henkilötietojen käsittely perustuu palvelus- tai apurahasopimuksen tehneiden osalta henkilötietolain 8§ kohtaan 5, yhteysvaatimus, ja muiden henkilöiden osalta kohtaan 1, henkilön antama yksiselitteinen suostumus.

5. Rekisterin tietosisältö

 

 

Rekisterin pakollinen tietosisältö on:

  • Opetus- ja tutkimushenkilöstön Sukunimi, Sukupuoli, yksikön nimi, aloituspäivämäärä, näkyvyys.
  • yliopiston kirjanpidossa hallinnoitu tutkimusrahoitus (Liiketoiminta-alue H1 Tutkimus)
  • Yliopiston vuosiraportointia varten kerättävät julkaisutiedot.

 

Tietoja järjestelmään tallennettaessa on tietosisältö ja tietojen pakollisuus seuraava:

* Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia tietoja.

  • Henkilön perustiedot: Henkilönumero, Etu- ja sukunimi*, Kutsumanimi, Nimivariantit, Sukupuoli*, Syntymäaika, Koulutus, ORCID-tunniste, Käyttäjätunnus, Tutkijan uraporras ja nimike, Lisätiedot HY-affiliaatiosta, Lisätiedot koulutuksesta, Vastuullisen tutkijan asema, Ansioluettelo, Tutkimuksen ja opetuksen kuvaus, Tieteenalat ja erikoisalat, Profiilikuva, Yksikkötieto (tutkimusaffiliaatio), yksikköön liittyvä aloitus-* ja päättymispäivä, Tohtorikoulutettavien ohjaussuhde (ohjaajana, ohjattavana %-osuus) Yhteystiedot: Lankapuhelin- ja matkapuhelinnumero, Faksi, Sähköpostiosoite, Kotisivut, Osoite (katuosoite, huone, postinumero, kaupunki, maa); Näkyvyys*, Muutoshistoria
  • Organisaatiotiedot: Organisaatiotyyppi, Yksikön nimi*, Lyhyt nimi, Yksikön tunnus, Kuvaus tutkimuksesta, Kuva, Osoite (katuosoite, rakennus, huone, postinumero, kaupunki, maa), Puhelinnumero, Faksi, Sähköpostiosoite, Kotisivut, Yksikön aloitus-* ja päättymispäivä, Entinen yksikkö, Ylätason yksikkö, Tieteenalat ja erikoisalat, Näkyvyys*, Muutoshistoria
  • Julkaisut: Julkaisun tila*, Kieli*, Otsikko*, Alaotsikko, Julkaisuvuosi*, Artikkelin numero sähköisessä julkaisussa, Lisätietoja opinnäytetyöstä, Tiivistelmä, Tieteenalat ja erikoisalat, Julkaisuun liittyvät henkilöt* (etu- ja sukunimi, affiliaatio ISI Web of Science –tietokannassa, rooli julkaisussa, organisaatioaffiliaatiot), Organisaatioaffiliaatiot, Julkaisun käsittely-yksikkö, Työryhmä, Lehti, Julkaisupäivä, Lehden vuosikerta ja numero, Sivunumerot ja sivumäärä, Emojulkaisun otsikko, Emojulkaisun alaotsikko, Artikkelin numero, Kustantaja, Painos, Sijainti, ISBN (painettu ja elektroninen), Toimittajat, Julkaisusarjan tiedot (nimi, kustantaja, painettu ISSN, elektroninen ISSN, vuosikerta, numero), Konferenssijulkaisun otsikko, Konferenssijulkaisun alaotsikko, Julkaisupaikka, Konferenssin tiedot (nimi, numero, kaupunki, maa, aloituspäivä ja päättymispäivä), Patenttitiedot (IPC, patenttinumero, myöntäjä, päivämäärä), Audiovisuaalisen aineiston tiedot (julkaisuväline, koko, ISAN, onko ohjelmalähetys, julkaistu, saatavilla verkossa, julkaisuajankohta), Julkaisuun liittyvät tiedostot, Linkit, DOI –pysyväislinkki, Lisätietoja Open Access –käytännöstä, Embargo-päivämäärä, Kustantajat käyttöehdot, Relaatio projektiin, relaatio tutkimusinfrastruktuuriin, relaatio tietoaineistoon, Lisätietoja, HY:n tutkimuksen piiriin kuuluminen, Näkyvyys*, Bibliometriset tiedot (vuosi, itseviittaukset, viittausten määrä ja tallennuspäivämäärä), Julkaisun käsittelyvaihe, Muutoshistoria
  • Lehdet: Lehtityyppi*, Lehden nimi*, Muut nimet, ISSN (painettu), ISSN (elektroninen), Muu ISSN, Kustantaja, Maa, Aihe, Julkaisufoorumiluokitus, Aloitusvuosi, Lopetusvuosi, Korvaava lehti, Sherpa RoMEO –tiedot:, Arkistointi (preprint), Rajoitukset (preprint), Arkistointi (postprint), Rajoitukset (postprint), Ehdot (postprint), RoMEO-väri, Viittauskertoimet:, Vuosi, Lähde, Synkroninen viittauskerroin, Lokaali viittauskerroin, Välittömyysindeksi, Puoliintumisaika (half-life), Importointipäivä, Lehden käsittelyvaihe, Muutoshistoria
  • Kustantajat: Kustantajatyyppi, Nimi*, Muut nimet, ISBN:n alkuosa, Maa, Julkaisufoorumiluokitus, Kustantajan käsittelyvaihe, Muutoshistoria
