Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata


(Historian työpajassa 28.8.2017 käytetty versio + muistiinpanot (JF) molemmista työpajoista + muistiinpanot (MR) (& VT) 4.9.-työpajasta) (Historian työpajassa 4.9.2017 käytetty versio)

Muistiinpanot Historian DMP-työpajojen läpikäyntiä -kokouksesta 5.9.

OsioKysymysOhje (HY:n yleisohje) - ÄLÄ EDITOI TÄTÄ Lisäohje (Tuuliin 8.9. viety versio) - ÄLÄ EDITOI TÄTÄSaatua palautetta ja kommentteja version 8.9.2017 kehittämiseksi
Johdanto 

Miksi tutkimusaineistojen ja -datan hallinta ja hallinnan suunnittelu on tärkeää?

Tutkimusaineiston ja -datan hallinta sekä sen suunnittelu (Data Management Plan, DMP) on olennainen osa hyviä tutkimuskäytäntöjä. Ennen tutkimusprojektin alkua hyvin suunniteltu aineistonhallinta auttaa sinua välttymään monilta odottamattomilta ongelmilta.

Aineistonhallintasuunnitelma auttaa:

  • pienentämään aineistojen ja datan katoamisen riskiä,
  • säästämään aikaa ja rahaa,
  • täyttämään rahoittajien vaatimukset ja seuraamaan organisaation aineistonhallintapolitiikkaa,
  • pitämään yllä ja turvaamaan aineiston eheyden.

Selkeästi laadittu aineistonhallintasuunnitelma auttaa jo ennalta selvittämään monimutkaisia omistajuus- ja käyttöoikeuskysymyksiä. Hyvä suunnittelu tukee myös avoimen tieteen toimintatapaa edistäen uusien keksintöjen syntymistä ja tuloksellista yhteistyötä.

Tutkimusaineiston hallintasuunnitelmassa data ymmärretään laajasti ja se pitää sisällään:

  • tutkimusaineiston (myös fyysiset objektit ja artefaktit)
  • tutkimuksen lähdemateriaalin (esimerkiksi monimuotoinen arkistomateriaali)
  • tutkimuksen aikana tuotetun datan (kuten digitoidut kopiot em. fyysisistä artefakteista)
  • eri menetelmillä kerätyn datan (kuten kyselyt, haastattelut, mittaukset, arvioinnit, kuvantamismenetelmät yms.)
  • järjestetyt kokoelmat
  • aineiston koodaus, luettelointi, jäsentely ja kommentointi eri tasoilla
  • analysoidun datan eri versiot
  • fyysiset ja elektroniset laboratoriopäiväkirja
  • lähdekoodit ja ohjelmistot

Suunnitelmassa kuvataan kuinka tutkimusaineistoja hallitaan sekä koko tutkimusprojektin ajan että projektin aktiivivaiheen jälkeen. Huono aineistonhallintasuunnitelma on liian usein syynä siihen, että aineistoa ei voi jakaa tai käyttää uudelleen tutkimuksessa, opetuksessa tai oppimisessa. 

Aineistonhallintasuunnitelma on elävä dokumentti, jota on päivitettävä tutkimusprojektin edetessä.

Aineistonhallintasuunnitelman on noudatettava FAIR-periaatteita. Niiden mukaan datan pitää olla löydettävissä (findable), avointa (accessible), yhteentoimivaa (interoperable) ja uudelleen käytettävissä (reusable).

Onnea aineistonhallintaan ja hallinnan suunnitteluun!

Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000.

Tämä on historian alalle suunniteltu lisäohje, jota luetaan Tuulissa olevan HY:n yleisohjeen kanssa rinnakkain. Tähän ohjeeseen ei siis ole kopioitu kaikkia yleisohjeessa esitettyjä hyviä käytäntöjä ja vinkkejä.

Aineistonhallintasuunnitelmaa voi ajatella tutkimussuunnitelman lukuna, joka syventää mm. tutkimusmenetelmien kuvausta tutkimusdatan hallinnan näkökulmasta.

Hyvässä aineistonhallintasuunnitelmassa:

  • tuodaan esiin datanhallinnan tärkeimmät haasteet ja riskit.
  • oma tutkimusaineisto kuvataan ainutlaatuisena ja arvokkaana.

Rahoittajien vaatima aineistonhallintasuunnitelma on tiivis. Kiinnitä huomiota suunnitelman selkeyteen, rakenteeseen ja luettavuuteen. Suositeltavia esitystapoja ovat luettelot ja taulukot.

