FAQ for the TUHAT users at the Department of Computer Science

Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Applicability for any other TUHAT users is not guaranteed.

The University wiki page on Tuhat (data entry, portal, instruction manuals, etc.)

Please set English as your Default submission language (Tallennuskieli)! This will make sure that the data is included in the material that is later given to the evaluators. Set the language by login into tuhat https://tuhat.halvi.helsinki.fi, then in the upper bar select your user name, a popup window will appear.

You can set the actual user interface language to anything you like, it has a separate setting.

Sisällys/Contents

Suomeksi

Yleistä

En pääse käyttämään Tuhatia

Pure (syöttö) pitäiis olla käytettävissä myös HY:n verkkojen ulkopuolelta. )Aikaisemmin piti käyttää HY-VPN:ää, jotta pääsisi syöttämänn ja lukemaan tietoja. Lisää HY-VPN:stä tässä: http://www.helsinki.fi/atk/yhteydet/koti_etayhteydet.html)

Portaali näkyy myös ulkopuolelta.

Käyttöliittymän kieli/syötön kieli

Kannattaa valita ainakin tallennuskieleksi englanti (Pure-käyttöliittymän yläpalkin käyttäjätunnus-valikosta löytyvästä popup-ikkunasta). Monet asiat joutuu itse kääntämään, esim tutkimusryhmän nimen, konferenssijulkaisun nimen, jne. Jos syöttökieleneä on englanti, niin ainakin englanniksi tulostetut raportit ovat sitten täydellisiä.

Huom: pidä tallennuskieli englantina myös suomenkielisille aktiviteeteille, joista et tee erikseen käännöksiä englanniksi. Tallennuskieli toimii TUHATissa kuten laitoksen sivuilla, eli jos käännöksiä muille kielille ei ole, tulos näkyy vain tallennuskielisessä listauksessa ja puuttuu muista. "Kielineutraalia" vaihtoehtoa ei ikävä kyllä (ainakaan vielä) ole.

Sähköpostiviestit

Tuhatissa on seuraava viesti minulle:
'A local 2-approximation algorithm for the vertex cover problem' authored by you has been returned by Pekka.Salminen@helsinki.fi with the following comment:

(eli ei ole mitään kommenttia)

Jukka Suomela pyysi kirjastoa muuttamaan joidenkin jo TUHATin rekisteriin hyväksyttyjen julkaisujen luokitusta, koska kyseistä toimenpidettä tutkija ei voi TUHATissa tehdä itse. (Rekisteriin päätynyt virheellinen luokitus johtui TUHAT-ylläpidon keväällä tekemän Julki-importoinnin ongelmista.) Jukka myös halusi täydentää muita tietoja.

Osassa Jukan julkaisuja myös sinä olet tekijänä. TUHAT lähettää kaikille julkaisun kirjoittajille viestin silloin kun tiettyjä muutoksia on tehty julkaisun tietoihin. TUHAT ei valitettavasti taivu sellaiseen vaihtoehtoon, että muutoksista lähtisi viesti vain yhdelle julkaisun kirjoittajista.

Pahoittelen, että en ole erikseen lisännyt selittäviä viestejä mukaan. TUHAT on käsitykseni mukaan kuitenkin automaattisesti lisännyt sinunkin saamaasi viestiin tekstin: "Please go to Tuhat and perform required editorial tasks." Tuo teksti tosin näkyy vasta muutaman tyhjän rivin jälkeen.

Näitä TUHAT-viestejä tulee varmasti jatkossakin. Koska tarkistettavia tai muutettavia julkaisutietoja on TUHAT:ssa sananmukaisesti tuhansittain, ei ehkä ole tarkoituksenmukaistakaan, että jokaisesta muutoksesta erikseen tehdään lisäselvitys. Tällä hetkellä HY:ssä eletään hyvin kiireisiä aikoja TUHATin parissa.

