Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 21.5.2018. Viimeisin muutos 22.5.2018.


1. REKISTERINPITÄJÄ

Matematiikan opiskelijaryhmä Matrix ry
PL 68 Gustaf Hällströmin katu 2 B
00014 Helsingin yliopisto


2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Matematiikan opiskelijaryhmä Matrix ry:n hallitus
matrix-hallitus@helsinki.fi


3. REKISTERIN NIMI

Matrix ry:n tapahtumarekisteri


4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumien organisointiin ja niiden maksuliikenteeseen liittyvien toimien mahdollistaminen.


5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Etu- ja sukunimi
*Sähköpostiosoite
*Puhelinnumero
*Tapahtuman maksutieto
*Erityisruokavalio
*Juomamieltymys
*Pöytäseuratoive
*Mahdolliset tapahtumakohtaiset lisätietokentät

(* Tähdellä merkittyjä kenttiä käytetään vain tarvittaessa.)


6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä kerätyt tiedot.


7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUVOUTUKSET

Tietoja ei luovuteta muille tahoille.


8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield -viitekehystä.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.


9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla, joiden käyttö tapahtuu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. 


10. TARKASTUSOIKEUS

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.


11. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).


12. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT TIEDOT

Yhdistysten kokousten sekä hallitusten kokousten pöytäkirjoja säilytetään kirjanpitolain luvun 2 §10 mukaan vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Muita tietoja säilytetään tapahtuman järjestämishetkenä meneillään olevan tilikauden tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kuitenkin enintään kuluvaa kalenterivuotta seuraavan kalenterivuoden huhtikuun loppuun saakka.

Poikkeus:

Mikäli rekisteröity on velkaa yhdistykselle eikä suorita velkaansa tilinpäätöksen vahvistamiseen mennessä, kirjataan tieto velasta tilinpäätökseen, jossa sitä yhdistyksiä koskevan kirjanpitovelvoitteen vuoksi säilytetään 10 vuoden ajan.

  • No labels