Työpajan 4.9. päätteeksi Anu L. toivoi ohjeiden tulevan vielä kuluvan viikon päätteeksi Tuuliin. Jari lupasi hoitaa perjantaina 8.9. tässä taulukossa esitetyn version Tuuliin. Päivitetään Tuuliin myöhemmin uusi versio, kun on ensin kerätty palautetta jo julkaistusta. (SN)

Katja Fältin kommentit saatu 7.9. ja tein ehdottamansa muutokset ja korjaukset. Yleiskommenttina: "Ei mitään suuria huomioita ja pari kommenttia liittyy lähinnä makuasioihin. 
 Pääsääntöisesti ohje näyttää minusta oikein hyvältä ja asioita selventävältä!" (SN)

Kyllä, erinomaista! (MO)

General Description of Data

1.1 What kinds of data are collected or reused?

 

 

Millaista aineistoa kerätään tai uudelleen käytetään?

Kuvaile, millaista aineistoa käytät, keräät ja tuotat projektissasi. Kuvaile lyhyesti myös menetelmät, joilla keräät tutkimusdataa: esim. kyselyt, haastattelut, tapaustutkimus, havainnointi, mittaaminen, koneet tai laitteet, laboratoriotyöt, ohjelmointi.

Selosta lyhyesti, minkä tyyppistä dataa käytät ja millaista dataa odotat syntyvän, esim. taulukkoja, tekstiä, kuvia, valokuvia, videoita, tilastoja, diagrammeja, kemiallisia tai fysikaalisia reaktioita, fysikaalisia näytteitä, sarjoja, koodeja, mallinnuksia, meta-analyysejä.


Hyviä käytäntöjä

  • Metodit, koejärjestelyt ja datan sisältö kuvataan tutkimussuunnitelmassa mahdollisimman tarkasti. Aineistonhallintasuunnitelmassa voit tarvittaessa viitata tutkimussuunnitelman tarkempiin kuvauksiin.
  • Erottele selvästi nyt tuotettu data aikaisemmin tuotetusta.
  • Käyttämällä aiemmin kerättyjä tai muiden tuottamia aineistoja voit välttää päällekkäisen työn tekemistä tai laajentaa aineistojen määrää tutkimuksessasi.

Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000.


Suosituksia

Aineiston keräysmenetelmiä ovat myös tiedonhaku, digitointi sekä aineistonkuvailu- ja luokittelu.

Historian alalla syntyviä tutkimusaineistoja ovat mm.

  • Kuvat esineistä
  • Digitoidut käsikirjoitukset
  • Itse valokuvatut arkistoasiakirjat
  • Digitoidut sanomalehdet
  • Aineistojen metadata eli kuvailut ja luokittelut
  • Muistiinpanot
  • Haastatteluiden äänitteet ja videot
  • Aineistotietokanta

Keskity suunnitelmassa siihen osaan aineistoa, joka syntyy tutkimuksessasi. Esim. arkistojen tai muiden organisaatioiden säilytys- ja järjestämisvastuulla olevasta aineistosta riittää vain lyhyt maininta. Erottele suunnitelmassa selvästi nyt tuotettava tutkimusaineisto aikaisemmin tuotetusta. Mikäli esität aineistot taulukkomuodossa, voit lisätä samaan taulukkoon oman sarakkeensa myös seuraavassa kohdassa kysyttävillä tiedostomuodoille.



Onkohan esim. Atlas-ohjelmalla tapahtuva kvalitatiivisen aineiston koodaus aineiton luokittelua vai pitäisikö se mainita erikseen. Tätä on tehnyt ainakin Jukka Kortti Valtsikan mediahistoriassa (ks. http://www.hamk.fi/verkostot/kudos/tutkiva-toiminta/Documents/HAMK_15_Tietokoneohjelman_kaytto_apuna.pdf) (vrt. 2.1)
Aineistotietokanta – mietin pitäisikö tähän lisätä esim. Refworksissä tai Mendeleyssä olevat sitä kautta kootut viitetietokannat? Tutkija ehkä ajattelee tässä vain itse Exceliin tehtyjä tiedostoja tms. (MR) - > TO DO


Tiedostomuotojen yhdistämisen jo tähän 1.1-kysymyksen yhteyteen voisi olla myös HY:n yleisohjeen puolella.


1.2 What file formats will the data be in?

 

Mitä tiedostomuotoja käytetään?

Valitsemasi tiedostomuoto on tärkeä tekijä aineistojen avoimuuden ja uudelleenkäytön kannalta. Datan formaatti ja sen luomiseksi käytetty ohjelma ovat useimmiten yhteydessä siihen, miten data on kerätty ja analysoitu. Kun tutkimusdata on valmis arkistoitavaksi, se kannattaa muuttaa standardoituun, avoimeen ja yleisesti käytettyyn muotoon.