Silloin kun julkaisulla on useampia kirjoittajia, riittää että yksi heistä tekee tarvittavat muutokset tietoihin. (Pekka Salminen 2.11.2010)

Henkilökohtaiset tiedot

Kotisivu

Tutkija: paikka omalle kotisivulinkille puuttuu! Mahdollisesti tulossa (Aija Kaitera 3.11.2010)

Affiliaatiot

Mitä affiliaatioita pitäisi käyttää?

Useimmilla laitoksen tutkijoilla on useampi affiliaatio, esim laitos, Algodan, HIIT, tutkimusryhmä, jne. Laitoksen ehdotus olisi että käytetään profiilissa kaikkia relevantteja organisaatioita. Silloin ainakin jos tarkastellaan tiettyä aliorganisaatiota, esim Algodania, portaalissa, niin saadaan näkyviin kaikki Algodaniin liittyvät tutkijat ja julkaisut. (Greger 11.11.2010)

Alaorganisaatiot SoSE,FICS ja FIGS ovat ruotsiksi enkunkielisessä versiossa?

Tuhat-porukka syötti ne väärin. Korjaus on pyydetty. (Greger 11.11.2010)

Aloituspäivämäärä

Henkilöön liittyvissä päivämäärissä on käytetty palvelussuhteita ja HY:n tietovarastossa oleva tietoa "ensimmäinen päivä, jolloin henkilöstä on merkintä HY:n tietojärjestelmissä"

Henkilön profiiliin kohtaan "Organisational affiliations" tuodaan joka yö HY:n tietovarastosta palvelussuhdetiedot siten, että alkupäivä on ko yksikön ensimmäisen palvelussuhteen alkamispäivä ja loppupvm viimeisen palvelussuhteen päättymispäivä. Nykyisen palvelussuhteen alkamispäivässä on huomioitu HY:n organisaatiomuutos siten, että palvelussuhteen ensimmäinen päivä on alkupäivä on nykyistä organisaatiota vastaavassa organisaation ensimmäisen palvelussuhteen alkamispäivä.... Nämä on merkitty (Embedded image moved to file: pic00041.jpg) ja näiden päivämäärien virheet korjataan Tietovarastoon, mikä on tietenkin hankalaa teille koska muutokset tehdään ilmoittamalla tuhat-info@helsinki.fi.

Kohtaan "Start date at UH" tuodaan HY:n tietovarastossa "ensimmäinen päivä, jolloin henkilöstä on merkintä". Tätä voi muokata itse.

Organisaatioista vielä lisätietoa: Näissä henkilöiden organisaatioaffiliaatioissa häiritsee erittäin paljon se, että HY:n organisaatiorekisterinä on taloushallinnon tulosyksiköt. HY:ssä ei ole ylläpidettyä organisaatiorekisteriä, joka perustuisi HY:n ja tiedekuntien päätöksiin. Monesssa organisaatiossa on tilanne se, että toiminnallisesti tai nimen puolesta organisaatio jatkaa vuonna 2010 kuten ennenkin, mutta taloushallinnossa organisaatiolla on uusi koodi, jolloin Tuhatiin on luotu lähtötilanteessa kaksi organisaatiota yhden sijasta. Me siivotaan tätä nyt kiireisellä aikataululla, koska tuplaorganisaatiot luonnollisesti aiheuttavat sekaannusta mm. julkaisujen tallentamisessa. (Aija Kaitera 30.10.2010)

Tutkimusryhmät/PI-ryhmät

PI-ryhmät?

Jokaisella vastuullisella tutkijalla on Tuhatissa tutkimusryhmä ("alaorganisaatio") jonka nimi on Tutkijan nimi / Vastuullinen tutkija.

Tähän ryhmään voi liittää henkilöitä, projekteja, tutkimusintresseja ja julkaisuja, ryhmän voi kuvata jne. ja nimen voi muuttaa. 

Muiden ryhmien lisääminen täytyy pyytää osoitteesta tuhat-info@helsinki.fi

Tällä hetkellä (4.2.2011 Sini) näyttää siltä, että PI-organisaation julkaisuluettelo on (vain ja ainoastaan) vastuullisen tutkijan julkaisuluettelo.

