Tammi-helmikuu
Tahlo eli toiminta-avustuksen hakemuslomake täytetään alkuvuodesta. (https://www.hyy.helsinki.fi/tahlo/index.php/) Sitä varten tarvitaan erinäisiä dokumentteja: talousarvio, toimintasuunnitelma (syyskokouksessa käsiteltäviä), tuloslaskelma, tase, tilintarkastuskertomus, toimintakertomus, säännöt, toimintakalenteri
- kevätkokous
- on muistettava kutsua koolle ajoissa -> tila kannattaa varata ajoissa, klusterilla on tukosta tähän aikaan vuodesta
- on muistutettava tilintarkastajia lausuntojen tekemisestä ja rahastonhoitajaa tilinpäätöksen tekemisestä sekä toimittamisesta tarkastajille ajoissa
- kirjoitettava toimintakertomus, jotta se voidaan hyväksyä kevätkokouksessa
- on pidettävä reilusti ennen tahlon sulkeutumista
- kevätkokouksessa
- esitetään toimintakertomus, tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunnot
- päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle
- käsitellään muut esille tulevat asiat.
kevät ja kesä
Keväällä on hyvä miettiä (siis joskus huhtikuussa) kevät- ja kesäretken aikaa ja paikkaa. Tätä varten voi järjestää muodollisen kokouksen tai epämuodollisemman tapaamisen. Hommaa voi myös nakittaa bilevastaavalle tai jollekulle muulle vapaaehtoiselle. Loppukesästä on hyvä suunnitella syksyä - mitä tapahtumia halutaan järjestää ylipäänsä, milloin näitä pitäisi alkaa suunnitella? Elokuun viimeisellä viikolla, joka siis on orientoiva viikko, on tapana mennä esittelemään fukseille Aspektin toimintaa - mieti siis, mitä heille haluat kertoa? Muista ottaa mukaan jäsenrekisteri (joka vihdoin ja viimein sijaitsee Aspektin kaapissa klusterilla), jotta fuksit voivat halutessaan liittyä Aspektiin.
- kevätretken suunnittelu
- kesäretken suunnittelu
- orientoivan viikon suunnittelu
- fuksiaisten suunnittelu
- vuosijuhlien suunnittelu
Tehtävien ei ole tarkoitus kasaantua puheenjohtajalle, vaan on tarkoitus, että puheenjohtaja kutsuu ihmisiä keskustelemaan tapahtumista, jotta vastuunjaosta voidaan sopia ja tapahtumat saadaan järjestettyä.
syys-lokakuu
Syyskuussa on hyvä alkaa miettiä syyskokousta - aikaa ja paikkaa, kysellä vähän ihmisiltä, milloin nämä pääsisivät parhaiten sekä markkinoida uusille fukseille virkoja. Haluamme tietysti mahdollisimman paljon uusia ihmisiä mukaan joka vuosi. Paras aika syyskokoukselle lienee lokakuu tai marraskuu - joulukuu on kovin myöhään, syyskuussa opinnot ovat vasta alkaneet.
- valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri sekä 3 - 4 jäsentä ja yhdistyksen tilintarkastajat
- päätetään talousarviosta ja toimintasuunnitelmasta sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruudesta
- käsitellään muut esille tulevat asiat (näitä voivat olla mm. pikkujoulut, jos niihin on vielä hyvin aikaa syyskokouksen aikaan)