Hyviä käytäntöjä

  • Suosi avoimiin standardeihin perustuvia ohjelmistoja ja tiedostomuotoja, mahdollistaaksesi aineiston uudelleenkäytön, yhteentoimivuuden ja jakamisen.
  • Luettele aineistojen tiedostomuodot: esim. .xls, .xlsx tai .csv (excel-taulukot), .doc, .docx tai .txt (teksti/word-dokumentit), .mp4 (videot) ja niin edelleen.
  • Kuvaile myös käytettyjen tiedostomuotojen avaamiseen tarvittavat ohjelmat.

Lisäopastusta

Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000.

 

Suosituksia

Historian alalla syntyviä tutkimusaineistojen tiedostomuotoja ovat mm.

  • Kuvat esineistä: .tiff
  • Digitoidut käsikirjoitukset: .tiff, .txt
  • Itse valokuvatut arkistoasiakirjat: .tiff
  • Digitoidut sanomalehdet: .tiff, .jpg
  • Aineistojen metadata eli kuvailut ja luokittelut: .txt, .docx, .xlsx
  • Muistiinpanot: .docx, txt
  • Haastatteluiden äänitteet ja videot: .mp4
  • Aineistotietokanta: .accdb


Aiheesta lisää

Hämäävää, että ensin sanotaan että suosi avoimiin standardeihin perustuvia ohjelmia ja tiedostomuotoja ja seuraavaksi sanotaan: ” Luettele aineistojen tiedostomuodot: esim. .xls, .xlsx tai .csv (excel-taulukot), .doc, .docx tai .txt (teksti/word-dokumentit), .mp4 (videot) ja niin edelleen.” eli ensin puhutaan avoimista tiedostomuodoista, mutta esimerkit ovat enimmäkseen ei-avoimien ohjelmistojen tiedostomuotoja. Ainakin minulle tulee avoimista muodoista mieleen Open Office ja vastaavat. (MR, SN komppaa) - > TO DO!

Ym. hoidettavissa kuntoon pienellä säädöllä. Ensin sanotaan, että suosi, mutta sitten todetaan, että hyväksyttyjä muotoja ovat myös eräät kaupalliset ja suljetut tiedostotyypit ja ohjelmistot. (MO)

Tähän voisi pyytää kommentteja myös Villeltä ja Petteriltä. Heillä voisi olla näkemystä formaateista. (JF)

Documentation and Quality2.1 How will the data be documented?


Miten aineisto dokumentoidaan?

Aineiston dokumentaatiossa (eli kuvailutiedoissa) selitetään käytetyt termit, muuttujien nimet, koodit ja lyhenteet. Mieti, mitä informaatiota tarvitaan datan löytämiseen, käyttöön ja tulkintaan tulevaisuudessa. Kuvaile myös dataan liittämäsi dokumentit, esim. readme.txt -tiedosto, koodikirja, kyselylomake.

Metadata tarkoittaa jäsennetyssä, standardoidussa muodossa esitettyä tietoa esim. aineiston käyttötarkoituksesta, alkuperästä, sijainnista, tekijästä, avoimuudesta ja käyttöehdoista.

Hyviä käytäntöjä

  • Kuinka data järjestetään projektin aikana? Kuvaile mm. tiedostojen nimeämiskäytännöt, versionhallinta ja kansioiden rakenne.
  • Tarkista, mitä vaatimuksia tutkimusalasi data-arkistoilla ja -repositoriolla on metadatalle tai mitä metadataformaattia kyseinen arkisto käyttää.
  • Tutkimusprojektin alussa et ehkä vielä tiedä, mitä metadatastandardeja tarkalleen tulet käyttämään. Aineistonhallintasuunnitelmaan voi tässä tapauksessa kirjata esimerkiksi, että aineisto kuvaillaan huolellisesti ja sopivia metadatastandardeja käytetään aina kun mahdollista. 

Lisäopastusta

Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000.

 