Julkaisut

RFC-standardien ja muiden vastaavien luokittelu

A3 - Contribution to book/other compilations (refereed) näyttää sopivan hyvin. Ei luokkaan A1 refereed journal article.

C1 - Kustannettu tieteellinen erikoisteos on laitoksen C-sarjan raporteille sopiva luokka (Anna-Kaisa Hyrkkänen 22.12.2010).

Konferenssijulkaisun tiedot puuttuvat

Ilmeisesti nämä tiedot pitää syöttää uudelleen jokaisessa kieliversiossa. Toistaiseksi. (Greger 11.11.2010) (Käytä siis englanninkielistä oletuksena, jotta tiedot tulevat ainakin raportteihin odotetusti.)

Julkaisu ei näy julkisessa portaalissa

Jos julkaisu on HYn ulkopuolinen, se ei näy julkisessa portaalissa. Avaa julkaisun popup-ikkuna syöttökäyttöliittymässä ja muuta julkaisun status (popup-ikkunan alaosassa) niin että se on HYn julkaisu.

Rekisterijulkaisut

Julkaisu viedään yliopiston viralliseen rekisterrin vasta kun se asetetaan Ehdolla rekisteriin (For approva, oletusarvol). Julkaisu näkyy kylläkin julkisessa portaalissa ilman että se on rekisterissä, mutta ei lasketa mukaan mm. laitoksen sen vuoden julkaisuihin jne. Eli varmista että julkaisu ei ole jäänyt tilaan Created (Luotu).

Luokka on väärä

Jos julkaisu on luokitelut väärin, niin 1. Tee jokin muu muutos  niin että julkaisu palautetaan "For approval" -tilaan, sen jälkeen pystynet muuttamaan luokan. Jos et, ota yhteyttä tuhat@cs.helsinki.fi

Aktiviteetit

Miten tallennan tutkimusvierailut, vierailuluennot, konferenssi- ym. esitykset ja konferensseihin ym. osallistumiset? - Ks. englanninkielinen kysymys.

(Ks. englanninkielinen kysymys, kääntämättä.)

Entä yleistajuiset esitelmät? - Ks. englanninkielinen kysymys.

(Ks. englanninkielinen kysymys, kääntämättä.)

Kohdassa "Aktiviteetti -> Toimitustyö tai vertaisarviointi" on vaihtoehtona "Keskeneräisen tieteellisen kokoomateoksen toimittaja". Miksi nimenomaan keskeneräinen?

Englanninkielinen käyttöliittymä pitää ihan kaikkia vertaisarviointitoimintoja "jatkuvina", mikä ei juuri muuten heijastu suomenkieliseen käyttöliittymään mutta paljastuu juuri tuosta "keskeneräisestä" kokoomateoksesta. Minusta koko ajatus on sisäisesti ristiriitainen ja hämäävä - kaikille näille keskeneräisille
toiminnoillehan on myös päättymispäivämäärä, ja sen puute ilmaisee jatkuvan toiminnan paljon paremmin kuin joku erillinen luokka. -> Käännökset (ja se yksi suomenkielinen nimike) korjaamalla tästä päästäisiin kerralla. (Sini 10.11.2010)

Program Committee -jäsenyyksille ei ole tallennuspaikkaa (nyt on)

Ohjelmatoimikuntajäsenyydet voi nyt lisätä Aktiviteettien Toimitustyö tai vertaisarviointi - Käsikirjoitusten vertaisarviointi -lomakkeella. Valitse rooliksi ohjelmatoimikunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai jäsen. (Greger/Sini, päivitetty 28.2.2011)

Activity > ... Peer review of manuscripts, role: Program Committee member etc.

MUTI/YHTI-tietojen siirto Tuhatiin?