  • Myönnöt (Täydentävän tutkimusrahoituksen wbs-tietueet): Myönnön tyyppi (Suomen akatemia, Tekes, Kotimainen yritys, Muu kotimainen, EU puiteohjelma, EU rakennerahasto, Muu EU, Muu kilpailtu ulkomainen, Ulkomainen yritys), myönnön luonne (liiketoiminta-alue), Keskeytyksen tiedot (päivämäärä, syy), Myönnön nimi* (lyhytnimi, lyhenne). Kuvaus, järjestelmätunnisteet, Myöntöön liittyvät henkilöt* ja henkilön rooli, myöntöä hallinnoivan yksikön nimi*, Onko myönnössä yhteistyökumppaneita* (myöntöön osallistuvat ulkopuoliset yksiköt), Rahoittajan nimi* ja myönnön määrä, Päivämäärät (suunniteltu aloitus- ja lopetuspäivämäärä, myöntöpäivämäärä, Dokumentit, linkit, relaatiot muihin sisältöihin (projektit, myönnöt), Tieteenalat ja vapaat avainsanat, Näkyvyys, Muutoshistoria.
  • Projektit: Projektityyppi*, Virallinen nimi, Nimi*, Kuvaus, URL, Projektikoodi, Aloituspäivä*, Suunniteltu päättymispäivä, Todellinen päättymispäivä, Huomautus, Status, Projektiin liittyvät henkilöt (nimi, rooli, organisaatioaffiliaatiot), Yksiköt, Projektin käsittely-yksikkö, FP7-viitekoodi, Tieteenalat ja erikoisalat, Projektiin liittyvät tiedostot, Linkit, Relaatiot myöntöihin ja muihin projekteihin, Relaatiot julkaisuihin, Näkyvyys*, Muutoshistoria
  • Muu tieteellinen toiminta (ns. aktiviteetit): Aktiviteettityyppi*, Otsikko*, Kuvaus (Otsikko, Alaotsikko, Organisaation/yrityksen/instituution tiedot, Kaupunki, Vierailun tarkoitus, Vierailijan nimi, Vierailijan nimike, Julkaisijainstituutio, Julkaisupaikka, Paino- ja sähköisten versioiden ISSN- ja ISBN-numerot, Konferenssinumero, -paikka, -järjestäjä, Esityksen otsikko, Ryhmän (organisaation) nimi, tyyppi, affiliaatio, Opiskelijan nimi, Opinnäytetyön otsikko, Median nimi, Tuottajan nimi, Yliopisto, Maa, Kansainvälisyys), Aktiviteettiin liittyvät henkilöt* (nimi*, rooli*, kuvaus roolista, aloituspäivä*, lopetuspäivä), Yksiköt, Käsittely-yksikkö, Aktiviteettiin liittyvät tiedostot, Aktiviteettiin liittyvät tutkimusinfrastruktuurit ja tietoaineistot, Linkit, Näkyvyys*, Muutoshistoria
  • Vastuullisen tutkijan asemaan ja hakemukseen liittyvät tiedot: Hakemusteksti, Hakemuksen tila, Yksikkö, Aloituspäivä*, Päättymispäivä*, Arviointipäivä, Muutoshistoria
  • Tutkimusaineistoihin liittyvät tiedot: Nimi*, kuvaus, ajanjakso, tuotnatopäivä, maantieteellinen sijainti, henkilöt joihin liittyy, vastuuhenkilö, julkaisija, sijainti (DOI, elektroninen aineisto, fyysinen aineisto, linkki, päivä jolloin asetettu saataville), aineistoon pääsy (avoin, rajattu, embargo, estetty), aineiston sisältöön liityvät rajoitukset (Tietojen suojaus, eettinen hyväksyntä, kaupalliset rajoitteet, Arkaluonteinen (Eläimet, tupakka, turvallisuus, geenimanipulointi, kantasolut), relaatiot muihin sisältöihin (Relaatiot muihin sisältöihin (projektit, tutkimusinfrastruktuuri, julkaisut, aktiviteetit, tietoaineistot), Näkyvyys*, Muutoshistoria
  • Tutkimusinfrastruktuureihin liittyvät tiedot: Nimi*, lyhenne*, kuvaus, hankintapäivä, arvo, on HY:n ulkopuoliseen käyttöön, vastuuhenkilö, vastuuorganisaatio, yhteystiedot, luokittelut (tyyppi, tieteenalat, ESFRI, MERIL, HY infraohjelman luokitus)linkitetyt julkaisut, projektit, tutkimusaineistot, aktiviteetit, Näkyvyys*, Muutoshistoria
  • Käyttöoikeuksien haltijoiden tiedot: Nimi, Käyttäjätunnus*, Sähköpostiosoite*, Roolit ja roolien laajuus
  • Käyttöoikeutta hakevien tiedot: Etunimi*, Sukunimi*, Sukupuoli*, Lisätietoja, Sähköpostiosoite*, Yksikkö*, Hakemuksen käsittelyvaihe  
  • Ulkopuoliset organisaatiot: Organisaatiotyyppi, Organisaation toiminnan luonne, Yksikön nimi*, Lyhyt nimi, Vaihtoehtoiset nimet, ID tietolähteessä, Osoite (katuosoite, rakennus, huone, postinumero, kaupunki, maa), Puhelinnumero, Faksi, Sähköpostiosoite, Taloustiedot (pankkitili, yrityskoodi), Dokumentit, linkit, Muistiinpanot, Näkyvyys*, Muutoshistoria
  • HY.n ulkopuoliset henkilöt julkaisuissa ja projekteissa: Nimike, nimi, maa, sukupuoli, ulkopuolinen organisaatio, näkyvyys (aina ei-julkinen), muutoshistoria