Suosituksia

  • Laadullisessa tutkimuksessa ja mm. historian alalla aineiston kuvailuun ja analysointiin käytetyt termit, muuttujat, koodit ja lyhenteet syntyvät usein vasta tutkimuksen tuotteena, eikä niitä ole olemassa vielä suunnitelman kirjoitusvaiheessa. Näin ollen voit viitata tutkimussuunnitelman kohtaan, jossa kerrot tarkemmin tutkimusprosessista ja esimerkiksi laadullisen tutkimuksen analyysimenetelmistä. Tässä tapauksessa voit ennakoiden kuvata tulevan tutkimusprosessin laadullisia piirteitä.
  • Pyri kirjaamaan auki mahdollisimman selkeästi ja ytimekkäästi myös, miten kuvailet tutkimuksesi tuotteena syntyvän, arkistoitavan aineiston ja datan.
  • Kuvailutiedot kannattaa tallentaa erilliseksi tiedostoksi, joka on luettavissa myös ilman aineistoa. Esimerkiksi ottamiesi valokuvien metatiedot voit tallentaa Excel-taulukkoon, josta selviää ainakin kuvaaja, kuvausaika ja -paikka sekä muut kohteen tunnistamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
  • Mikäli käytät lähteinä arkistoaineistoa, esimerkiksi kirjeitä tai käsikirjoituksia, tee viittaukset lähdeluetteloon tieteenalasi vaatimuksia huolellisesti noudattaen. Tämän lisäksi kerro tässä kohdassa, miten kuvailet omaan kokoelmaasi keräämäsi aineiston. Esimerkiksi mikäli olet kuvannut tai kopioinut arkistoaineistoa tutkimuskäyttöön, kerro miten dokumentoit luomasi aineistokokonaisuuden.
  • Laadullisen aineiston lajittelu, luokittelu ja kuvaaminen selostetaan aineiston dokumentoinnin yhteydessä.


Aiheesta lisää

OTIN TÄMÄN MAININNAN POIS TÄSTÄ - SE KUULUU PIKEMMINKIN KOHTAAN 1.1 VAI KUULUUKO ITSE ASIASSA TUTKARIN PUOLELLE? (MO)

"Historiantutkimuksessa (kuten myös erilaisissa arkisto- ja museotutkimuksissa) aineistoa kerätään tyypillisesti useammasta eri paikasta. Eri paikat (arkistot, museot, yksityisarkistot) on syytä merkitä muistiin. Hyvä ja tiivis esitystapa näistä eri lähdeaineistojen sijanneista on taulukko."


2.2 How will the consistency and quality of data be controlled and documented?

Miten aineiston eheys ja laatu varmistetaan ja dokumentoidaan?

Datan laadunvalvonta takaa, että tietoa ei katoa eikä sitä tutkimusprojektin aikana vahingossa muuteta. Laadunvalvonta kuuluu kaikkiin työvaiheisiin, joita ovat mm. datan kerääminen, tallentaminen, digitointi, tarkistaminen ja niin edelleen.


Hyviä käytäntöjä

  • Selitä, miten käytetyt tiedonkeruumenetelmät vaikuttavat aineiston laatuun. Dokumentoi aineiston kerääminen yksityiskohtaisesti.
  • Laadunvalvonta voi tarkoittaa mm. standardoituja havainnointimenetelmiä ja -käytäntöjä, selkeää ohjeiden ja menettelytapojen kirjaamista, moninkertaista mittaamista, havainnointia ja näytteidenottoa sekä mittausvälineiden kalibrointia.


Lisäopastusta

Aineiston laatu ja eheys (ENG)


Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000.

Suosituksia

  • Historian alalla osa aineiston laadunvarmistusta liittyy kiinteästi aineistonkeruumenetelmiin. Tämä osio on syytä kirjata tutkimussuunnitelman kohtaan, jossa esitellään aineistot suhteessa näihin menetelmiin; esimerkiksi historiallisen metodin aukikirjoittaminen, tutkimuksessa tarkastellun aineiston valintaprosessi ja siihen liittyvät suunnitelmat.
  • Pyri tässä kohdassa kuvaamaan, miten aineistosi laatu säilyy, eli esimerkiksi miten varmistat sen, että muistiinpanosi arkistoaineistosta ovat johdonmukaisia, haastatteluaineiston merkitys ei muutu ääni- tai videotiedostojen litteroinnin yhteydessä ja niin edelleen.
  • Historiantutkimuksessa lähdekritiikki on myös osa laadunvarmistusta.
  • Jos aineistosi muodostuu kuva- ja äänitiedostoista, huolehdi, että ne ovat riittävän tasokkaita ja tallennettu tarpeeksi korkealla resoluutiolla. Laadukkaista tiedostoista on helppo tehdä kopioita, jotka voi pakata pienemmiksi käyttötarkoituksen mukaan.



 
Storage and Backup

3.1 How will the data be stored and backed up? 

Miten aineisto tallennetaan ja varmuuskopioidaan?

Kerro, miten aiot tallentaa ja varmuuskopioida tutkimusdatasi projektin aikana. Huomaa, että datan säilyttäminen projektin jälkeen kuvataan tarkemmin kohdassa 5.

Mieti, kuka on vastuussa datan suojaamisesta ja varmuuskopioinnista. Jos projektissasi on mukana useita tutkijoita, luo suunnitelma yhdessä heidän kanssaan ja varmista, että tiedostot siirtyvät turvallisesti osallistujien välillä.