Aktiviteettitietoja on siirretty Tuhatiin vanhoista tietokannoista (Asti, Muti, Yhti) niille tutkijoille, jotka pystytään varmuudella tunnistamaan samoiksi henkilöiksi vanhoissa tietokannoissa ja Tuhatissa. Jos tutkijan nimi on muuttunut tms. ei linkitystä välttämättä ole pystytty siirrossa tekemään. Siirroossa tapahtui paljon virheitä, joita olisi syytä korjata.

Tekijä/toimija-hämminki: Enkö voi lisätä muiden julkaisuja/aktiviteetteja? vs. Kun lisään aktiviteetteja minuna, niin ilmeisesti minun pitää vielä erikseen hakea itseäni tekijäksi?

Jos sinulla on tavallisena käyttäjänä pääsy muokkaamaan vain omia tietojasi, järjestelmä lisää sinut vaikka väkisinkin mm. julkaisuihin tekijäksi ja aktiviteetteihin toimijaksi, eikä anna vaihtaa toimijaa. (Laajemman pääsyn käyttäjät, kuten Greger ja Sini, voivat vaihtaa toimijan oikeaksi jälkeenpäin. Voit myös pyytää toista käyttäjää delegoimaan sinulle käyttöoikeutensa (oikean yläkulman valikosta, mistä kieliasetuksetkin muutetaan); tämän jälkeen voit itse vaihtaa oikeasta yläkulmasta itsellesi tämän käyttäjän pääsyoikeudet.)

Jos sinulla on laajat muokkausoikeudet TUHATiin, järjestelmä ei koskaan oleta että lisäät itseäsi koskevia tietoja. "Tuo on erittäin hämmentävä kohta TUHATissa, mutta tosiaankin noin se pitää tehdä." (Pekka Salminen 2.11.2010)

Tutkielmien ohjaukset, muu opetus

Tutkielmien ohjauksessa voi eritellä, onko kyseessä väitöskirjan vai gradun ohjaus.

Muuta opetusta on tarkoitus tuoda Oodista nyt keväällä ja viilata järjestelmän kategoriat siltä osin samalla kuntoon. (Aija Kaitera, 2.12.2010)

Projektit

Projektini ei näy Tuhatissa

Projektit siirretään suoraan toisesta järjestelmästä (Pake?) Tuhatiin. riippuen siitä mitä Pakeen on syötetty, nimi voi olla kummallinen ja joskus vastuuhenkilö ei ole merkitty oikein. Puress (eli Tuhatin syöttökäyttöliittymässä) näkyvät vastuuhenkilön kaikki projektit (mutteivät ne, joille merkitty väär tai ei ollenkaan vastuuhenkilö). Portaalissa projektit näkyvät jos vastuuhenkilö merkkaa ne Puressa niin että näkyvät julkisesti. (Greger 11.11.2010)

In English

General

I cannot use Tuhat?

You can now enter information also from outside the university networks..

The portal is visible outside the university as well.

Personal information

Affiliations

Many affiliations seems to be wrong. The suggestion of the department is to list all affiliations in your profile, e.g. Department of Computer Science, HIIT, Algodan, research group. (Greger 11.11.2010)

Start (and end) dates

Some affiliations are read from another database and the information in Tuhat is updated every night. even if you correct start and end dates, they will be overwritten the next night. For affiliations that you (or somebody at the department) has added, the dates and other information will not change.

Publications

The publication is not shown in the public portal

Probably the publication has been set to external. Please change the status of the publication in the data entry interface: click on the publication, in the popup window change the status to UH publication (instead of non-UH publication). (Greger 14.12.2010)

Publications in the university register

Make sure that your publications (finally) are in accepted state and added to the university register of publications. Please set the publications to For approval (default); the library will accept them and they will be included in the register. If they are only in the state of Created, they will show up in the public portal but not be included in any official number of publications of the department or other such list. (Greger 14.1.2011)

Publication categories

The publication categories are explained  also on the Tuhat system; when entering a new publication, the systems gives a definition the category chosen.

