FinELibin verkkosivuille

Ohjeita yleisille kirjastoille

Korkeakoulut ja tutkimuslaitokset

Suunnitteluvaihe

Mitä organisaation tulee tehdä, kun yhdistymistä suunnitellaan?

Heti kun uusi organisaatio on selvillä / perustettu, FinELib tarvitsee tiedon

• uuden organisaation hallintomallista ja
• erikielisistä virallisista nimistä.

Muita mahdollisimman varhaisessa vaiheessa tarvittavia tietoja ovat uuden organisaation

• IP-avaruus
• yhteyshenkilöiden tiedot sekä
• posti- ja laskutusosoitteet.

FinELib huolehtii käytännön yksityiskohdista kuten uuden organisaation lisäämisestä Halti-tietokantaan, neuvotteluista kustantajien kanssa jne. Kun organisaatio on lisätty Haltiin, FinELib toimittaa yhteyshenkilöille käyttäjätunnukset.

Palvelusopimus

Miten voimassaoleva palvelusopimus irtisanotaan ?

Palvelusopimuksen voi irtisanoa sähköpostitse.

Miten uusi palvelusopimus solmitaan, kun organisaatiot yhdistyvät ?

Kun uusi organisaatio on perustettu, uusi palvelusopimus FinELibin kanssa on hyvä solmia mahdollisimman nopeasti,
koska se helpottaa lisenssineuvotteluja. Ilman palvelusopimusta FinELib ei voi allekirjoittaa sopimuksia organisaation puolesta.

Organisaatiot voivat ilmoittautua 'uutena' organisaationa aineistoihin ilman palvelusopimusta, jos uudelle organisaatiolle on saatu hintatarjous. Ennen lisenssisopimusten allekirjoitusta FinELibillä tulee kuitenkin olla kappale allekirjoitetusta palvelusopimuksesta.

Aineistoihin ilmoittautuminen

Kuinka aineistoihin ilmoittaudutaan, kun yhdistyminen tapahtuu kesken vuoden ?

Pääsääntöisesti organisaatiot ilmoittautuvat tilaajaksi uusiin ja uusittaviin aineistoihin yhdistymiseen saakka 'vanhoina' organisaatioina. Samaan aikaan voi ilmoittautua myös uutena organisaationa yhdistymisajankohdasta eteenpäin, jos palvelusopimus voidaan solmia ennen lisenssisopimuksen allekirjoittamista.

Aineistojen hinnat

Jatkuvatko tilaukset sopimuskauden loppuun samalla hinnalla ?

FinELib neuvottelee uudesta tilanteesta kustantajien kanssa. Kirjaston ei tarvitse itse pyytää uutta tarjousta aineistoista.

FinELib pyrkii neuvotteluissa siihen, etteivät hinnat nouse, mutta kunkin aineiston hinta riippuu sen hinnoittelumallista.
Yhdistyville organisaatioille toimitetaan taulukko, josta selviävät sen hetkisten tilausten osalta aineistojen hinnoittelumallit.

Niiden aineistojen osalta, joissa sopimuskausi on kesken, FinELib pyytää syksyllä tarjoukset yhdistyville organisaatioille. Organisaatioille ilmoitetaan tulevan vuoden hinnat ja niiden mahdolliset muutokset.

Voiko FinELib laskea etukäteen yhdistyville organisaatioille mallilaskelmia yhdistymisen vaikutuksista lisenssihintoihin ?

Mallilaskelmia on vaikea tarjota etukäteen. Vaihtoehtoja ja hinnoittelumalleja on monenlaisia ja vaikka tuloksina FinELibin arvioista olisi a, b tai c, voi kustantajan kanssa neuvoteltua lopputulos kuitenkin olla d. Tämä on FinELibin osalta myös resurssikysymys: hintaneuvottelut eri vaihtoehdoista vievät yhtä paljon aikaa kuin varsinaiset neuvottelut.

Sopimuksesta irtautuminen

Onko yhdistymistilanteessa mahdollista irtautua lisenssisopimuksesta kesken sopimuskauden?

FinELibin mallisopimuksissa on yhdistymisiä koskeva lauseke, jonka mukaan yhdistymisen yhteydessä voi irtautua
sopimuksesta. Teksti pyritään saamaan kaikkiin uusiin ja uusittaviin aineistosopimuksiin; useimmissa se on jo mukana.

Laskutus

Miten laskutus hoidetaan, kun organisaatiot yhdistyvät kesken kalenterivuoden ?

FinELib pyrkii saaman vuoden alussa kustantajalta koko konsortion aineistolaskun, johon sisältyy yhdistyvien organisaatioiden osuudet yhdistymiseen saakka. Myöhemmin keväällä tai kesällä  kustantajalta pyydetään lasku yhdistyneen organisaation maksuosuudesta loppuajalta. Tämä riippuu kuitenkin kustantajasta, eikä FinELib pysty takaamaan, että laskut saadaan erikseen 'vanhoille' ja 'uudelle' organisaatiolle.

Yhteisten kirjastopalveluiden perustaminen

Jos FinELib -konsortiojäsenen kirjasto yhdistyy toisen kirjaston kanssa, miten sopimuksiin ja aineistojen käyttöoikeuksiin vaikuttaa se, että vain kirjastopalvelut yhdistetään, mutta taustaorganisaatiot säilyvät itsenäisinä?

Mikäli ainoastaan kirjastopalvelut yhdistyvät, tilanne ei vaikuta FinELib-aineistoihin, koska aineistot hankitaan aina
taustaorganisaation henkilöstön ja opiskelijoiden käyttöön ja lisenssisopimukset ovat organisaatiokohtaisia.

Kysymyksen tilanteessa uusi yhdistynyt kirjastopalvelu hankkisi FinELib-aineistot konsortion jäsenorganisaatiolle A ja hankitut aineistot olisivat sen käytössä kuten tähänkin saakka. Mikäli yhteinen kirjasto hankkisi aineistot myös organisaation B käyttöön,  sitä ei voisi tehdä FinELibin kautta, ellei B ole konsortion jäsen.¨

Mikäli kirjastopalveluista muodostetaan juridisesti erillinen organisaatio, ei se enää kuulu automaattisesti taustaorganisaation lisenssien piiriin. Tällöin lisenssisopimuksiin on neuvoteltava muutoksia.