Hyviä käytäntöjä

  • On suositeltavaa käyttää Helsingin yliopiston Tietotekniikkakeskuksen ylläpitämiä tallennuspalveluita. 
  • Selvitä, onko projektillasi riittävästi tallennuskapasiteettia, vai tarvitsetko maksullisia lisäpalveluita.
  • Muista kertoa suunnitelmassa, että aiot eritellä aineistonhallintakulut budjetissa.
  • Jos tarvitset lisää levytilaa, ota yhteyttä Helsingin yliopiston Helpdeskiin.
  • Ulkopuolisten tarjoamia pilvipalveluita (esim. Google drive) kannattaa käyttää harkiten ja varmistua siitä, ettei datasi sisällä arkaluonteista aineistoa.

Lisäopastusta

Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000.

Suosituksia

  • Fyysisen arkistoaineiston osalta voit mainita sen organisaation, joka on tutkimastasi fyysisestä kokoelmasta vastuussa.
  • Keskity tässä osiossa kuvailemaan erityisesti tutkimustasi varten itse keräämäsi ja projektissasi tuottamasi aineiston ja datan säilytys. Näitä voivat olla esimerkiksi arkistossa ottamasi valokuvat ja tekemäsi muistiinpanot. (HUOM! Jaottelu aiemmin olemassa olevaan ja itsetuotettuun on hyvä olla mainittuna jo kohdassa 1.1 - voit tässä viitata siis tuohon ensimmäisessä kysymyksessä muotoilemaasi jaotteluun.)
  • HY:n Z- ja P-verkkolevyt ovat päivittäin varmuuskopioituja tallennuspaikkoja, joissa tiedot pysyvät HY:n konesaleissa Suomessa. Z-levy on henkilökohtainen, ja sen tallennustila on pieni. P-ryhmälevy soveltuu ryhmäjakoihin, ja sinne mahtuu paljon enemmän dataa.
  • HY:n Office 365:n OneDrive for Business on suositeltava tiedon pilvitallennus- ja jakopaikka, ellei käyttösäännöistä ja etenkin O365-palvelun käyttöehdoista löydy estettä käytölle. Tallennustila on 1 teratavu, korkeintaan 20 000:n tiedoston synkronisointi työasemalla. - Tiedostomäärällä on väliä esim. valokuvakokoelman kanssa.
  • Käyttöehdot kannattaa lukea! Datan omistaja voi joutua oikeudelliseen vastuuseen mahdollisista rikkomuksista.
  • Monilta osin historian alan aineistojen tallennus ja varmuuskopiointi eivät eroa yleisestä ohjeesta. Lue HY:n yleisohje huolellisesti!

Aiheesta lisää

  • Eduunin ohjeet pilvipalveluiden käytöstä.

Oikeastaan tarvitsisi muokata koko HY:n ohjetta, jos haluttaisiin hälventää epätietoisuutta käytännön ratkaisuista ja kertoa tarkemmin hyvistä käytänteistä! Nyt keskitytty täydentämään lisävinkkiosiota, kuten (ymmärtääkseni) sovittiin. Muutokset (kolme viimeistä palluraa) luetettu ja hyväksytetty Petterillä. -VT 6.9.2017

Voidaanko sanoa kuten vikassa pallurassa nyt on, eli: "Datan omistaja voi joutua oikeudelliseen vastuuseen mahdollisista rikkomuksista."? -VT

Kyllä minusta voidaan. Poistin tosin sanan "todella" siitä ed. virkkeestä. (SN) - hissan osalta DONE


3.2 How will you control access to keep the data secure?

Miten aineiston käyttöoikeuksista ja pääsynhallinnasta huolehditaan?

Laadi lyhyt aineiston turvallisuussuunnitelma, jossa kuvaat, miten haet, käsittelet ja tallennat dataa turvallisesti. Säilytä tutkimusaineistosi turvallisesti koko tutkimusprojektin ajan ja määritä, kenellä on pääsy aineistoihin ja mihin niitä saa käyttää. Aineistojen luovuttaminen muiden käyttöön voi olla lainvastaista. Aineistoihin pääsynvalvonta tulee aina suhteuttaa aineistojen tyyppiin ja vaadittuun luottamuksellisuuden tasoon.

Hyviä käytäntöjä

  • Helsingin yliopiston tietotekniikkakeskuksen tarjoaman henkilökohtaisen tai jaetun verkkolevytilan käyttö mahdollistaa aineiston käyttöoikeuksien hallinnan ja automaattisen varmuuskopioinnin.

Lisäopastusta

Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000.
 

