• Main menu - MetaLib KnowledgeBase ja MetaLib Administration -alueet
• Find Resource - Hae aineistoja määrittelemällä ehtoja esillä oleviin kenttiin
• Browse List of Resources - Selaa haettuja aineistoja listana
• Add a New Resource - Lisää uusi aineisto
• View Resources Added in CKB Update - Selaa aineistoja, jotka Ex Libris on lisännyt keskustietämyskantaan (CKB)
• View Resources Changed in CKB Update - Selaa aineistoja, jotka Ex Libris on päivittänyt CKB:hen
• Restart Z39 Gate - Käynnistä Z39-portti uudelleen (tehtävä z39.50-aineistojen muokkaamisen jälkeen)
• Set-Up - Määrittele uusia portaaleja ja alaportaaleja sekä aineistokategorioita
• User Administration - Määrittele käyttäjiä ja käyttäjäryhmiä (mm. oletuskäyttäjät)
• Reports & Statistics - Tarkastele oman Nellisi raportteja ja tilastoja
• MetaIndex Management - Käytössä Nelli-toimistossa (indeksejä luodaan kirjastoille pyynnöstä)

Tietokantojen kuvaukset (IRD) ja asetukset

Tietokantakuvauksen kopiointi

MetaLibin /M-hallintaliittymässä on kaksi eri tarkoituksiin tarkoitettua ja hieman eri tavoin toimivaa toimintoa IRD-kantakuvaustietueiden kopiointiin.

Tietuelistauksen Template Copy -linkkikuvakkeet mallintavat tietueen saman instituution uuden tietokantakuvauksen pohjaksi. Toiminnolla ei voi suoraan kopioida toisen instituution tietuetta. Toiminto säilyttää instituutiokohtaiset aineistolajitiedot, mutta konfiguraatiokoodilinkitys ei kopioidu vaan on tehtävä erikseen.

Replicate-linkki monistaa tietuelistauksen ruksatut tietueet toisiin instituutioihin. Toiminto soveltuu erityisesti konsortiotason ylläpitotyökaluksi kantatietueiden monistamiseen useaan instituutioon kerralla, koska se tarkistaa, ettei mihinkään kohdeinstituutioon synny useita kopioita samasta tietokantakuvauksesta. Toisaalta toiminto sopii siksi huonosti mallipohjaksi kopioimiseen. Monistetut tietokantakuvaukset yhdistää Subscription-välilehden alareunassa näkyvä Source ID -viite, joka linkittää siihen alkuperäiseen tietueeseen josta jäljennökset on suoraan tai välillisesti tehty.

Mikäli uuden tietokannan pohjaksi mallinnettavaksi soveltuvaa kuvausta ei omasta instituutiosta entuudestaan löydy, voi sellaisen monistaa Replicatella toisesta instituutiosta omaan instituutioon ja mallintaa Template Copylla oman instituution sisällä. Jos monistetta ei omassa instituutiossa sellaisenaan tarvita, se kannattaa poistaa mallinnuksen jälkeen. Source ID -linkitettyä tai linkityksen kohteena olevaa kantakuvaustietuetta ei saa muokata toisen tietokannan kuvaukseksi. Yhteen liittyvät kuvaukset voidaan listata helposti listanäkymän Resource ID -linkeistä. Kun samaan alkuperään linkitetyt tietueet kuvaavat kaikki samaa tietokantaa, Replicate-toiminto toimii järkevästi, ja Nelli-toimistolta onnistuu muuttuneiden tietokantojen kuvausten massapäivitysten kohdistaminen oikeisiin tietueisiin.

CKB ja aineistojen päivittyminen

CKB tarkoittaa keskustietämyskantaa, joka on Ex Libriksen tietokantaväen (MetaLib institution) ylläpitämä. CKB sisältää aineistojen lyhyet kuvailut, hakuohjeet, hakukonfigurointiin tarvittavat tiedot sekä hakuohjelmat. CKB:n sisältämät aineistot eivät ole sellaisenaan modifioitavissa, ainoastaan kopioitavissa omiin portaaleihin (ja sen jälkeen tarvittaessa muokattavissa). CKB:n aineistot ovat keskeinen osa portaalia ja sen keskitetysti ylläpidetty ja aina tarvittaessa päivitetty osio. Kaikki ne aineistot, jotka eivät ole CKB-aineistoja, on niiden muuttuessa (esim. hakuosoite tai jokin keskeinen muutos käyttöliittymässä) päivitettävä joko Nelli-toimistossa tai kirjastossa.

Nelli-toimisto ylläpitää vain tiettyjä aineistoja ja niiden konfiguraatioita. Lista näistä löytyy sivulta Kirjastotietokantojen konfigurointi. (Muita kuin kirjastokonfiguraatiota sivulla Hakuohjelmat (eksternaalit).) Nelli-toimisto ei vastaa kirjastoissa paikallisesti tehtyjen aineistojen päivittämisestä. CKB:tä päivitetään säännöllisesti, mutta sekään ei estä aina joidenkin aineistojen toimimattomuutta Nellissä. CKB:hen kuuluvien aineistojen toimimattomuudesta raportoidaan Ex Librikselle Nelli-toimiston kautta. Kirjastot voivat kertoa huomaamistaan toimimattomuuksista aineistoissa Nelli-toimistolle palveluosoitteeseen.

Aineistotyypit

MetaLibiin voidaan asentaa monentyyppisiä aineistoja: viitetietokantoja, kokotekstitietokantoja, e-lehtitietokantoja, kuvakokoelmia, opaceja, web-sivuja jne. MetaLib käsittelee aineistoja kolmentyyppisinä:

• Linkitysaineistot - Aineistot, joihin ei voida tehdä hakua eikä tuoda tuloksia MetaLibiin, joten vain linkitys on mahdollinen (L)
• Haku & linkitys -aineistot - Aineistot, joihin voidaan tehdä haku, saada osumien määrä, mutta viitteitä ei voida tuoda (S&L)
• Haku & tulos & linkitys -aineistot - Aineistot, joihin voidaan tehdä haku, näyttää viitteet ja linkittää esim. saatavuuteen (S&V)

MetaLib toimii parhaiten tietokantojen kanssa, jotka käyttävät standardinmukaisia, kirjastomaailmasta tuttuja protokollia ja kuvausformaatteja (z39.50, SRU, MARC), mutta haut onnistuvat erillisillä virityksillä myös muiden tietokantojen kanssa. MetaLibia voi käyttää myös vanhantyyppisenä linkkilistana eli asentaa sinne myös aineistoja, jotka eivät käytä metahakua.

Aineistojen käytön rajaaminen IP-filttereiden avulla

IP-filtterit ovat osa MetaLibin tarjoamaa tunnistusta, jolla voidaan rajata lisensioitujen aineistojen käyttöoikeuksia portaaleiden IP-alueiden sisällä. IP-filtterit ovat portaali- ja aineistokohtaisia Nelli-palvelimelle tallennettuja IP-osoitteiden listoja, joilla on yksilöity nimi. IP-filttereitä on käytössä pääasiassa vain maakuntakirjastojen portaaleissa.

• IP-filtterit
• Tietokantakuvauksen kopiointi MetaLibin hallintaliittymässä