Ohjeita aineistonhallintasuunnitelmaan

Tutkimusaineistoihin liittyy tutkijan tai tutkimusryhmän näkökulmasta monia haasteita. Tutkimusdatat ovat usein tutkijoiden omilla koneilla, eikä kenelläkään ole välttämättä kokonaiskuvaa käytetyistä aineistoista ja niiden sijainnista. Tutkimusrahoituksen loputtua myös aineiston koordinointi usein loppuu. Myös tutkimusdatan kuvaamis- ja dokumentointikäytännöt vaihtelevat eri tutkijoiden ja laitosten välillä. Jos aineiston uudelleenkäyttö halutaan mahdollistaa, tutkija saattaa olla epätietoinen siitä, missä aineistoformaatissa aineiston tulisi olla. Lisäksi aineistojen käyttöehdot saattavat olla monimutkaisia, koska tutkimusryhmien aineistot on usein tuotettu useiden tutkijoiden toimesta useissa eri organisaatioissa, joiden aineistopolitiikat eivät ole yhtenäisiä.

Aineistojen hallintaa helpottamaan kannattaa jo tutkimuksen alkuvaiheissa muotoilla aineistonhallintasuunnitelma, jossa otetaan kantaa kuvatunkaltaisiin aineistoa koskeviin kysymyksiin. Useat ulkomaiset tutkimusrahoittajat edellyttävät tiedonhallintasuunnitelmaa. Myös Suomen Akatemia edellyttää, että tutkimussuunnitelmaan sisällytetään aineistonhallintasuunnitelma (ent. tiedonhallintasuunnitelma), jossa hakijan tulee selvittää, miten hankkeen tutkimusaineistot tullaan hankkimaan, miten niitä käytetään ja säilytetään ja miten mahdollistetaan niiden myöhempi käyttö. Aineistonhallintasuunnitelma on siten usein rahoituksen ehto, mutta sen hyödyt tutkimukselle ovat laajemmat. Järjestelmällinen kartoitus kerättävistä tai jo käytetyistä aineistoista auttaa tutkijaa selkeyttämään tutkimuskysymystä ja hahmottamaan tutkimuksen kokonaisuutta. Tutkimusryhmä hyötyy siitä, että on julkilausuttu yhteiset periaatteet tutkimusaineistojen käytön, kuvailun ja tallentamisen suhteen.

Hyvässä aineistonhallintasuunnitelmassa selvitetään

• Mitä aineistoa kerätään ja miten - minkätyyppistä aineistoa tuotetaan, paljonko aineistoa on, aineiston keräämisessä käytetyt metodit

• Mitä tiedostoformaatteja ja tallennusmedioita käytetään. Aineiston jatkokäytön kannalta suositeltavia ovat tiedostoformaatit, jotka ovat tiedeyhteisössä laajasti käytettyjä ja joita useat eri ohjelmistot tukevat. Esimerkiksi:
  • PDF/A -  ei pelkästään Word
  • ASCII -  ei Excel
  • MPEG-4 - ei Quicktime
  • TIFF tai JPEG2000 -  ei GIF or JPG
  • XML tai RDF -  ei RDBMS

• Mitä ohjelmistoja tai työkaluja aineistoa luodessa tai sitä käsitellessä on käytetty ja tarvitaanko sen käsittelyssä erityisohjelmistoja

• Miten aineiston varmuuskopiointi hoidetaan

• Tutkimusdatan omistus- hallinta- ja tekijänoikeuskysymykset

• Kuinka aineisto tehdään saatavaksi -  tarvitseeko hakea lupa käyttämiseen ja kuka antaa käyttöoikeudet, onko muita rajoituksia, esim. julkaisemisajankohtaa säätelevä embargo-jakso (määräaika, jonka kuluttua aineiston voi asettaa vapaasti saataville)

• Kuinka pitkäaikaissäilytys on järjestetty - laitetaanko aineisto esim. julkiseen arkistoon tai johonkin olemassaolevaan tietokantaan

• Millaista dokumentaatiota aineistosta on luotu/luodaan; esim. aineistoa kuvaileva, säilytystä koskeva tai hallinnollinen tieto (metadata) ja miten se tallennetaan

• Mitkä ovat aineistonhallinnan resurssit -  henkilöstöroolit ja vastuut suunnitelman toteuttamisessa, taloudelliset resurssit

• Miten huolehditaan tietoturvasta; tietojen ja järjestelmien suojaamisesta

Lähteet:

DCC - Data Curation Center: Data management plan content checklist

Isobritannialaisen DCC:n  lyhyempi tarkistuslista tiedonhallintasuunnitelman tekoon vuodelta 2009.

Uudempi pidempi versio tarkistuslistasta (pdf) DMP Online-palvelussa (kirjautumalla voi tehdä oman suunnitelman)

MIT (Massachusetts Instute of Technology) kirjasto: Data management and publishing

Aineistonhallintasuunnitelman tekoon liittyvän tarkistuslistan lisäksi ohjeita mm. tiedostojen nimeämiseen ja metadatan tuottamiseen.

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto: Tiedonhallinnan suunnittelu

Lista aineistonhallintasuunnitelmassa huomioitavista asioista ja yleisempää tietoa tiedonhallinnasta.

Linkkejä:

NSF National Science Foundation (USA) aineistonhallintasuunnitelma-ohjeet (FAQ)