 

Suosituksia

  • Fyysisten aineistojen kohdalla pääsynhallinta tarkoittaa mm. lukittuja kaappeja ja työhuoneita.
  • Ryhmälevyillä tietoon on tyypillisesti kaikilla käyttöoikeudet saaneilla yhtäläinen pääsy. Joissain pilvipalveluissa taas tiedon alkuperäisellä jakajalla saattaa olla ainoana täydet hallinnointioikeudet tietoon. Kun käyttäjän tili häviää, pääsy tietoihin saattaa myös hävitä, ellei asiaan ole kiinnitetty huomiota jo ennalta.
  • Varsinkin suojaamattomissa langattomissa verkoissa (esim. HUPnet, monet julkiset verkot, kahvilat) liikkuessa tietoliikenne kannattaa salata luvattomalta käytöltä VPN-yhteydellä esimerkiksi yliopistolaisille ilmaisen Pulse Secure -ohjelmiston avulla. Lisätietoja Helpdesk-sivustolta.

Aiheesta lisää

  • Eduunin ohjeet pilvipalveluiden käytöstä.
 
Ethics and Legal Compliance

4.1 How will ethical issues be managed?

Miten eettiset kysymykset huomioidaan?

Kuvaile, miten aiot noudattaa eettisiä standardeja ja relevanttia lainsäädäntöä. Eettiset kysymykset on otettava huomioon koko tutkimuksen elinkaaren ajan; projektin suunnittelusta julkaisemiseen samoin kuin datan mahdollisen uudelleen- ja jatkokäytön näkökulmasta. Esimerkiksi tutkittavien informointia edellytetään lähes kaikilla tutkimusaloilla; erityisesti ihmistieteissä. Mikäli aineistosi sisältää henkilötietoja tai arkaluonteista tietoa, kuvaile, kuinka varmistat riittävän yksityisyyden suojan ja tutkimusaineiston anonymisoinnin.

Hyviä käytäntöjä

  • Tarkista edellytetäänkö tutkimukseltasi eettistä ennakkoarviointia (ks. Tutkimuksen eettinen arviointi Helsingin yliopistossa).
  • Mikäli tutkimusprojektillesi vaaditaan eettinen ennakkoarviointi, kuvaile aineistonhallintasuunnitelmassasi, miten aiot noudattaa vaadittua protokollaa (esimerkiksi miten henkilötiedot tai arkaluonteiset tiedot poistetaan aineistosta ennen sen avaamista, tai miten aineistoon pääsyä rajoitetaan).

Lisäohjeita

Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000.

 

Suosituksia

  • Jos anonymisoit aineistoasi, laadi käyttämistäsi menetelmistä kirjallinen suunnitelma. Huolehdi myös aineistotiedostoihin liittyvistä taustamateriaaleista, että niihin ei jää tuhottavia tai anonymisoitavia tunnisteita (esim. tutkittavien yhteystietoja). Kerro tästä aineistonhallintasuunnitelmassasi.
  • Aineistojen anonymisoinnin yhteydessä on tarkastettava, että arkistoitavat tiedostot eivät sisällä henkilöiden tunnistamisen mahdollistavaa piilotettua teknistä metadataa. (Ks. FSD)
  • "Historian ja kulttuurintutkimuksessa voi olla sekä tutkimuksellisesti että eettisesti perusteltua esittää tutkimusteksteissä tutkittavat omilla nimillään. Myös asiantuntijahaastatteluihin perustuva tutkimus voidaan tehdä ja julkaista niin, että tutkittavien nimet sisältyvät myös aineiston pohjalta julkaistaviin tuloksiin. Nimitietojen sisällyttämisestä tutkimusjulkaisuihin tulee sopia tutkittavien kanssa kirjallisesti." (FSD)

Aiheesta lisää

 

4.2 How will ownership, copyright and Intellectual Property Right (IPR) issues be managed?

Miten omistajuus-, tekijänoikeudelliset ja immateriaalioikeuksiin liittyvät asiat on otettu huomioon?

Kerro kuka omistaa tutkimusaineistot ja kenellä on oikeus hallinnoida niiden käyttöoikeuksia. Mikäli käytät kolmannen tahon keräämiä tai tuottamia tutkimusaineistoja tai dataa, huomioi tekijänoikeuskysymykset sekä aineiston käyttöä mahdollisesti rajoittavat lisenssit. Nämä seikat on hyvä selvittää jo tutkimusprojektin suunnitteluvaiheessa. Mikäli omistajuuskysymystä ei ole otettu huomioon ennen tutkimusprosessin alkua, aineistojen jakaminen ja uudelleenkäyttö saattavat myöhemmin osoittautua mahdottomiksi.