Refereed scientific articles
A1 Refereed journal article
A2 Review in scientific journal
A3 Contribution to book/other compilations (refereed)
A4 Article in conference publication (refereed)

Unrefereed scientific writings
B1 Unrefereed journal article
B2 Contribution to book/other compilations (non-refereed)
B3 Unrefereed article in conference proceedings

Scientific books
C1 Published scientific monograph
C2 Edited book, compilation, conference proceeding or special issue
of journal

Publications directed at societies of expertise
D1 Article in professional journal
D2 Article in professional hand or guide book or in a professional
data system, or text book material
D3 Article in professional conference proceedings
D4 Published development or research report
D5 Text book or professional handbook or guidebook or dictionary

Publications directed at the general public
E1 Popular article, newspaper article
E2 Popular monograph

F - arts, industrial arts ...

G Thesis
G1 Thesis for higher vocational diploma, bachelor's thesis
G2 Master's thesis, diploma work, upper higher vocational diploma
G3 Licenciate Thesis
G4 Doctoral Thesis, monography
G5 Doctoral Thesis, articles

H1 Patents

I1 Audiovisual materials
I2 ICT programs or applications

Activities

How do I note down research visits, conference/etc participations and conference/etc presentations?

There is a form for International visit to another organization, which you can use for both short and long research visits. If you hold a guest lecture there, you can add a mention of it in the Description field. Unfortunately there is no semantically sensible way of separately recording guest lectures that are connected to organizational visits.

If there is a conference, workshop, symposium or a summer school involved, you can use the Participation in a conference, course etc. form to store your involvement with the event: possible roles involve e.g. organization, presentation (also keynotes), and participation. For the Date, always use the duration of the entire visit (so we may use this data to make statistics of short research visits abroad), not just the presentation date. You can mention the presentation date in the "Relation description" field (it's the only field that can logically take longer descriptions).

  • Title: <Presentation/participant/etc> at <event>, e.g. Presentation at EDOC 2010.
  • Relation description can hold additional information, such as:
    • Title and date of presentation, if applicable. Tuhat-info expects that a field for the presentation title has been accidentally omitted and will be added/renamed soon (Tuhat-info 19.11.10)
    • Longer name of the event (if an abbreviation is used in the title).

The "Location" of the event is the exact location (e.g. the building or area the event was held in, e.g. Exactum) - since you cannot leave this blank, you can just repeat the city (or university name, if you were hosted there) for all cases where you have no idea where you've been. The "Organizer" is the organizing institution, e.g. University of Helsinki, Department of Computer Science, and the City is self-evident. Also set the country, so we can make those statistics of visits abroad.

Project internal workshops/meetings are tricky; they are international visits, but occasionally also differ quite little from courses or small workshops. Either form should be fine, but we've asked tuhat-info for feedback on this as well (Sini 18.11.2010).

For examples, see Sini Ruohomaa's activities. Just don't look too carefully at the internal workshops. Or the clump research visit + conference participation. (Sini, Greger 18.11.2010)

What about the old MUTI category for "presentations for the general public", i.e. popular scientific presentations?

There are forms for recording appearances on TV, radio and printed media, but not general public presentations at the moment. According to tuhat-info, it has "gone missing at some point" and they will get back to us when it is "found" again. (19.11.2010 Sini / Tuhat-info)

General talks are under Activity > Conferences > Public talks

Visits and visitors

For your visits abroad or your visitors from aborad (or Finland):

  1. Please give a descriptive title, e.g.
    • Research visit by Professor Donald Duck
    • Visit by Professor Donlad Duck from Ankanlinna University
    • Visit to the University of Ankanlinna
    •  
    • The title will be shown in a short list of the visits of the Department. Titles like "Visit" or Visit from Ankanlinna University" do not tell very much.
  2. Please also note start AND end dates of the visit. For various reasons (annual reporting, different evaluations), we sometimes need to know all visits longer than three months, or two weeks, or at least five days, or all IMPORTANT visits, or the like. If we have the exact time period of the visit, we can decide what include in whatever report the information is needed.

Recently Updated
Navigate space
Labels:
None
Enter labels to add to this page:
Please wait 
Looking for a label? Just start typing.