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Henkilö-, käyttölupa-, organisaatiotiedot sekä täydentävän tutkimusrahoituksen myönnöt tuodaan kerran vuorokaudessa yliopiston muista tietojärjestelmistä. Tiedonsiirrossa luodaan uusia tietoja ja päivitetään olemassa olevia.
  • Mikäli henkilön tietoja ei ole saatavissa Tietovaraston kautta, henkilö itse hakee käyttöoikeutta https://tuhat.halvi.helsinki.fi/admin/vetuma-login kansalaisen tunnistamispalvelun kautta.
  • Henkilön antaessa yksiselitteisen kirjallisen luvan henkilötietojen käsittelyyn, henkilöprofiili voidaan myös luoda järjestelmään käsin.
  • Julkaisutietoja importoidaan säännönmukaisesti verkkotietolähteistä Web of Science, ArXiv, Arto, Fennica, Cab Abstracts.
  • Julkaisun viitetietojen lisäksi verkkotietolähteistä järjestelmä importoi  julkaisujen ulkopuoliset organisaatiot sekä HY:n ulkopuoliset kirjoittajanimet

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

  • Henkilöprofiilit ovat oletuksena julkisia http://www.helsinki.fi/tuhat.
  • Henkilö voi itse estää oman henkilöprofiilinsa tai minkä tahansa henkilöprofiiliinsa linkitetyn yksittäisen tiedon julkisen näkymisen.
  • Portaali julkaisee henkilö-, projekti- ja julkaisutietoja RSS-syötteenä, joka voidaan lisätä muihin verkkopalveluihin. Yliopiston julkisten verkkosivustojen julkaisuvälineessä verkkotoimittaja voi lisätä yksikön sivuille portaalin henkilö-, projekti- ja julkaisuluetteloiden RSS-syötteitä.
  • Automaattisena tiedonsiirtona julkaistaan Viikin kampuksen tiedekuntien tutkimusprojektit Maa- ja metsätalousministeriön Hankehaavissa www.hankehaavi.fi. Tiedot siirtyvät tutkimustietojärjestelmästä kirjaston avoimen datan palveluun ja sieltä edelleen Hankehaaviin
  • Yliopiston sisäisenä järjestelmien välisenä tiedonsiirtona siirtyy kerran vuorokaudessa julkaisujen viite- ja kirjoittajatiedot sekä tieto vastuullisen tutkijan asemasta. Tietovarasto siirtää tiedot edelleen Rapo-raportointijärjestelmän luettavaksi.
  • Opetusministeriölle siirretään kerran vuodessa julkaisujen viitetietoja sekä vierailutietoja tilastoina. Tiedot ladataan CSC:n KOTA-portaaliin. Ministeriö jakaa tiedot edelleen Tilastokeskuksen kanssa ja ne julkaistaan seuraavasti:

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilön hakiessa tutkimustietojärjestelmän käyttöliittymän kautta kansainvälistä henkilötunnistetta (ORCID), siirtyy ORCID:in palvelimelle http://orcid.org/  henkilön etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.

9. Rekisterin tai muun tietojärjestelmän suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

-

B. ATK-lla käsiteltävät tiedot

Luku- ja käyttöoikeudet perustuvat henkilön rooliin yliopiston tutkimustoiminnassa.

10 Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Tiedot voidaan tarkistaa joko julkisen portaalin kautta http://www.helsinki.fi/tuhat  tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen tuhat-info@helsinki.fi  tai puhelimitse +358 99 191 22000.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Virheelliset tiedot henkilö voi joko korjata itse tai pyytää korjaamista osoitteesta tuhat-info@helsinki.fi tai puhelimitse 09 191 22000.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä kaupalliseen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin tai henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.

 

 

  • No labels