Hyviä käytäntöjä

  • ”Vastuulliset tutkijat vastaavat siitä, että tutkimuksessa syntyvien aineistojen omistus- ja käyttöoikeuksia koskevat sopimukset tehdään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, soveltuvin osin ennen tutkimushankkeen alkua” [Helsingin yliopiston tutkimusdatapolitiikka].
  • Ota huomioon rahoittajatahon, tutkimusorganisaation tai laitoksen tekijänoikeuspolitiikka ja muut immateriaalioikeudet.
  • Tutkimusprojektin aikana tuotetut tutkimusaineistot, lähdekoodit ja ohjelmistot suositellaan avaamaan uudelleenkäytön mahdollistavalla Creative Commons, GNU, MIT tai muulla tähän soveltuvalla lisenssillä. Avoimen tieteen periaatteiden mukaisesti Creative commons -lisensseistä suositellaan valittavaksi CC-Nimeä -lisenssi (CC-BY).

Lisäohjeita

Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000.

Suosituksia

  • Jos keräät aineistoa kotimaan ulkopuolella, on hyvä ottaa huomioon aineiston tuleva saatavuus myös näissä kohdemaissa.
  • Myös mahdolliset arkistojen ja museoiden kanssa tehdyt sopimukset on syytä arkistoida ja mainita tästä myös aineistonhallintasuunnitelmassa.

Aiheesta lisää

 
Data-Sharing and Long-Term Preservation

5.1 How, when, where and to whom will the data be made available?

Miten ja koska aineisto on muiden hyödynnettävissä?

Kerro, miten tutkimusaineistosi jaetaan. Kerro aineistojen jakamisesta tutkimusprosessin aikana sekä/tai pian sen päättymisen jälkeen. Huomaa, että tallennus ja varmuuskopiointi tutkimusprojektin aikana kuvataan tarkemmin kohdassa 3. Jaatko koko aineistosi vai vain osan siitä? Miten avoimesti/rajatusti aineisto jaetaan? Kuinka pian tutkimuksen päättymisen jälkeen aineistosi jaetaan? Julkaisun ja datan linkittäminen lisää tutkimuksesi ymmärrettävyyttä ja luotettavuutta. Mikäli et avaa tutkimusaineistojasi tai osia siitä muiden tutkijoiden käyttöön, sinun pitää perustella päätöksesi.

Hyviä käytäntöjä

  • ”Helsingin yliopiston piirissä tuotettu, julkaistuihin tutkimustuloksiin liitetty tutkimusdata on lähtökohtaisesti yhteiskäyttöistä ja avointa. Aineiston löydettävyydestä ja viitattavuudesta on huolehdittava.” [Helsingin yliopiston tutkimusdatapolitiikka]
  • Valitse mahdollisimman varhaisessa vaiheessa sopivat data-arkistot, repositoriot ja datapankit aineistojesi jakamista ja säilytystä varten. Näin säästyt mahdollisilta ikäviltä yllätyksiltä tallennusvaiheessa.
  • Valitse pysyviä tunnisteita käyttävä data-arkisto, repositorio tai datapankki, jolloin aineistot saavat pysyvän linkin (esim. DOI, URN).
  • Aineistojen jakamista voi estää tai rajoittaa esimerkiksi
    •  tietojen luottamuksellisuus, liikesalaisuudet tai omistajuuteen liittyvät asiat (lisenssit, tekijänoikeudet).
    • datan avaaminen vaatii kohtuuttomasti työtä.

Lisäohjeita

Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000.

Suosituksia

  • Tämän kysymyksen osalta historian alan käytännöt eivät eroa yleisestä ohjeesta. Lue HY:n yleisohje huolellisesti!


 Oliko tästä deletoitunut jotain vai poisttettu syystä, että HY:n yleisohje on itse asiassa kattava? Se mitä palsussa arkistoitavan aineiston valinnasta ja jaottelusta vastuullisesti kuratoituun arkistoon, julkaiseminen (esim. data journal) ja julkiseksi saattaminen tai vain aineiston metadata tulevat käsiteltyä seuraavassa kohdassa 5.2 (MO)

5.2 How and where will the data with long-term value be made available?

Miten pitkäaikaissäilytettävää aineistoa voi hyödyntää?

Tämä kysymys eroaa edellisestä, koska pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan säilytystä, jossa taataan aineiston säilyminen käyttökelpoisena ja ymmärrettävänä kymmeniä, jopa satoja, vuosia. Edellinen kysymys taas koskee lyhyen aikavälin säilyttämistä ja jakamista.

Digitaaliset aineistot eivät säily vuosikymmeniä muuttumattomina, tallennusmedia haurastuu ikääntyessään ja muuttuu vähitellen käyttökelvottomaksi. Aineistoja voi olla myös vaikea paikallistaa ja käyttää. Pitkäaikaissäilytyssuunnitelman avulla varmistat, että tutkimusaineistosi ovat löydettävissä, ymmärrettävissä, saatavilla ja käytettävissä myös tulevaisuudessa.

