Skip to end of metadata
Go to start of metadata

TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 21.5.2018.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Matematiikan opiskelijaryhmä Matrix ry
Matematiikan ja tilastotieteen laitos
Matrix ry
PL 68 Gustaf Hällströmin katu 2 B
00014 Helsingin yliopisto

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Yhdistyksen varapuheenjohtaja

3. REKISTERIN NIMI

Matrix ry:n jäsenrekisteri

4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja laillinen velvoite. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenten yhteys- ja jäsenyystietoja.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Jäsenrekisterissä luetellaan yhdistyksen jäsenistä seuraavat tiedot: täydellinen nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite, kotikunta, jäsenmaksukaudet ja yhdistykseen liittymisvuosi.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot jäsenrekisteriin merkitään jäsenen ilmoituksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, ilmoitetaan syntymäaika. Sähköpostiosoitetta ei tarvitse halutessaan antaa. Tiedot jäsenrekisterissä päivitetään jäsenyyden vahvistamisen yhteydessä tai jäsenen niin halutessa.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Tietoja voidaan käyttää yhdistyksen toiminnassa yhdistyksen hallituksen ja yhdistyksen sääntöjen määräämällä tavalla. Yhdistyslain 11 § 2 momentin mukaisesti kaikilla yhdistyksen jäsenillä on oikeus tutustua tietoihin kaikkien jäsenten nimestä, kotipaikasta ja jäsenyydestä. Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield -viitekehystä.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Manuaalinen aineisto
Manuaaliseen aineiston säilytys tapahtuu Helsingin yliopiston Matematiikan ja tilastotieteen laitoksen opiskelijahuoneessa olevassa yhdistyksen lukitussa kaapissa. Kaappiin on pääsy ainoastaan yhdistyksen hallituksen jäsenillä ja hallituksen erikseen nimeämillä henkilöillä. 

B. Sähköinen aineisto
Tietoja säilytetään Googlen pilvipalveluissa. Vastuu sähköisen aineiston säilytyksestä on rekisterin yhteyshenkilöllä (yhdistyksen varapuheenjohtaja). Yhteyshenkilö voi luovuttaa sähköisen rekisterin muille hallituksen jäsenille jäsentietojen tarkistamista varten. Googlen pilvipalveluiden käyttö tapahtuu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

10. TARKASTUSOIKEUS

Henkilötietolain 26 § mukaan jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

11. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT TIEDOT

Tietoja säilytetään kunnes rekisteröidyn jäsenyys yhdistyksessä päättyy. Jäsenyyden loputtua rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan jäsenyyden loppumishetkellä menneillään olevan kalenterivuoden loppuun mennessä.

  • No labels