Arvioi, millä osalla tutkimusaineistoasi on pysyvää arvoa, jonka vuoksi se kannattaa pitkäaikaissäilyttää (yli 15 vuotta). Kuvaile aineistonhallintasuunnitelmassasi, missä tämä aineisto säilytetään ja miten sen käyttö mahdollistetaan.

Hyviä käytäntöjä

  • Jos tutkimusprojektisi on vielä alkuvaiheessa etkä osaa vastata tähän kysymykseen, kerro syyt.
  • Tarkista julkaisuarkistojen ja datapankkien valintaan ja käyttöön liittyvät suositukset, joita tutkimusrahoittajat, tieteenala tai kansalliset tahot ovat antaneet.

Lisäohjeita

Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000.

Suosituksia

    • Historian alalla sertifioituja ja palveluita tarjoavia kotimaisia arkistoja ovat Tietoarkisto (FSD) ja Kielipankki (Fin-Clarin).
    • Useat tutkimusrahoittajat, kuten Suomen Akatemia ja Koneen säätiö, suosittelevat rahoittamiensa tutkimusten aineistojen arkistointia Tietoarkistoon. Tietoarkisto on myös kansainvälinen toimija ja CESSDA ERIC:in (Consortium of European Social Science Data Archives) partneri.
    • Kielipankki ottaa vastaan myös audiovisuaalista aineistoa. FIN-CLARIN on osa eurooppalaista CLARIN ERIC -konsortiota, joka pyrkii myös kansainvälisesti luomaan digitaalisille ihmistieteille yhteistä tutkimusinfrastruktuuria.


 Aiemmassa versiossa oli:

  • "Tässä kohdin on hyvä tuoda selkeästi esille aineiston arvo ja ainutlaatuisuus. On hyvä eritellä mikä osa aineistosta on erityisen arvokasta ja siksi pitkäaikaissäilyttämisen arvoista.
  • Arvoa kannattaa hetkuttaa, vaikka ei olisikaan (vielä) tiedossa mihin aineisto arkistoidaan tutkimuksen jälkeen."
    Tätä kohtaa Katja Fält kommentoi:

"Jotenkin tämä hieman särähti korvaan. Ehkä tässä korostetaan liikaa jonkinlaista erityislaatuista arvoa. En oikein osaa pukea sanoiksi, mitä ajan takaa. Mutta siis ikään kuin tässä pyrittäisiin nostamaan tietyt aineistot toisten yläpuolelle (mikä ei varmasti ole tarkoitus). Toki tutkija joutuu aina kriittisesti arvioimaan, onko hänen omassa aineistossaan osia, jotka soveltuvat paremmin pitkäaikaissäilyttämiseen kuin toiset, mutta ehkä siitä ei tarvitse tehdä näin selkeästi arvokysymystä. Onko aineisto, jota ei säilytetä pitkäaikaisesti, vähemmän arvokasta?"

Poistin em. bulletit, koska asia on jo (neutraalimmin) esillä perusohjeessa. (SN)



5.3 Have you estimated costs in time and effort to prepare the data for preservation and sharing?

Miten pitkäaikaissäilytyksen ja jakamisen kustannukset otetaan huomioon?

Tutkimusaineistojen jatkokäyttö toisille tutkijoille mahdollistuu, kun ne saatetaan käyttökelpoiseen formaattiin ja kuvaillaan tarkasti. Tämä vaatii aikaa ja resursseja ohjelmistojen ja laitteiden hankintakustannuksina sekä henkilöstökuluina. Lue aineistonhallintasuunnitelmasi läpi ja varmista, että olet lisännyt budjettiin riittävästi rahaa palkkoihin, välttämättömiin laitteisiin, ohjelmistoihin ja tarvittaviin palveluihin.

Hyviä käytäntöjä

  • Mieti, tarvitsetko lisää tietokoneita, laskentakapasiteettia tai muita maksullisia resursseja datanhallintaan, analysointiin tai säilyttämiseen. Arvioi niistä koituvat lisäkustannukset.
  • Mieti, miten aineistonhallinnan vastuu ja kustannukset jaetaan eri tahojen kesken yhteishankkeissa.

Datatuki auttaa aineistonhallintaan ja sen suunnitteluun liittyvissä ongelmissa. Ota yhteyttä researchdata@helsinki.fi TAI puh. 02 941 23000

 

Suosituksia

  • Tämän kysymyksen osalta historian alan käytännöt eivät eroa yleisestä ohjeesta. Lue HY:n yleisohje huolellisesti!



 


Save

Save

  • No labels